Alacak yaşlandırma raporu nedir, nasıl hazırlanır ve kullanılır?

Kısa cevap: Alacak yaşlandırma raporu, müşterilerden tahsil edilmemiş tutarları vadesinden bu yana geçen gün sayısına göre dilimlere ayıran bir tablodur. Tipik dilimler “vadesi gelmemiş”, “1-30 gün”, “31-60 gün”, “61-90 gün” ve “90 gün üstü” biçimindedir. Rapor, hangi müşteriye öncelik verilmesi gerektiğini ve alacak portföyünün ne kadarının riskli hâle geldiğini tek bakışta gösterir.

Yaşlandırma neden toplam bakiyeden daha çok şey anlatır?

İki müşterinin bakiyesi aynı olabilir ama riskleri çok farklıdır. Birinin 30.000 TL’lik bakiyesi geçen hafta kesilmiş ve henüz vadesi gelmemiş bir faturadan, diğerininki ise dört ay önce vadesi dolmuş bir faturadan oluşuyorsa, toplam bakiye listesi bu farkı göstermez. Yaşlandırma raporu alacakları zaman eksenine yerleştirir. Genel kabul gören bir gözlem şudur: Alacak ne kadar eskirse tahsil edilmesi o kadar zorlaşır. Bu yüzden rapordaki sağ sütunlar büyüdükçe dikkat artırılmalıdır.

Örnek bir yaşlandırma tablosu

Aşağıdaki tablo, dört müşterisi olan hayali bir toptancının ay sonu durumunu gösterir. Tüm tutarlar örnektir ve KDV dahildir.

Müşteri	Vadesi gelmemiş	1-30 gün	31-60 gün	61-90 gün	90+ gün	Toplam
A Ltd.	24.000	6.000	0	0	0	30.000
B Ticaret	0	0	12.000	8.000	10.000	30.000
C Market	9.600	2.400	0	0	0	12.000
D İnşaat	0	18.000	0	0	0	18.000
Toplam	33.600	26.400	12.000	8.000	10.000	90.000

Tabloyu okuduğumuzda A Ltd. ve B Ticaret’in toplam bakiyesi eşit, ancak B Ticaret’in alacağının tamamı 30 günü aşmış durumda. Toplam 90.000 TL alacağın 30.000 TL’si, yani üçte biri 30 günün üzerinde gecikmiş. Tahsilat gündemi bu tabloyla netleşir: önce B Ticaret, sonra D İnşaat.

Rapor adım adım nasıl hazırlanır?

1. Rapor tarihini seçin: Genellikle ay sonu. Tüm gün hesapları bu tarihe göre yapılır.
2. Açık faturaları listeleyin: Her müşteri için tamamen veya kısmen ödenmemiş faturaları çıkarın.
3. Tahsilatları eşleştirin: Yaygın yöntem, gelen ödemeyi en eski faturadan başlayarak kapatmaktır.
4. Gecikme gününü hesaplayın: Rapor tarihi eksi vade tarihi. Sonuç sıfır veya eksiyse fatura “vadesi gelmemiş” dilimine girer.
5. Dilimlere dağıtın: Kalan tutarı ilgili sütuna yazın ve müşteri bazında toplayın.
6. Kontrol edin: Raporun genel toplamı müşteri carilerinin toplam bakiyesine eşit olmalıdır.

Excel kullanıyorsanız fatura listesine bir “gecikme günü” sütunu ekleyip bir özet tabloyla dilimlere ayırmak hızlı bir çözümdür; ayrıntılar için Excel pivot tablo rehberimize bakın. Fatura ve tahsilatları Bilişim Ajans Muhasebe‘de tutuyorsanız verileri Excel/CSV olarak dışa aktarıp bu tabloyu kendi şablonunuzda kurabilirsiniz.

Raporu karar almak için kullanmak

• Tahsilat önceliği: En sağ dilimlerde tutarı yüksek müşteriler bu haftanın arama listesine girer.
• Sevkiyat kararı: 60 günü aşan borcu olan müşteriye yeni vadeli sevkiyat öncesi yönetici onayı aranır.
• Risk limiti gözden geçirme: Sürekli gecikmeli ödeyen müşterilerin vade ve limit koşulları yeniden değerlendirilir.
• Nakit planı: Vadesi gelmemiş dilim, önümüzdeki haftalarda beklenen tahsilatın tahmini için kullanılır.
• Mali müşavirle görüşme: Çok eski ve tahsili şüpheli alacakların kayıtlarda nasıl ele alınacağı mali müşavirle konuşulur; güncel kuralı ondan teyit edin.

Raporu güvenilir kılan alışkanlıklar

Yaşlandırma raporu ancak girdisi kadar doğrudur. Vade tarihi girilmeden kesilen faturalar, cariye bağlanmadan kasaya işlenen tahsilatlar ve unutulan iadeler raporu yanıltır. Ay sonunda raporu çıkarmadan önce banka hareketlerini kontrol etmek ve büyük müşterilerle bakiye teyidi yapmak bu riski azaltır. Raporu her ay aynı gün alıp bir önceki ayla kıyaslamak ise eğilimi gösterir: 90+ dilimi ay ay büyüyorsa tahsilat düzeninin gözden geçirilmesi gerekir.

Konuyla ilgili: Excel’den programa ne zaman geçilmeli · Ön muhasebe programı nasıl seçilir · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Yaşlandırma dilimleri hep 30 günlük mü olmalı?

Hayır. 30 günlük dilimler yaygındır, ancak kısa vadeyle çalışan işletmeler 15 günlük, uzun vadeli satış yapanlar 60 günlük dilimler kullanabilir. Önemli olan dilimlerin her ay aynı kalmasıdır.

Kısmi ödemeler raporda nasıl gösterilir?

Kısmi ödeme, genellikle en eski açık faturadan düşülür. Faturanın kalan tutarı kendi vade tarihine göre ilgili dilimde görünmeye devam eder.

Tedarikçi borçları için de yaşlandırma yapılır mı?

Evet. Aynı yöntem borçlara uygulandığında hangi tedarikçi ödemesinin geciktirildiği ve önümüzdeki haftalarda ne kadar ödeme yapılması gerektiği görülür.