Departman Bazlı Baskı Takibi ve Raporlama

Kısa cevap: Departman bazlı baskı takibi, yazıcı ve fotokopi cihazlarında hangi kullanıcının ya da departmanın ne kadar, hangi renkte ve hangi cihazda baskı aldığının kayıt altına alınmasıdır. Kullanıcı kodu, kart ya da bilgisayar oturumuyla tanımlama yapılır; raporlar maliyetlerin departmanlara dağıtılmasını, gereksiz renkli baskıların azaltılmasını ve cihaz kapasitesinin doğru planlanmasını sağlar. Gerekirse departmanlara kota ve renkli baskı yetkisi tanımlanır. Kayıtlar kişisel veri içerdiği için çalışanlar bilgilendirilir.

Takip yöntemleri

• Kullanıcı ya da departman kodu: Cihazda ya da sürücüde kod girilerek baskı alınır.
• Kartlı giriş: Personel kartıyla cihaza giriş yapılır; güvenli baskıyla birlikte kullanılabilir.
• Baskı yönetim yazılımı: Birden fazla cihazın kullanımını merkezi olarak toplar ve raporlar.

Raporlardan elde edilenler

• Departman ve kullanıcı bazında siyah beyaz ve renkli sayfa sayıları.
• Cihaz bazında kullanım yoğunluğu ve atıl kalan cihazlar.
• Maliyetlerin departmanlara dağıtılması için veri.
• Kota ve baskı politikası kararları için somut dayanak.

Baskı kurallarını kurumsal baskı politikası, cihaz izlemeyi yazıcı filosu izleme, maliyet hesabını sayfa başı maliyet yazımızda anlattık.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

Sık sorulan sorular

Baskı takibi çalışanları rahatsız eder mi?

Amaç ve kapsam açıkça duyurulduğunda genellikle kabul görür. Raporların bireysel denetimden çok maliyet ve kaynak planlaması için kullanılması ve kayıtlara erişimin sınırlandırılması önerilir.

Mevcut cihazlarda departman takibi yapılabilir mi?

Birçok kurumsal çok fonksiyonlu cihazda kullanıcı ya da departman kodu özelliği yerleşik olarak bulunur. Farklı marka ve modeller için merkezi baskı yönetim yazılımı kullanılabilir.

Renkli baskı yalnızca belirli kişilere açılabilir mi?

Evet. Kullanıcı ya da departman bazında renkli baskı yetkisi tanımlanabilir. Renkli ve siyah beyaz cihaz dengesini renkli mi siyah beyaz mı yazımızda ele aldık.