Birim dönüşümü: koli-adet, kilogram-gram stok takibinde dikkat edilecekler

Kısa cevap: Birim dönüşümü, bir ürünü farklı ölçülerle alıp sattığınızda bu ölçüler arasındaki sabit oranın programa tanımlanmasıdır. Örneğin 1 koli = 24 adet veya 1 kilogram = 1.000 gram. Stok her zaman tek bir ana birimde tutulur; diğer birimlerle yapılan işlemler bu orana göre ana birime çevrilir. Böylece koliyle girilen alış ile adetle kesilen satış aynı stok miktarını etkiler.

Ana birim ve alternatif birim ne demektir?

Ana birim, stok miktarının programda tutulduğu temel ölçüdür. Alternatif birim ise alış veya satışta kullandığınız ikinci bir ölçüdür ve ana birime bir çarpanla bağlanır. Genel kural, ana birim olarak en küçük satış birimini seçmektir. Koliyle alıp adetle satan bir işletme için ana birim adettir; kilogramla alıp 250 gramla satan bir işletme için ise gram veya kilogram, fiyatlandırma alışkanlığına göre seçilebilir.

Ürün örneği	Alış birimi	Satış birimi	Önerilen ana birim	Çarpan
Şişe su	Koli	Adet	Adet	1 koli = 24 adet
Fotokopi kağıdı	Koli	Paket	Paket	1 koli = 5 paket
Kuru gıda	Çuval (kg)	Gram paket	Kilogram	1 kg = 1.000 gr
Kablo	Makara	Metre	Metre	1 makara = 100 m
Vida	Kutu	Adet	Adet	1 kutu = 200 adet

Tablodaki çarpanlar örnek amaçlıdır; kendi tedarikçinizin ambalaj bilgisine göre belirlemelisiniz.

Koli-adet dönüşümünde birim maliyet

Alış faturası koli üzerinden geldiğinde, kâr hesabının doğru çıkması için adet maliyetinin de doğru hesaplanması gerekir.

Örnek (temsili rakamlarla): 1 koli = 24 adet olan bir üründen 10 koli alındı ve koli fiyatı 480 TL. Stoka 10 × 24 = 240 adet girer. Adet maliyeti 480 / 24 = 20 TL’dir. Bu ürün adedi 26 TL’den satılırsa adet başına brüt fark 6 TL olur. Koli maliyetini adet maliyeti sanıp 480 TL’yi doğrudan adete yazmak, kâr raporunu tamamen bozar.

Kilogram-gram dönüşümünde ondalık miktarlar

Ağırlıkla satılan ürünlerde ana birim kilogram seçilirse satışlar 0,250 kg gibi ondalık miktarlarla girilir. Programınızın kaç basamak ondalığa izin verdiğini kontrol edin; yuvarlama birikerek sayım farklarına yol açabilir.

Örnek (temsili rakamlarla): 25 kg’lık bir çuval 1.500 TL’ye alındı. Kilogram maliyeti 1.500 / 25 = 60 TL’dir. Ürün 250 gramlık paketlerle satılıyorsa bir çuvaldan 25 / 0,25 = 100 paket çıkar ve her paketin maliyeti 15 TL olur. Paketleme sırasındaki dökülme ve fireyi ayrıca kayıt altına almazsanız sayımda eksik çıkar.

Birim dönüşümünde sık yapılan hatalar

• Aynı ürüne iki kart açmak: Koli için bir kart, adet için ayrı kart açmak stoku böler; tek kart ve birim çarpanı kullanın.
• Çarpanı güncellememek: Tedarikçi koli içeriğini 24’ten 20’ye düşürdüğünde çarpan değişmezse stok fazla görünür.
• Fatura satırında birim seçmeyi unutmak: Koli yerine adet seçili kalırsa 10 koli yerine 10 adet giriş yapılır.
• Fireyi kaydetmemek: Ağırlıkla satılan ürünlerde doğal kayıplar stok farkı olarak birikir.
• Etiket ve barkodları ayırmamak: Koli barkodu ile adet barkodu farklıysa her ikisi de programda doğru birime bağlanmalıdır.

Birim dönüşümünü programa tanımlamak

1. Stok kartında ana birimi seçin.
2. Alternatif birimi ve çarpanı girin (ör. Koli, 24).
3. Alış faturasını alternatif birimle girip stokta doğru miktarın oluştuğunu kontrol edin.
4. Birim maliyetin ana birime göre hesaplandığını teyit edin.
5. Sayım listelerini ana birimle hazırlayın; açık kolileri adet olarak saydırın.

Bilişim Ajans Muhasebe ile stok kartlarını birim bilgisiyle tanımlayıp alış ve satış faturalarını bu kartlar üzerinden işleyebilirsiniz. Barkodlu satış yapıyorsanız barkod ve stok otomasyonu rehberi, raf ve koli etiketleri için etiket yazıcısı seçimi yazılarımız yardımcı olur.

Konuyla ilgili: El terminali ile depo sayımı · POS kasa sistemi seçimi · Perakende mağaza BT altyapısı

Sık sorulan sorular

Ana birim sonradan değiştirilebilir mi?

Hareket görmüş bir kartta ana birimi değiştirmek mevcut miktarların yeniden hesaplanmasını gerektirir. Bu nedenle ana birimi ilk kayıtta dikkatle seçmek en iyisidir.

Bir ürünün birden fazla alternatif birimi olabilir mi?

Birçok programda olabilir. Örneğin adet ana birim, paket ve koli alternatif birim olarak tanımlanır; her biri kendi çarpanıyla ana birime bağlanır.

Açılmış koliler sayımda nasıl sayılır?

Kapalı koliler koli sayısı × çarpan olarak, açılmış koliler ise tek tek adet olarak sayılır. Sonuç ana birimde toplanır.