Baskı hizmeti sağlayıcısıyla dönemsel gözden geçirme nasıl yapılır? Gündem, göstergeler ve aksiyon takibi

Kısa cevap: Baskı hizmeti sağlayıcısıyla dönemsel gözden geçirme; satınalma ve BT yöneticisinin, belirli aralıklarla hizmet seviyesini, cihaz sağlığını, sarf tedarikini ve kullanım eğilimlerini sağlayıcıyla birlikte verilere dayanarak değerlendirdiği yapılandırılmış bir toplantıdır. Amaç suçlu aramak değil; sorunları erken görmek, sözleşmenin kâğıt üzerinde kalmasını önlemek ve bir sonraki dönem için somut, sahibi belli aksiyonlar belirlemektir.

Dönemsel gözden geçirme neden gerekir?

Yönetilen baskı hizmeti, kiralama veya bakım anlaşması imzalandıktan sonra çoğu kurumda hizmet ancak bir sorun büyüdüğünde konuşulur. Oysa arızaların tekrarladığı cihazlar, geç gelen tonerler ya da kullanım alışkanlıklarındaki değişimler raporlarda aylar öncesinden görünür. Düzenli bir toplantı bu sinyalleri karar noktasına taşır.

• Sözleşmedeki hizmet hedeflerinin gerçekte karşılanıp karşılanmadığını görmek
• Sorunlu cihazları yenileme veya yer değiştirme kararından önce tespit etmek
• Bütçe dönemine girerken kullanım ve sarf verisini hazır bulundurmak
• Kurum içi taleplerin sağlayıcıya tek kanaldan iletilmesini sağlamak

Gündemde neler olmalı?

Gündemi her toplantıda aynı başlıklarla tutmak, dönemler arasında karşılaştırmayı kolaylaştırır. Aşağıdaki tablo çoğu kurum için uygun bir çerçeve sunar:

Başlık	Gözden geçirilecekler
Hizmet seviyesi	Arıza bildiriminden müdahaleye ve çözüme geçen süre, sözleşmede tanımlanan hedeflere uyum, açık kalan talepler
Cihaz sağlığı	Sık arızalanan cihazlar, tekrarlayan hata kodları, yaşı veya kullanım yükü sınırı zorlayan yazıcılar
Sarf ve toner	Toner değişimlerinin zamanında yapılıp yapılmadığı, beklenenden erken biten sarflar, atık toner ve kartuş iadeleri
Kullanım	Toplam ve cihaz bazında sayfa hacmi, renkli ve çift taraflı baskı payı, atıl kalan veya aşırı yüklenen cihazlar
Güvenlik ve uyum	Yazılım ve donanım yazılımı güncellemeleri, yönetici parolaları, güvenli baskı ve tarama hedeflerindeki değişiklikler
Kullanıcı deneyimi	İç destek kayıtlarındaki baskı şikâyetleri, birimlerden gelen talepler, eğitim ihtiyacı

Hizmet seviyesi göstergelerinin nasıl tanımlanacağı için baskı hizmetinde SLA rehberimize, kullanım verisinin okunması için aylık baskı raporu nasıl okunur yazımıza bakabilirsiniz.

Toplantı adım adım nasıl yürütülür?

1. Veri paylaşımı: Sağlayıcı sayaç, sarf ve servis kayıtlarını; kurum ise iç destek talepleri ve birim geri bildirimlerini toplantıdan önce paylaşır.
2. Önceki aksiyonlar: Geçen toplantıda alınan kararların durumu kısaca kontrol edilir.
3. Göstergeler: Tablodaki başlıklar sırayla ele alınır; sapmalar için neden ve çözüm önerisi istenir.
4. Cihaz bazında kararlar: Tekrar arızalanan, aşırı yüklenen veya atıl kalan cihazlar için onarım, yer değişikliği ya da yenileme seçenekleri konuşulur.
5. Önümüzdeki dönem: Taşınma, yeni birim, yoğun dönem gibi bilinen değişiklikler sağlayıcıyla paylaşılır.
6. Aksiyon listesi: Her madde için sorumlu kişi ve hedef tarih yazılı olarak kayda geçirilir.

Cihaz yükünün dengelenmesi için yazıcı filosunda kullanım dengesi ve arızaların doğru bildirilmesi için yazıcı arızasında servis talebi rehberlerimiz toplantı hazırlığında işinize yarar.

Verimli bir toplantı için ipuçları

• Toplantıyı kısa tutun; ayrıntılı teknik konuları ayrı bir çalışma oturumuna bırakın.
• Aynı gösterge setini her dönem kullanın, tanımları değiştirmeyin.
• Anlaşmazlık durumunda sözleşme metnine ve kayıtlara dönün; sözleşme yorumu gerektiren konularda hukuk veya satınalma biriminizin görüşünü alın.
• Yıllık toplantıyı yıllık baskı bütçesi hazırlığından önceye denk getirin.

Verilerin tek ekrandan derlenmesi gözden geçirmeyi kolaylaştırır. TomboPrint gibi bir baskı yönetim yazılımı, kullanıcı ve maliyet merkezi bazında raporlar ile yazıcı izleme verisini bir araya getirerek toplantı hazırlığını sadeleştirebilir. Bilişim Ajans, Lexmark yetkili BSD bayisi ve TomboPrint iş ortağıdır.

Sık sorulan sorular

Gözden geçirme ne sıklıkla yapılmalı?

Filo büyüklüğüne ve sözleşmenin kapsamına bağlıdır. Çoğu kurum için üç ayda bir yapılan kısa bir toplantı ve yılda bir kapsamlı değerlendirme dengeli bir düzen sağlar; büyük bir cihaz değişikliği veya yoğun bir dönemin ardından ek toplantı planlanabilir.

Toplantıya kimler katılmalı?

Satınalma yöneticisi, BT veya bilgi işlem sorumlusu ve hizmet sağlayıcının hesap ya da servis yetkilisi asgari katılımcılardır. Gerektiğinde baskıyı yoğun kullanan birimlerden bir temsilci ve mali işlerden bir kişi davet edilir.

Toplantı verileri nereden alınmalı?

Sayaç ve sarf verileri yazıcı izleme aracından veya baskı yönetim yazılımından, arıza ve müdahale bilgileri servis kayıtlarından, kullanıcı şikâyetleri ise iç destek taleplerinden derlenir. Verilerin toplantıdan birkaç gün önce iki tarafça paylaşılması tartışmayı kısaltır.