Baskı maliyetini bölümlere yansıtma: masraf merkezi bazında dağıtım nasıl kurulur?

Kısa cevap: Baskı maliyetini bölümlere yansıtmak, yazıcı ve fotokopi giderini tek bir genel gider kalemi olarak bırakmak yerine her bölümün, projenin veya şubenin kendi kullandığı kadarını üstlenmesidir. Bunun için önce masraf merkezleri tanımlanır, ardından her baskı işi kullanıcı üzerinden doğru merkeze bağlanır ve sayfa başı maliyet bu kullanıma göre dağıtılır. Doğru kurulduğunda bölüm yöneticileri kendi baskı alışkanlıklarını görür, satınalma ve BT ise bütçeyi gerçek veriyle planlar.

Neden genel gider olarak bırakmamalı?

Baskı gideri tek kalemde toplandığında kimse kendi payını görmez. Yoğun kullanan bölüm ile az kullanan bölüm aynı bütçeden beslenir, tasarruf çağrıları da somut bir karşılık bulmaz. Yansıtma modeli şu soruları cevaplanabilir hale getirir:

• Hangi bölüm renkli baskıyı en çok kullanıyor?
• Proje veya müşteri bazında baskı gideri ne kadar?
• Yeni cihaz talebi gerçek kullanım verisiyle destekleniyor mu?
• Gelecek yıl bütçesinde bölümlere ne kadar pay ayrılmalı?

Üç temel dağıtım yöntemi

Yöntem	Nasıl çalışır?	Ne zaman uygun?
Cihaz bazında	Her yazıcının sayaç maliyeti, cihazın bulunduğu bölüme yazılır.	Her bölümün kendi cihazı olduğu küçük yapılar.
Oransal anahtar	Ortak cihazın gideri personel sayısı veya önceden belirlenen oranla paylaştırılır.	Baskı yönetim yazılımı olmayan, geçiş dönemindeki kurumlar.
Kullanıcı bazında	Her iş, gönderen kullanıcının bağlı olduğu masraf merkezine yazılır.	Ortak cihazların yaygın olduğu orta ve büyük kurumlar, çok şubeli yapılar.

En adil sonuç kullanıcı bazında yöntemle alınır; çünkü cihazın nerede durduğu değil, işi kimin gönderdiği esas alınır. Bu yöntem için kullanıcı kimliğini yazıcı ve baskı sunucusu düzeyinde tanıyan bir yapı gerekir. Mevcut takip düzeninizi kurmak için departman bazlı baskı takibi ve raporlama rehberimize bakabilirsiniz.

Adım adım kurulum

1. Masraf merkezlerini netleştirin: Finans biriminin kullandığı bölüm, şube veya proje kodlarını esas alın; BT için ayrı bir liste oluşturmayın.
2. Kullanıcıları eşleştirin: Her kullanıcıyı dizin hizmetindeki (ör. Active Directory) bölüm bilgisiyle bir masraf merkezine bağlayın. Birden fazla projede çalışanlar için baskı anında proje seçimi tanımlanabilir.
3. Sayfa başı maliyeti belirleyin: Siyah-beyaz ve renkli sayfa için sarf, bakım ve cihaz giderini kapsayan birim maliyeti satınalma ile birlikte hesaplayın.
4. Cihaz envanterini güncelleyin: Hangi cihazın hangi lokasyonda olduğu ve sayaçları kayıtlı olmalı. Bkz. yazıcı envanteri nasıl tutulur.
5. Pilot dönem uygulayın: Bir veya iki ay boyunca raporları yalnızca bilgi amaçlı paylaşın, itiraz ve düzeltmeleri toplayın.
6. Resmi yansıtmaya geçin: Mutabık kalınan anahtarla dönemsel raporları finans birimine aktarın.

Raporda bulunması gereken alanlar

• Masraf merkezi, dönem ve toplam sayfa
• Siyah-beyaz ve renkli ayrımı
• Baskı, kopya ve tarama ayrımı
• Birim maliyet ve toplam tutar
• Önceki dönemle karşılaştırma

Rapor okumayı kolaylaştırmak için aylık baskı raporu nasıl okunur yazımızdaki göstergeleri esas alabilirsiniz. Toplanan veri, yıllık baskı bütçesi hazırlarken de doğrudan kullanılır.

Dikkat edilmesi gereken noktalar

• Yansıtma bir ceza aracı gibi sunulursa bölümler veriye itiraz eder; amacın görünürlük ve planlama olduğunu baştan açıklayın.
• Ortak hizmet çıktıları (ör. genel duyurular) için ayrı bir genel masraf merkezi tanımlayın.
• Personel bölüm değiştirdiğinde eşleştirmenin güncellenmesini işe giriş-çıkış sürecine bağlayın.
• Muhasebe kaydına ilişkin yöntem için kurumunuzun mali işler birimiyle çalışın.

Baskı yönetim yazılımının rolü

Kullanıcı bazında yansıtmayı elle yürütmek zordur. TomboPrint gibi baskı yönetim yazılımları kullanıcıyı dizin hizmetinden tanır, her işi masraf merkezine yazar, renkli baskı kuralları ve kotalar uygular ve dönemsel maliyet merkezi raporları üretir. Bilişim Ajans, Lexmark yetkili BSD bayisi ve TomboPrint iş ortağı olarak bu kurgunun keşif ve kurulumunda destek verir.

Sık sorulan sorular

Ortak kullanılan yazıcıda maliyet hangi bölüme yazılır?

Baskı yönetim yazılımı kullanılıyorsa iş, cihaza göre değil işi gönderen kullanıcının bağlı olduğu masraf merkezine yazılır. Yazılım yoksa cihazın sayaç maliyeti, bölümlerin kullanım oranına göre önceden belirlenen anahtarla paylaştırılır.

Bölümlere yansıtılan tutarı kim onaylamalı?

Dağıtım anahtarını finans veya bütçe birimi belirler, BT veriyi sağlar, bölüm yöneticileri dönem sonunda kendi raporlarını görür. Muhasebe kaydına ilişkin yöntemi kurumunuzun mali işler veya mali müşavirlik birimiyle netleştirin.

Ne kadar sıklıkla yansıtma yapılmalı?

Çoğu kurumda aylık rapor ve üç aylık mutabakat dengeli bir düzendir. Bütçe dönemine uyum sağlamak için kurumun kendi kapanış takvimi esas alınmalıdır.