Kısa cevap: Birden fazla kişi aynı anda ön muhasebe kaydı girecekse bulut tabanlı bir program, her kişiye ayrı kullanıcı hesabı ve role göre yetki gerekir. Ortak şifre kullanmayın; kim hangi kaydı girdi izlenebilsin, kart açma ve silme gibi kritik işler tek elde kalsın.
Ortak dosya ve ortak şifre neden sorun çıkarır?
Küçük işletmelerde sık görülen düzen şudur: tek bir Excel dosyası ya da tek bir program kurulumu ve herkesin bildiği tek bir şifre. Bu düzen iki kişi aynı anda çalışmaya başladığında bozulur. Dosyalar birbirinin üzerine kaydedilir, kimin hangi rakamı değiştirdiği bilinmez. Bu sorunun ayrıntıları için ortak Excel dosyasında çakışma yazısına bakabilirsiniz.
Aynı anda çalışmanın üç şartı
- Tek merkezde tutulan veri: Herkes aynı veritabanına bağlanmalı, kopyalar dolaşmamalı. Bulut programlarda bu kendiliğinden sağlanır.
- Kişiye özel hesap: Her çalışan kendi e-postası ve şifresiyle girmeli.
- Role göre yetki: Herkes her şeyi yapabilmemeli.
Masaüstü programlarda aynı anda çalışmak için genellikle ağ kurulumu gerekir; ayrıntılar muhasebe programı ağ kurulumu yazısında. Bulut programlarda ise internet bağlantısı yeterlidir.
Rolleri nasıl dağıtmalı?
Rol sayısını az tutmak yönetimi kolaylaştırır. Tipik bir küçük işletme için şu dağılım iş görür:
| Rol | Kim? | Ne yapar? |
|---|---|---|
| Firma sahibi | İşletme sahibi | Her şey, kullanıcı ekleme, abonelik |
| Yönetici | Muhasebe sorumlusu | Kart açma, düzeltme, raporlar |
| Kullanıcı | Satış veya depo personeli | Fatura ve hareket girişi, sınırlı görünüm |
Yetki tasarımının genel ilkeleri için ön muhasebede kullanıcı yetkileri yazısı daha ayrıntılı bir çerçeve sunar.
Çakışmayı önleyen çalışma kuralları
- Ürün ve cari kartlarını tek kişi açsın; aynı müşteri iki kez açılmasın.
- Fatura numaraları programın otomatik serisinden gelsin, elle yazılmasın.
- Kasa işlemlerini kasadan sorumlu kişi girsin.
- Düzeltme gereken kayıtlar silinmesin, iade veya düzeltme kaydıyla kapatılsın.
- Gün sonunda kasa ve banka bakiyesi bir kişi tarafından kontrol edilsin.
Çalışan ayrıldığında
Ortak şifre kullanılan işletmelerde bir çalışanın ayrılması tüm şifrelerin değişmesi demektir. Kişiye özel hesapta ise yalnızca o kullanıcıyı pasif yapmanız yeterlidir; geçmiş kayıtlar yerinde kalır. İki adımlı doğrulama ve güçlü şifre alışkanlıkları için parola yöneticisi ve iki adımlı doğrulama yazısı faydalı olur.
Bilişim Ajans Muhasebe firma sahibi, yönetici ve kullanıcı rolleriyle çalışır; paketinize göre birden fazla kullanıcı aynı anda tarayıcıdan bağlanabilir.
Konuyla ilgili: https://bilisimajans.com/on-muhasebede-kullanici-yetkileri/,Ön muhasebede kullanıcı yetkileri,https://bilisimajans.com/ofiste-kullanici-yetkileri-ve-yonetici-hesabi/,Ofiste kullanıcı yetkileri ve yönetici hesabı,https://bilisimajans.com/bulut-mu-masaustu-on-muhasebe-programi-mi/,Bulut mu, masaüstü mü?
Sık sorulan sorular
İki kişi aynı anda fatura keserse numara çakışır mı?
Numaraları program otomatik verdiğinde çakışma olmaz; her fatura sıradaki numarayı alır. Sorun genellikle numaralar elle yazıldığında çıkar.
Satış personeli kâr marjlarını görmeli mi?
Bu işletmenin tercihidir. Birçok işletme alış fiyatı ve kârlılık raporlarını yönetici rolüne bırakır.
Kaç kullanıcıya ihtiyacım var?
Aynı gün kayıt giren kişi sayısı kadar. Sadece rapor bakan biri için de ayrı hesap açmak, ortak şifreden daha güvenlidir.
Ekibinizle aynı anda çalışın
Bilişim Ajans Muhasebe’de her çalışana ayrı hesap ve rol verin; 14 gün ücretsiz deneyin.
Yazıcı, toner veya kiralama için teklif isteyin
Lexmark BSD yetkili bayisi olarak model seçimi, orijinal toner ve teknik servis konularında Türkiye’nin 81 iline hizmet veriyoruz.
Teklif FormuMağazayı İncele