Cari hesap ekstresi nasıl okunur? Borç, alacak ve bakiye sütunları

Kısa cevap: Cari hesap ekstresi, bir müşteri veya tedarikçiyle belirli bir dönemde yapılan tüm işlemleri tarih sırasıyla listeleyen dökümdür. Borç sütunu karşı tarafın size olan borcunu artıran işlemleri, alacak sütunu bu borcu azaltan işlemleri gösterir. Bakiye sütunu ise her satırdan sonra kalan net tutarı yürüyen biçimde verir; en alttaki bakiye o tarihteki güncel durumdur.

Ekstre ne işe yarar?

Ekstre, cari kartın özet bakiyesinin arkasındaki hikâyeyi anlatır. Bir müşteri “size bu kadar borcum olamaz” dediğinde ya da tedarikçiden gelen hatırlatma sizin kaydınızla uyuşmadığında, iki tarafın ekstresini yan yana koymak farkı bulmanın en hızlı yoludur. Ekstre aynı zamanda tahsilat görüşmelerinde ve dönem sonu bakiye teyitlerinde temel belge olarak kullanılır.

Sütunlar tek tek ne anlatır?

Programdan programa başlıklar biraz değişse de bir ekstrede genellikle şu alanlar bulunur:

• Tarih: İşlemin belge tarihi. Bazı ekstrelerde ayrıca vade tarihi sütunu yer alır.
• Belge no ve tür: Satış faturası, alış faturası, tahsilat makbuzu, banka havalesi, iade faturası gibi.
• Açıklama: İşlemi kimin, neden yaptığını hatırlatan kısa not.
• Borç: Karşı tarafı size borçlandıran tutarlar. Müşteri ekstresinde satış faturaları burada görünür.
• Alacak: Borcu kapatan tutarlar. Tahsilatlar ve satış iadeleri burada yer alır.
• Bakiye: Önceki bakiye + borç − alacak formülüyle her satırda yeniden hesaplanan net tutar.

Önemli bir ayrıntı: Borç ve alacak kavramları ekstreyi kimin hazırladığına göre yer değiştirir. Sizin ekstrenizde borç sütununa yazılan bir satış faturası, müşterinin kendi kayıtlarında sizin adınıza açılmış hesapta alacak sütununda görünür. Bu yüzden iki ekstreyi karşılaştırırken “benim borç sütunum onun alacak sütunudur” kuralını akılda tutmak gerekir.

Örnek bir müşteri ekstresi

Aşağıdaki tablo tamamen örnek rakamlarla hazırlanmış, bir aylık müşteri ekstresidir. Faturalarda örneğin %20 KDV kullanılmıştır; oranlar değişebileceğinden güncel oranı mali müşavirinizle teyit edin.

Tarih	Belge	Borç	Alacak	Bakiye
01.03	Devreden bakiye			2.400 B
05.03	Satış faturası (5.000 TL + KDV)	6.000		8.400 B
12.03	Banka havalesi		4.000	4.400 B
18.03	Satış iadesi		600	3.800 B
27.03	Kredi kartı tahsilatı		3.800	0

Bakiye yanındaki “B” harfi borç bakiyesi demektir; yani müşteri size borçludur. “A” görürseniz alacak bakiyesidir; müşteri fazla ödeme yapmış veya iadesi borcundan büyük kalmıştır. Ay sonunda bakiyenin sıfıra inmesi, bu müşteriyle hesabın kapandığını gösterir.

Ekstreyi kontrol ederken izlenecek adımlar

1. Devreden bakiyenin bir önceki dönemin kapanış bakiyesiyle aynı olduğunu doğrulayın.
2. Her faturanın tutarını fatura nüshasıyla karşılaştırın; KDV dahil tutarın işlendiğinden emin olun.
3. Banka hesap hareketlerinizdeki tahsilatların ekstrede yer aldığını kontrol edin.
4. İade ve fiyat farkı faturalarının doğru cariye işlendiğine bakın.
5. Son bakiyeyi karşı tarafın bildirdiği tutarla kıyaslayın; fark varsa tarih aralığını daraltarak satır satır ilerleyin.

Farklılıkların en yaygın nedenleri

İki ekstre arasında fark çıktığında sebep çoğu zaman basittir: yolda olan bir havale, karşı tarafa henüz ulaşmamış bir fatura, yanlış cariye işlenmiş bir tahsilat ya da iki kez girilmiş bir belge. Kayıtları kâğıt ve dağınık dosyalarda tutmak bu hataları bulmayı zorlaştırır; belgelerin düzenli saklanması için dijital arşiv ve evrak yönetimi rehberimize göz atabilirsiniz. Ekstreyi Excel’e aktarıp filtrelemek isteyenler için Excel pivot tablo anlatımı da faydalı olacaktır.

Ekstreyi elle hazırlamak yerine her fatura ve tahsilatın kendiliğinden cariye düştüğü bir sistem kullanmak işi kolaylaştırır. Bulut ön muhasebe programımız ekstreyi seçtiğiniz tarih aralığında anında üretir ve Excel/CSV olarak dışa aktarmanıza imkân tanır.

Konuyla ilgili: Havale ve EFT ile ödeme yönetimi · Sahte fatura ve ödeme dolandırıcılığı · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Ekstrede borç bakiyesi ne demektir?

Müşteri ekstresinde borç bakiyesi, müşterinin size ödemesi gereken tutarın kaldığını gösterir. Tedarikçi ekstresinde ise karşı tarafın size borçlu olduğu anlamına gelir.

Yürüyen bakiye nasıl hesaplanır?

Her satırda bir önceki bakiyeye o satırın borç tutarı eklenir, alacak tutarı çıkarılır. Böylece her işlemden sonra kalan net tutar görülür.

Karşı tarafın ekstresi benimkinden farklıysa ne yapmalıyım?

Önce devreden bakiyeleri karşılaştırın, sonra tarih aralığını daraltarak satır satır ilerleyin. Fark genellikle yolda olan ödeme, eksik fatura veya yanlış cariye işlenmiş bir kayıttan kaynaklanır.