Kağıt Evraktan Dijital Arşive Geçiş: Tarama, Dizinleme ve Yetki

Kısa cevap: Dijital arşive geçiş, kağıt evrakın belirli bir düzenle taranması, aranabilir hale getirilmesi, dizinlenmesi ve yetkiye bağlı olarak erişilebilir biçimde saklanmasıdır. Başarılı bir geçiş önce hangi evrakın taranacağını ve önceliğini belirleyen bir envanterle başlar; ardından tarama ayarları, dosya adlandırma kuralı ve klasör ya da belge yönetim sistemi yapısı tanımlanır. Taranan belgeler metin tanıma ile aranabilir yapılır, müşteri, tarih ve belge türü gibi dizin bilgileriyle etiketlenir. Erişim yetkileri görevlere göre verilir, arşiv düzenli olarak yedeklenir ve yeni gelen evrakın da aynı düzenle taranması sağlanır.

Geçiş adımları

1. Envanter: Hangi birimde hangi evrakın bulunduğu, ne kadar yer kapladığı ve ne sıklıkla kullanıldığı çıkarılır.
2. Önceliklendirme: Sık erişilen ve iş için kritik belgeler önce taranır; hiç kullanılmayan eski evrak için ayrı karar verilir.
3. Hazırlık: Zımba, ataş ve yapışkan notlar çıkarılır, yırtık sayfalar ayrılır, belgeler taranacak sıraya dizilir.
4. Tarama: Belge türüne uygun çözünürlük, renk modu ve çift taraflı tarama ayarlarıyla, arşivlemeye uygun PDF biçiminde taranır.
5. Metin tanıma: Taranan belgeler metin tanıma ile aranabilir PDF haline getirilir.
6. Dizinleme: Her belge belirlenen adlandırma kuralına göre adlandırılır ve müşteri, tarih, belge türü gibi bilgilerle etiketlenir.
7. Kalite kontrol: Örnek belgeler açılarak okunabilirlik, sayfa eksikliği ve dizin bilgileri kontrol edilir.

Yetki, yedekleme ve saklama

• Erişim yetkisi: Personel, muhasebe ve sözleşme gibi hassas belgeler yalnızca ilgili kişilerin erişebildiği alanlarda tutulur.
• Kayıt: Belgeyi kimin açtığı, değiştirdiği ya da sildiği mümkünse kayıt altına alınır.
• Yedekleme: Dijital arşiv düzenli olarak yedeklenir ve en az bir kopya ağdan ayrı ya da korumalı ortamda tutulur.
• Saklama süreleri: Belge türlerine göre saklama ve imha süreleri tanımlanır; kişisel veri içeren belgelerde KVKK ilkeleri gözetilir.
• Kağıt asıllar: Bazı belgelerin aslının saklanması gerekebilir; taranan evrakın imhasından önce hukuk danışmanınız ve mali müşavirinizle görüşülmelidir.

Yeni gelen evrak nasıl yönetilir?

Dijital arşiv tek seferlik bir proje olarak kalırsa kısa sürede yeniden kağıt yığınları oluşur. Bu nedenle gelen evrakın giriş noktasında taranması, çok fonksiyonlu cihazda belge türüne göre hazır tarama profilleri tanımlanması ve taranan dosyanın doğrudan ilgili klasöre ya da belge yönetim sistemine gönderilmesi gerekir. Mümkün olan yerlerde evrakın baştan dijital olarak alınması, örneğin e-posta ya da elektronik belge olarak, tarama yükünü azaltır.

Tarayıcı seçimini belge tarayıcısı seçimi, metin tanımayı OCR ile aranabilir PDF, klasör düzenini ortak klasör yapısı ve dosya düzeni yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Dijital arşiv için belge yönetim sistemi şart mı?

Küçük ve orta ölçekli arşivlerde iyi tasarlanmış bir klasör yapısı ve adlandırma kuralı yeterli olabilir. Belge sayısı ve kullanıcı sayısı arttıkça onay akışı, sürüm takibi ve gelişmiş arama sunan bir belge yönetim sistemi değerlendirilir.

Tarama işi şirket içinde mi yapılmalı, dışarıdan mı alınmalı?

Güncel evrak için şirket içi tarama yeterli olur. Yıllara yayılan büyük arşivlerde geçici olarak hızlı bir belge tarayıcısı kullanmak ya da işi gizlilik sözleşmesiyle dışarıdan almak zaman kazandırabilir.

Dijital arşivde belgeler nasıl paylaşılmalı?

Belgeler e-posta eki olarak dağıtılmak yerine yetkiye bağlı ve gerekirse süreli paylaşım bağlantılarıyla paylaşılmalıdır. Ayrıntılar bulut dosya paylaşımında yetki yönetimi yazımızda.