Belge Tarayıcısı Seçimi: Ofis İçin Nelere Bakılmalı?

Kısa cevap: Ofiste belge tarayıcısı seçerken günlük tarama hacmi, otomatik belge besleyici (ADF) kapasitesi, çift taraflı (dupleks) tarama, dakikadaki sayfa hızı, farklı kağıt boyut ve kalınlıklarını besleyebilme, taranan belgeyi doğrudan klasöre, e-postaya ya da belge yönetim sistemine gönderebilme ve aranabilir PDF üreten metin tanıma (OCR) desteği değerlendirilir. Az tarama yapılan ofislerde çok fonksiyonlu yazıcının tarayıcısı yeterli olabilir; yoğun arşiv ve evrak işleyen birimlerde ayrı bir belge tarayıcısı işi hızlandırır.

Seçimde bakılacak özellikler

• Günlük tarama hacmi: Üreticinin önerdiği günlük tarama miktarı, cihazın ofisin gerçek iş yüküne uygun olup olmadığını gösterir.
• Otomatik belge besleyici: Çok sayfalı belgelerin tek seferde taranmasını sağlar; besleyicinin kapasitesi ve çoklu kağıt çekmeyi algılama özelliği önemlidir.
• Çift taraflı tarama: Arkalı önlü belgeler tek geçişte taranır, zaman kazandırır.
• Kağıt çeşitliliği: Kartvizit, kimlik kartı, makbuz, ince ya da kalın kağıt gibi farklı belgeleri besleyebilmesi kontrol edilir.
• Tarama hedefleri: Tek tuşla ağ klasörüne, e-postaya, bulut depolamaya ya da belge yönetim yazılımına gönderim yapılabilmesi iş akışını sadeleştirir.
• Metin tanıma (OCR): Taranan belgenin içinde arama yapılabilmesini ve metnin kopyalanabilmesini sağlar.
• Bağlantı: USB ile tek bilgisayara bağlanan modeller yerine ağ bağlantılı modeller birden fazla kullanıcının ortak kullanımına uygundur.

Çok fonksiyonlu yazıcı mı, ayrı tarayıcı mı?

Tarama ara sıra yapılıyorsa çok fonksiyonlu cihazın tarayıcısı yeterlidir ve ek cihaz gerektirmez. Muhasebe, insan kaynakları, arşiv ve hasta kayıt birimleri gibi her gün yüksek miktarda evrak işleyen yerlerde ayrı belge tarayıcısı daha hızlıdır, farklı belge türlerini daha rahat besler ve yazıcı kuyruğunu meşgul etmez.

Tarama iş akışlarını tarama iş akışları, ağ üzerinden tarama ayarlarını ağ yazıcısı kurulum rehberimizde, elektronik belge süreçlerini e-fatura ve e-arşiv yazımızda anlattık.

İlgili rehber: muhasebe ve hukuk bürosu yazıcıları

Sık sorulan sorular

Tarama çözünürlüğü ne olmalı?

Metin belgeleri için orta çözünürlük çoğu zaman hem okunaklı hem de makul dosya boyutunda sonuç verir ve metin tanıma için yeterlidir. Fotoğraf ya da ince ayrıntı içeren belgelerde daha yüksek çözünürlük seçilebilir; bu durumda dosya boyutu artar.

Taranan belgeler nasıl düzenli tutulur?

Klasör yapısı ve dosya adlandırma kuralı baştan belirlenir; tarama profilleri belgeleri doğrudan ilgili klasöre gönderecek şekilde ayarlanır. Yetkilendirme için kullanıcı yetkileri yazımıza bakabilirsiniz.

Taranan belgeler yedeklenmeli mi?

Evet. Kağıt aslı imha edilecekse dijital kopya tek kaynak haline gelir; bu nedenle düzenli ve farklı bir konumda tutulan yedek şarttır. Ayrıntılar felaket kurtarma planı yazımızda.