OCR ile Aranabilir PDF: Taranan Belgelerde Metin Tanıma

Kısa cevap: Taranan bir belge normalde yalnızca bir resimdir; içindeki metin aranamaz ve kopyalanamaz. Metin tanıma (OCR), bu resimdeki yazıları okuyarak belgeye görünmez bir metin katmanı ekler ve aranabilir PDF oluşturur. OCR; çok fonksiyonlu cihazların ve belge tarayıcılarının yazılımlarıyla, PDF düzenleme programlarıyla ya da belge yönetim sistemleriyle yapılabilir. İyi sonuç için belgenin düzgün ve yeterli çözünürlükte taranması, Türkçe dil desteğinin seçilmesi ve önemli belgelerde sonucun kontrol edilmesi gerekir.

Aranabilir PDF’in faydaları

• Arşivde fatura numarası, firma adı ya da tarih gibi bilgilerle arama yapılabilir.
• Metin kopyalanıp başka belgelerde kullanılabilir.
• Belge yönetim sistemleri belgeleri içeriğine göre sınıflandırabilir.
• Ekran okuyucu kullananlar için belgeler daha erişilebilir hale gelir.

İyi sonuç için

• Belgeler düz ve temiz beslenir; eğik taramalar yazılımın düzeltme özelliğiyle doğrultulur.
• Metin belgeleri için okunaklı sonuç veren bir çözünürlük seçilir; çok düşük çözünürlük tanıma hatalarını artırır.
• Tanıma dili olarak Türkçe seçilir; aksi halde ı, ş, ğ gibi harfler hatalı tanınabilir.
• El yazısı ve çok düşük kaliteli belgelerde tanıma sınırlıdır; önemli belgeler kontrol edilir.
• Dosya adlandırma kuralı belirlenir ve tarama profilleri bu kurala göre ayarlanır.

Tarayıcı seçimini belge tarayıcısı seçimi, tarama profillerini tarama iş akışları, ağ üzerinden tarama ayarlarını ağ yazıcısı kurulum rehberimizde anlattık.

İlgili rehberler: kağıt evraktan dijital arşive geçiş ve taranan belgelerde dosya adlandırma

Sık sorulan sorular

Eski taranmış belgeler sonradan aranabilir yapılabilir mi?

Evet. Daha önce resim olarak taranmış PDF’ler, OCR destekli PDF programlarıyla ya da toplu işlem yapan yazılımlarla sonradan aranabilir hale getirilebilir.

OCR belgenin görünümünü değiştirir mi?

Aranabilir PDF’lerde belgenin görüntüsü aynı kalır; metin katmanı görünmez şekilde eklenir. Bu nedenle belge taranan haliyle görüntülenmeye devam eder.

Taranan faturalar e-arşiv yerine geçer mi?

Kağıt belgenin taranması, elektronik belge sistemleriyle aynı şey değildir. Elektronik belge süreçlerini e-fatura ve e-arşiv yazımızda ele aldık; saklama yükümlülükleri için mali müşavirinize danışmanız önerilir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.