Cari hesap nedir? Müşteri ve tedarikçi borç-alacak takibi nasıl yapılır

Kısa cevap: Cari hesap, işletmenin vadeli çalıştığı her müşteri ve tedarikçi için ayrı tutulan borç-alacak kaydıdır. Satış yaptığınızda müşterinin borcu artar, tahsilat aldığınızda azalır; alış yaptığınızda tedarikçiye borcunuz doğar, ödeme yaptığınızda kapanır. Her carinin anlık bakiyesi, kime ne kadar borçlu olduğunuzu ve kimden ne kadar alacağınız olduğunu tek bakışta gösterir.

Cari hesap ne demektir?

Cari hesap, iki taraf arasındaki ticari ilişkinin sürekli işleyen hesabı demektir. Peşin ve tek seferlik işlemlerde ayrıca izlemeye gerek kalmaz; ancak mal veya hizmeti bugün verip parasını sonra aldığınız, ya da tedarikçiden açık hesap mal çektiğiniz her durumda bir cari ilişki oluşur. Ön muhasebede bu ilişki cari kart adı verilen bir kayıtla temsil edilir.

Cari kart; firmanın unvanı, vergi dairesi ve numarası, adresi, yetkili kişi, telefon, e-posta ve çalışma koşulları (vade süresi, risk limiti gibi) bilgilerini taşır. Kartın altında ise o firmayla yapılan tüm fatura, tahsilat, ödeme ve iade hareketleri tarih sırasıyla listelenir.

Müşteri carisi ile tedarikçi carisi arasındaki fark

Aynı kayıt yapısı iki yönde çalışır. Müşteri carisinde sizin alacağınız, tedarikçi carisinde ise sizin borcunuz izlenir. Bazı firmalar hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir; bu durumda tek kart üzerinde net bakiye görmek mahsuplaşmayı kolaylaştırır.

Özellik	Müşteri carisi	Tedarikçi carisi
Bakiyeyi artıran işlem	Satış faturası	Alış faturası
Bakiyeyi azaltan işlem	Tahsilat, satış iadesi	Ödeme, alış iadesi
Bakiye ne anlatır?	Sizin alacağınız	Sizin borcunuz
Takipte öncelik	Vadesi gelen tahsilatlar	Vadesi gelen ödemeler

Cari takibi adım adım nasıl kurulur?

Düzenli bir cari takibi için aşağıdaki sıra pratikte iyi sonuç verir. Excel ile başlayan işletmeler de aynı mantığı izleyebilir; hareket sayısı arttıkça bir programa geçmek hata riskini azaltır. Bu geçişin zamanlaması için Excel’den programa ne zaman geçilmeli yazımıza bakabilirsiniz.

1. Cari kartları açın: Vadeli çalıştığınız her firma için unvan, vergi bilgisi ve iletişim alanlarını eksiksiz doldurun.
2. Açılış bakiyesini girin: Takibe başladığınız günkü borç veya alacak tutarını tek bir açılış kaydıyla işleyin.
3. Her faturayı cariye bağlayın: Satış ve alış faturaları ilgili cari karta işlendiğinde bakiye kendiliğinden güncellenir.
4. Tahsilat ve ödemeleri aynı gün kaydedin: Kasa, banka veya POS hareketini cari ile ilişkilendirin.
5. Vade bilgisini ekleyin: Faturada vade tarihi tutulursa geciken tutarlar ayrıca görülebilir.
6. Haftalık kontrol yapın: Bakiye listesini en yüksek alacaktan küçüğe doğru sıralayıp gözden geçirin.

Örnek: bir müşterinin bakiyesi nasıl oluşur?

Aşağıdaki rakamlar tamamen örnektir. Bir müşteriye 10.000 TL + örneğin %20 KDV ile 12.000 TL’lik satış faturası kestiniz. Müşteri ay içinde 5.000 TL havale gönderdi, ardından 1.200 TL’lik ürünü iade etti. Bu durumda cari bakiye 12.000 − 5.000 − 1.200 = 5.800 TL alacak olarak görünür. KDV oranları değişebileceği için güncel oranı mali müşavirinizle teyit edin.

Havale ve EFT ile gelen paraların hangi cariye ait olduğunu doğru eşleştirmek bu hesabın sağlıklı kalmasının temelidir. Açıklama alanı boş gelen havalelerle nasıl başa çıkılacağını havale ve EFT ile ödeme yönetimi rehberinde anlattık.

Cari takibinde sık yapılan hatalar

• Aynı firmayı iki farklı kartla açmak; bakiye iki yere bölünür ve hiçbiri doğru görünmez.
• Tahsilatı kasaya işleyip cariye bağlamamak; para görünür ama müşteri hâlâ borçlu kalır.
• İadeleri faturadan ayrı not defterinde tutmak.
• Vade tarihini kaydetmemek; böylece hangi tutarın geciktiği anlaşılmaz.
• Firmayla dönemsel bakiye teyidi yapmamak.

Cari, stok ve faturayı aynı yerde tutan bir sistem bu hataların çoğunu baştan engeller. Bilişim Ajans Muhasebe, cari kartları fatura, kasa ve banka hareketleriyle bağlantılı tutan bulut tabanlı bir ön muhasebe programıdır.

Konuyla ilgili: Ön muhasebe programı nasıl seçilir · CRM programı seçimi · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Peşin satış yapılan müşteri için cari kart açmak gerekir mi?

Zorunlu değildir; ancak düzenli alışveriş yapan bir müşteri için kart açmak, satış geçmişini görmeyi ve ileride vadeli çalışmaya geçmeyi kolaylaştırır.

Cari bakiye eksiye düşerse ne anlama gelir?

Müşteri carisinde ters bakiye, müşterinin fazla ödeme yaptığını veya iadesinin henüz mahsup edilmediğini gösterir. Bu tutar bir sonraki faturadan düşülebilir ya da iade edilebilir.

Cari hesap kayıtları resmi muhasebenin yerine geçer mi?

Hayır. Cari takibi işletme içi bir yönetim kaydıdır; resmi defterler mali müşavir tarafından tutulur. Düzenli cari kayıtları bu çalışmayı hızlandırır.