Fiyat teklifi nasıl hazırlanır? Profesyonel teklifte bulunması gerekenler

Kısa cevap: Fiyat teklifi, bir ürün veya hizmetin hangi koşullarla, hangi fiyata ve ne zaman teslim edileceğini müşteriye yazılı olarak bildiren belgedir. Profesyonel bir teklifte firma ve müşteri bilgileri, teklif numarası ve tarihi, ürün kalemleri, birim fiyatlar, KDV, toplam tutar, ödeme ve teslim koşulları ile geçerlilik süresi mutlaka yer alır. Teklifin açık ve eksiksiz olması, sonradan doğabilecek fiyat ve kapsam tartışmalarını büyük ölçüde önler.

Fiyat teklifi nedir ve neden yazılı verilmelidir?

Fiyat teklifi, satıcının alıcıya belirli bir süre için bağlandığı ticari bir öneridir. Telefonda ya da mesajla söylenen fiyat kolay unutulur, kapsamı belirsiz kalır ve sonradan farklı yorumlanabilir. Yazılı teklif ise hem müşterinin karar sürecinde elinde tutabileceği bir belge olur hem de satıcının neyi, hangi fiyatla taahhüt ettiğini netleştirir.

Kurumsal müşteriler ve kamu kurumları satın alma kararlarını genellikle birden fazla teklifi karşılaştırarak verir. Bu karşılaştırmada düzenli, numaralı ve koşulları açıkça yazılmış bir teklif, rakip tekliflerin önüne geçmenin en basit yoludur.

Profesyonel bir teklifte bulunması gereken bilgiler

Teklifin içeriği sektöre göre değişse de temel alanlar her işletme için aynıdır. Aşağıdaki listeyi kendi teklif şablonunuz için kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz:

• Firma bilgileri: Ticari unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon, e-posta ve yetkili kişi.
• Müşteri bilgileri: Müşterinin unvanı, ilgili kişi adı ve iletişim bilgisi.
• Teklif numarası ve tarihi: Takip ve revizyon için benzersiz bir numara.
• Kalem listesi: Ürün veya hizmet adı, stok kodu, miktar, birim, birim fiyat.
• İskonto ve KDV: Varsa satır veya genel iskonto, KDV oranı ve tutarı ayrı ayrı.
• Genel toplam: Ara toplam, KDV toplamı ve ödenecek tutar; döviz kullanılıyorsa para birimi ve kur esası.
• Ticari koşullar: Ödeme şekli ve vadesi, teslim süresi ve yeri, nakliye ve kurulumun kime ait olduğu, garanti.
• Geçerlilik süresi: Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.

Fiyat teklifi adım adım nasıl hazırlanır?

1. İhtiyacı netleştirin: Müşterinin tam olarak ne istediğini, miktarı ve teslim beklentisini yazılı olarak teyit edin.
2. Maliyeti hesaplayın: Alış fiyatı, nakliye, işçilik ve varsa kur riskini toplayıp kâr marjınızı ekleyin.
3. Kalemleri ayrıştırın: Ürün, hizmet, kurulum ve nakliyeyi ayrı satırlarda gösterin; tek kalemlik toplam fiyat müşteride soru işareti bırakır.
4. Koşulları yazın: Ödeme, teslim ve garanti koşullarını kısa ve net maddelerle belirtin.
5. Kontrol edip gönderin: Hesapları, müşteri unvanını ve geçerlilik tarihini kontrol edin; teklifi PDF olarak gönderin ve gönderim tarihini kaydedin.

Örnek teklif tablosu ve KDV gösterimi

Aşağıdaki tablo, rakamları tamamen örnek amaçlı olan basit bir teklif özetidir. KDV oranı burada örneğin %20 alınmıştır; oranlar ürün grubuna göre farklılık gösterebilir ve zaman içinde değişebilir.

Kalem	Miktar	Birim fiyat	Tutar
Lazer yazıcı	2 adet	8.000 TL	16.000 TL
Toner	4 adet	1.000 TL	4.000 TL
Kurulum hizmeti	1 iş	1.000 TL	1.000 TL
Ara toplam			21.000 TL
KDV (örnek %20)			4.200 TL
Genel toplam			25.200 TL

Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğunu teklifte açıkça yazmak önemlidir. KDV gösterimi konusunda daha fazla örnek için fiyat ve KDV gösterimi rehberimize bakabilirsiniz. Güncel KDV oranlarını ve uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.

Teklif hazırlarken sık yapılan hatalar

En yaygın hata, teklifi her seferinde boş bir Word veya Excel dosyasından yeniden hazırlamaktır. Bu yöntemde eski bir teklifin müşteri adı unutulabilir, formül bozulabilir ya da güncel olmayan bir fiyat kopyalanabilir. Numarasız teklifler de sonradan hangi sürümün geçerli olduğunu anlamayı zorlaştırır.

Bir diğer sorun, teklif ile sonraki sipariş ve faturanın birbirinden kopuk olmasıdır. Teklifi bir ön muhasebe programında hazırladığınızda, kabul edilen teklif tek tıkla siparişe ve faturaya dönüşebilir; böylece fiyatlar yeniden yazılmaz. Bilişim Ajans Muhasebe bu akışı teklif, sipariş, irsaliye ve fatura adımlarıyla birlikte sunar. Kurumsal alıcılarla çalışıyorsanız B2B satışta teklif süreci yazımız da fikir verebilir.

Konuyla ilgili: Kurumsal fatura bilgileri, Excel’den programa ne zaman geçilmeli?, Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Fiyat teklifinde KDV ayrı mı gösterilmeli?

Evet, kurumsal müşteriler için ara toplam, KDV tutarı ve genel toplamın ayrı satırlarda gösterilmesi en anlaşılır yöntemdir. Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu teklifte açıkça yazılmalıdır.

Teklife numara vermek gerekli mi?

Zorunlu olmasa da her teklife benzersiz bir numara vermek takip ve revizyon için büyük kolaylık sağlar. Müşteri sipariş verirken bu numarayı referans gösterebilir.

Teklif hangi formatta gönderilmeli?

Teklifin düzenlenemeyen bir PDF olarak gönderilmesi önerilir. Böylece belge her cihazda aynı görünür ve içeriği yanlışlıkla değiştirilemez.