Stok kartı nasıl açılır? Ürün kodu, birim, alış-satış fiyatı ve KDV oranı

Kısa cevap: Stok kartı, satın alıp sattığınız her ürün için açılan ve o ürünün kimliğini taşıyan kayıttır. Doğru bir stok kartında en az ürün adı, ürün kodu, ölçü birimi, alış fiyatı, satış fiyatı ve KDV oranı bulunur. Kart bir kez düzgün açıldığında fatura, irsaliye, sayım ve raporların hepsi aynı bilgiyi kullanır; bu yüzden ilk kayıt titizlik ister.

Stok kartı nedir ve neden önemlidir?

Stok kartı, depoda fiziksel olarak tuttuğunuz bir malın ön muhasebe programındaki karşılığıdır. Her giriş (alış faturası, iade, sayım fazlası) ve her çıkış (satış faturası, fire, sayım eksiği) bu karta işlenir. Kartın üzerindeki miktar, o an elinizde ne kadar ürün olduğunu gösterir.

Aynı ürün için iki ayrı kart açılması en sık görülen hatadır. Örneğin ‘A4 Fotokopi Kağıdı’ ve ‘Kağıt A4 80gr’ adıyla iki kart açılırsa, alışlar birine satışlar diğerine düşer; biri eksi, diğeri şişkin stok gösterir. Bu nedenle kart açmadan önce programda arama yapmak iyi bir alışkanlıktır.

Stok kartında bulunması gereken alanlar

Programdan programa alan adları değişse de temel bilgiler aynıdır. Aşağıdaki tablo, her alanın ne işe yaradığını ve örnek bir değeri gösterir.

Alan	Ne işe yarar?	Örnek değer
Ürün adı	Faturada ve listelerde görünen açıklama	A4 Fotokopi Kağıdı 80 gr 500’lü
Ürün kodu	Ürünü tekil olarak tanımlar, aramayı hızlandırır	KGT-A4-080
Birim	Stoğun hangi ölçüyle tutulacağını belirler	Paket
Alış fiyatı	Maliyet ve kâr hesabının temeli	100 TL (KDV hariç)
Satış fiyatı	Faturaya varsayılan olarak gelen tutar	130 TL (KDV hariç)
KDV oranı	Fatura satırında vergi hesabı	Örneğin %20
Barkod	Okuyucu ile hızlı satış ve sayım	Üretici barkodu
Kategori ve marka	Raporlama ve filtreleme	Kırtasiye / Kağıt

Adım adım stok kartı açma

1. Önce arayın: Ürün adını, barkodu veya tedarikçi kodunu programda aratın; kart zaten varsa yenisini açmayın.
2. Adı standart yazın: Ürün türü, marka, model ve ölçü sırasını her kartta aynı tutun.
3. Kodu verin: İşletmenizin kodlama kuralına göre benzersiz bir kod girin.
4. Birimi seçin: Satın aldığınız ve sattığınız birimi düşünün; çoğu zaman en küçük satış birimi doğru tercihtir.
5. Fiyatları girin: Alış ve satış fiyatını KDV hariç mi dahil mi yazdığınızı netleştirin.
6. KDV oranını seçin: Ürünün tabi olduğu oranı işaretleyin.
7. Kaydedip deneyin: Taslak bir faturaya ekleyip tutarların doğru hesaplandığını kontrol edin.

Alış ve satış fiyatı nasıl girilmeli?

Fiyat alanında en çok karışan konu, tutarın KDV dahil mi hariç mi olduğudur. Kurumsal satış yapan işletmeler genellikle KDV hariç fiyatla çalışır; perakendede ise raf fiyatı KDV dahil düşünülür. Programda hangi yöntemi seçtiyseniz tüm kartlarda aynısını kullanın.

Örnek hesap: KDV hariç satış fiyatı 130 TL olan bir üründe oran %20 ise faturaya 130 TL + 26 TL KDV = 156 TL olarak yansır. Aynı ürünü KDV dahil 156 TL olarak tanımlarsanız program matrahı 130 TL olarak geri hesaplar. İki yol da doğrudur; önemli olan karışık kullanmamaktır. Fiyat gösterimi hakkında daha fazla bilgi için e-ticarette fiyat ve KDV gösterimi yazımıza bakabilirsiniz.

KDV oranını seçerken dikkat edilecekler

KDV oranı ürünün türüne göre değişir ve mevzuatla zaman zaman güncellenir. Bu yüzden stok kartına yazdığınız oranı ilk kez belirlerken ve oran değişikliği duyurulduğunda mali müşavirinizle teyit edin. Bir oran değiştiğinde ilgili tüm kartları toplu güncellemek, tek tek düzeltmekten çok daha güvenlidir.

• Aynı kategorideki ürünlerin farklı orana tabi olabileceğini unutmayın.
• Alış faturasındaki oran ile kartınızdaki oran farklıysa nedenini araştırın.
• Güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Stok kartını programda tutmanın faydası

Kartlar düzgün açıldığında satış faturası kesmek birkaç saniyeye iner, stok raporu güvenilir hale gelir ve kâr hesabı alış fiyatına dayanır. Bilişim Ajans Muhasebe içinde stok kartlarını kod, birim, fiyat ve KDV bilgisiyle açabilir, çok sayıda ürünü Excel veya CSV ile toplu yükleyebilirsiniz. Barkodlu çalışmayı düşünüyorsanız barkod ve stok otomasyonu rehberi sonraki adım için yol gösterir.

Konuyla ilgili: GTIN, MPN ve stok kodu farkı · E-ticarette toplu ürün yükleme · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Stok kartı açmadan fatura kesilebilir mi?

Çoğu programda serbest satır yazarak fatura kesilebilir, ancak bu satırlar stoktan düşmez. Stok takibi yapıyorsanız her ürün için kart açmanız gerekir.

Satış fiyatı her faturada değişirse ne yapılmalı?

Karttaki fiyat yalnızca varsayılan değerdir. Fatura satırında fiyatı değiştirebilirsiniz; karttaki fiyatı ise en sık kullandığınız liste fiyatı olarak tutun.

Yanlış birimle açılan stok kartı düzeltilebilir mi?

Hareket görmemiş kartta birim kolayca değiştirilir. Hareket görmüş kartta ise önce mevcut miktarı yeni birime göre düzeltmek gerekir; bu işlemi mali müşavirinizle birlikte planlayın.