E-Ticaret Sitesi ile Stok ve Muhasebe Programı Entegrasyonu

Kısa cevap: E-ticaret sitesi ile ön muhasebe ya da ERP programının entegre edilmesi, stok miktarlarının ve fiyatların tek kaynaktan güncellenmesini, siparişlerin otomatik olarak programa aktarılmasını ve faturanın elle yeniden girilmeden kesilmesini sağlar. Bu sayede stokta olmayan ürünün satılması, fiyat farkları ve çift veri girişi kaynaklı hatalar azalır. Entegrasyondan önce hangi bilginin hangi sistemde “asıl” kabul edileceği netleştirilmelidir.

Neler senkronize edilir?

• Stok: Mağazada, depoda ve sitede satılan ürünlerin miktarı tek bir yerde tutulur, diğer kanallar buradan beslenir.
• Fiyat: Liste fiyatı, kampanya fiyatı ve bayi fiyatları programdan siteye aktarılır.
• Ürün kartları: Stok kodu, barkod, ad ve vergi oranı gibi temel alanlar ortak tutulur; site tarafındaki açıklama ve görseller ayrıca yönetilir.
• Siparişler: Siteden gelen sipariş, müşteri kartıyla birlikte programa aktarılır.
• Fatura: Sipariş üzerinden e-fatura ya da e-arşiv fatura kesilir ve müşteriye iletilir.

“Asıl kaynak” kuralı

Entegrasyonların çoğu, aynı bilginin iki yerde değiştirilmesi yüzünden bozulur. Bu nedenle stok ve fiyatın muhasebe ya da ERP programında, ürün açıklaması ve görsellerin ise sitede yönetileceği gibi net bir kural konmalıdır. Kural belirlendikten sonra diğer taraftaki alan elle değiştirilmemelidir; aksi halde bir sonraki senkronizasyonda değişiklik ezilir.

Entegrasyon yöntemleri

• Hazır eklenti ya da modül: Birçok ön muhasebe programının WooCommerce ve benzeri altyapılar için hazır entegrasyonu bulunur; en hızlı ve bakımı kolay yoldur.
• Entegratör hizmeti: Site, pazaryerleri ve muhasebe programını tek panelde birleştiren aracı hizmetler, çok kanallı satışta işi kolaylaştırır.
• Özel geliştirme: Hazır çözümü olmayan programlarda API üzerinden özel bağlantı yazılır; belgelendirilmesi ve bakımı planlanmalıdır.

Program seçimini ön muhasebe programı rehberimizde, fatura tarafını e-fatura ve e-arşiv geçiş rehberimizde anlattık.

Canlıya almadan önce

• Stok kodları iki sistemde birebir eşleştirilmeli; eşleşmeyen ürünler listelenip düzeltilmelidir.
• Varyantlı ürünlerin (beden, renk, model) her biri ayrı stok kodu ile tanımlanmalıdır.
• Test siparişleriyle stok düşümü, iptal ve iade senaryoları denenmelidir.
• Senkronizasyon hataları için bir bildirim ve kontrol listesi oluşturulmalıdır.

Depo tarafında barkod kullanımını barkod ve stok otomasyonu rehberimizde, gönderim tarafını kargo entegrasyonu rehberimizde bulabilirsiniz.

İlgili rehber: ERP nedir, ne zaman gerekir

Sık sorulan sorular

Stok ne sıklıkla güncellenmeli?

Satış hızına ve kanal sayısına bağlıdır. Mağaza ve sitede aynı ürünün satıldığı ve stokların düşük tutulduğu işletmelerde anlık ya da çok sık güncelleme gerekir; daha yavaş satışlarda belirli aralıklarla güncelleme yeterli olabilir.

Pazaryerleri de aynı stoktan beslenebilir mi?

Beslenebilir. Entegratör hizmetleri ya da programın pazaryeri modülleri aracılığıyla tüm kanallar tek stoktan beslenir; böylece bir kanalda satılan ürün diğerlerinde de düşer.

Entegrasyon bozulursa ne olur?

Senkronizasyon durduğunda site eski stok ve fiyatla satışa devam edebilir. Bu yüzden hata bildirimlerinin açık olması ve düzenli kontrol yapılması gerekir; sorun fark edildiğinde eksik siparişler toplu olarak yeniden aktarılabilir.