İşe Yeni Başlayanlar İçin Ön Muhasebe Kurulum Rehberi

Kısa cevap: İşe yeni başlıyorsanız ön muhasebeyi ilk günden programda kurun: firma bilgilerini girin, kasa ve banka hesaplarınızı açın, sattığınız ürün veya hizmetlerin kartlarını oluşturun, ilk müşterilerinizi cari olarak ekleyin ve her satışı faturayla, her ödemeyi kasa veya bankadan kaydedin. Düzen baştan kurulursa sonradan toparlamak gerekmez.

Neden ilk günden?

Yeni bir işte ilk aylar yoğundur ve kayıt tutmak ertelenir. Oysa düzeni kurmanın en kolay zamanı, henüz az sayıda müşteri ve ürün varken başlangıçtır. Birkaç ay sonra dağınık defterleri, mesajlaşma geçmişlerini ve banka dökümlerini birleştirmeye çalışmak çok daha fazla zaman alır.

Ön muhasebe resmi defterlerin yerine geçmez; resmi kayıtlar mali müşavirinizin sorumluluğundadır. Ama düzenli ön muhasebe, mali müşavirinizle çalışmayı kolaylaştırır ve işletmenizin durumunu her gün görmenizi sağlar. Farkı ön muhasebe ile resmi muhasebe farkı yazısı anlatır.

Adım 1: Firma ve hesaplar

1. Firma unvanınızı, adresinizi ve vergi bilgilerinizi girin; bunlar faturalarınızda görünecek.
2. Bir kasa hesabı açın: elinizdeki nakit için.
3. İşletme banka hesabınızı ekleyin.
4. Kartla tahsilat alıyorsanız bir POS hesabı tanımlayın.

Kişisel hesabınızla işletme hesabınızı ayırmak, en baştan yapılması gereken en önemli alışkanlıktır.

Adım 2: Ürün ve hizmet kartları

Sattığınız her şey için bir kart açın. Ürün satıyorsanız stok kartı, danışmanlık veya işçilik gibi hizmet satıyorsanız hizmet kartı kullanın. Kartta birim, satış fiyatı ve KDV oranını belirleyin. Ürün kodlarını baştan sade bir standarda bağlamak ileride çok işe yarar; bkz. stok kodu standardı.

Kart türü	Ne zaman?	Stok tutulur mu?
Ürün kartı	Fiziksel mal satıyorsanız	Evet
Hizmet kartı	Hizmet veya işçilik satıyorsanız	Hayır

Adım 3: Müşteriler ve tedarikçiler

İlk müşterilerinizi ve tedarikçilerinizi cari kart olarak ekleyin. Kurumsal müşteriler için unvan ve vergi bilgisi, bireysel müşteriler için ad ve iletişim bilgisi yeterlidir. Her satış ve ödeme bu kartlara bağlanacağı için kimin size ne kadar borcu olduğunu her an görürsünüz.

Adım 4: Günlük kayıt alışkanlığı

Kurulum bittikten sonra işin özü günlük kayıttır:

• Her satışı satış faturasıyla kaydedin.
• Her alışı alış faturasıyla girin; stok ve tedarikçi bakiyesi güncellensin.
• Müşteriden para aldığınızda tahsilat kaydı yapın.
• Kira, fatura, yakıt gibi giderleri gider kaydıyla girin.
• Haftada bir kasa ve bankanın programdaki bakiyesini gerçek bakiyeyle karşılaştırın.

Giderleri kategorilere ayırmak, ilk aylarda paranın nereye gittiğini görmenin en hızlı yoludur; bkz. işletme giderleri kategorileri.

Adım 5: Ay sonu ve mali müşavir

Ay sonunda alış ve satış faturalarınızı, banka dökümünüzü ve gider belgelerinizi mali müşavirinize iletin. Programdan alacağınız kâr/zarar ve KDV raporları, görüşmeyi kolaylaştırır. Hangi belgelerin gönderileceği için ay sonu mali müşavire gönderilecek belgeler yazısına bakabilirsiniz.

Bilişim Ajans Muhasebe bu beş adımı birkaç saatte kurmanıza izin verir; tarayıcıdan ve telefondan çalışır, kurulum gerektirmez.

Konuyla ilgili: https://bilisimajans.com/on-muhasebe-resmi-muhasebe-farki/,Ön muhasebe ile resmi muhasebe farkı,https://bilisimajans.com/esnaf-ve-kucuk-dukkan-on-muhasebe-duzeni/,Esnaf ve küçük dükkân ön muhasebe düzeni,https://bilisimajans.com/stok-karti-nasil-acilir/,Stok kartı nasıl açılır

Sık sorulan sorular

Yeni kurulan işletme ön muhasebe programı kullanmalı mı?

Kullanmak zorunlu değildir, ama ilk günden düzenli kayıt tutmak hem nakit takibini hem de mali müşavirle çalışmayı kolaylaştırır.

Kişisel harcamalarımı programa girmeli miyim?

Hayır. İşletme ile kişisel harcamaları ayırmak en sağlıklı yöntemdir; programa yalnızca işletmenin işlemlerini girin.

Mali müşavirim zaten kayıt tutuyorsa ön muhasebe gerekir mi?

Mali müşavir resmi kayıtları tutar; ön muhasebe ise günlük stok, cari ve nakit durumunu sizin anlık görmenizi sağlar. İkisi birbirini tamamlar.