Kısa cevap: Stok kodu standardı, işletmenizdeki her ürüne aynı kurala göre üretilmiş, benzersiz ve anlamı okunabilen bir kod vermek demektir. İyi bir standart; kategori, marka veya özellik gibi birkaç parçadan oluşur, sabit uzunluktadır ve Türkçe karakter ya da boşluk içermez. Kural bir kez yazılı hale getirildiğinde, ürünü kim açarsa açsın kod aynı mantıkla oluşur.
Stok kodu neden bir standarda bağlanmalı?
Stok kodu, ürünün programdaki kimlik numarasıdır. Ürün adı zamanla değişebilir, yazımı kişiden kişiye farklılaşabilir; kod ise sabit kalmalıdır. Kodlar rastgele verildiğinde aynı ürüne iki kod açılır, aramalar sonuç vermez ve Excel ile yapılan toplu güncellemelerde yanlış satırlar eşleşir.
Standart bir kod yapısı ise üç fayda sağlar: Kodu gören kişi ürünün ne olduğunu kabaca anlar, yeni ürün eklerken düşünme süresi kısalır ve raporlarda kod sırasına göre dizilen ürünler kendiliğinden gruplanır.
İyi bir stok kodunun özellikleri
- Benzersizdir: Bir kod yalnızca bir ürüne aittir ve silinen ürünün kodu başka ürüne verilmez.
- Kısa ve sabit uzunluktadır: 8-14 karakter arası çoğu işletme için yeterlidir.
- Güvenli karakter kullanır: Büyük harf, rakam ve tire; ı, ş, ğ gibi harfler ve boşluk yoktur.
- Anlamlı parçalardan oluşur: Kategori, marka veya ana özellik kodun içinde okunur.
- Değişken bilgiyi taşımaz: Fiyat, tedarikçi veya raf yeri gibi değişebilecek bilgiler koda yazılmaz.
Kod yapısı nasıl kurulur? Adım adım
- Ana grupları belirleyin: Ürünlerinizi 5-15 ana kategoriye ayırın ve her birine 2-3 harflik kısaltma verin (ör. TNR toner, KGT kağıt).
- İkinci parçayı seçin: Marka, model ya da alt kategori; ürün yelpazenize en çok ayrım katan bilgiyi kullanın.
- Ayırt edici özelliği ekleyin: Renk, beden, gramaj veya kapasite gibi varyant bilgisini kısa kodla yazın.
- Gerekirse sıra numarası verin: Aynı gruptaki benzer ürünleri 001, 002 diye ayırın.
- Kuralı yazılı hale getirin: Kısaltma listesini tek bir dokümanda tutun ve ürün açan herkesle paylaşın.
Örnek: Siyah renkli, yüksek kapasiteli bir toner için TNR-LX-BK-HC, beyaz renkli M beden bir tişört için GYM-TS-WH-M gibi bir kod üretilebilir. Bu örneklerdeki kısaltmalar yalnızca yöntemi göstermek içindir; kendi ürün yapınıza göre belirlemelisiniz.
Anlamlı kod mu, sıralı numara mı?
Bazı işletmeler kodu tamamen sıra numarasıyla (100001, 100002) verir. Bu yöntem basittir ama kod ürün hakkında bilgi vermez. Anlamlı kod ise okunur ama kategori yapısı değiştiğinde eskiyebilir. Aşağıdaki tablo iki yaklaşımı karşılaştırır.
| Ölçüt | Anlamlı kod | Sıralı numara |
|---|---|---|
| Okunabilirlik | Yüksek, ürün koddan tahmin edilir | Düşük, ekrana bakmak gerekir |
| Yeni ürün açma | Kısaltma listesine bakmayı gerektirir | Bir sonraki numara verilir |
| Kategori değişikliği | Kod eskiyebilir | Etkilenmez |
| Raporlarda gruplama | Kendiliğinden gruplanır | Ayrıca kategori alanı gerekir |
| Uygun olduğu yer | Ürün çeşidi orta düzeyde olan işletmeler | Binlerce kalemli, sık değişen kataloglar |
Pratikte en sık kullanılan çözüm karma yapıdır: kısa bir kategori ön eki ve ardından sıra numarası (ör. TNR-0001). Böylece hem gruplama korunur hem de kod üretmek kolaylaşır.
Stok kodu, barkod ve üretici kodu karıştırılmamalı
Stok kodu sizin iç kodunuzdur. Barkod (GTIN) ürünün üzerinde basılı uluslararası numaradır, üretici parça numarası (MPN) ise markanın kendi kodudur. Bu üç bilgi programda ayrı alanlarda tutulmalıdır. Tedarikçi kodunu doğrudan stok kodu yapmak, farklı tedarikçilerden aynı ürünü aldığınızda karmaşa yaratır. Ayrıntılar için GTIN, MPN ve stok kodu farkı yazımızı okuyabilirsiniz.
Mevcut dağınık kodları düzeltmek
Halihazırda tutarsız kodlarla çalışıyorsanız tüm listeyi Excel’e alın, yeni kodu ayrı bir sütunda üretin ve eski kodu bir referans alanında saklayın. Değişikliği yoğun olmayan bir günde, yedek aldıktan sonra toplu olarak yapın. Bilişim Ajans Muhasebe Excel ve CSV aktarımını desteklediği için ürün listesini dışarı alıp düzenledikten sonra yeniden içeri aktarabilirsiniz. Pazaryeri veya web sitesiyle eşleşen ürünleriniz varsa e-ticaret, stok ve muhasebe entegrasyonu tarafını da birlikte planlayın.
Konuyla ilgili: Barkod ve stok otomasyonu rehberi · E-ticarette toplu ürün yükleme · Ön muhasebe rehberi
Sık sorulan sorular
Stok kodunda Türkçe karakter kullanılabilir mi?
Teknik olarak mümkün olsa da önerilmez. Excel aktarımı, barkod etiketi ve pazaryeri entegrasyonlarında Türkçe karakterler bozulabilir; büyük harf, rakam ve tire kullanmak en güvenli yoldur.
Varyantlı ürünlerde her beden ve renge ayrı kod gerekir mi?
Evet. Stok her varyant için ayrı tutulacaksa her bedenin ve rengin kendi kodu olmalıdır. Ortak bir ana kod kullanıp sonuna varyant eki eklemek okunurluğu korur.
Satışı biten ürünün kodu yeniden kullanılabilir mi?
Kullanılmamalıdır. Eski faturalar ve raporlar o koda bağlıdır; kodu başka ürüne vermek geçmiş kayıtların yanlış okunmasına yol açar. Ürünü pasife almak yeterlidir.
Ürün kodlarınızı tek düzende toplayın
Bilişim Ajans Muhasebe ile kodlama standardınıza uygun stok kartlarını tarayıcıdan, kurulum yapmadan yönetebilir; programı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Yazıcı, toner veya kiralama için teklif isteyin
Lexmark BSD yetkili bayisi olarak model seçimi, orijinal toner ve teknik servis konularında Türkiye’nin 81 iline hizmet veriyoruz.
Teklif FormuMağazayı İncele