Kasa ve banka hesaplarını ayırmak: virman kaydı nedir, nasıl yapılır?

Kısa cevap: Virman kaydı, işletmenin kendi hesapları arasında yapılan para aktarımını gösteren kayıttır; örneğin kasadaki nakdin bankaya yatırılması ya da bir banka hesabından diğerine para gönderilmesi. Virmanda para işletmeden çıkmaz, yalnızca yer değiştirir. Bu nedenle virman gelir veya gider olarak değil, bir hesaptan çıkış ve diğer hesaba giriş olarak tek işlemle kaydedilir.

Kasa ve banka hesapları neden ayrı tutulur?

Kasa, işletmede fiziki olarak bulunan nakit parayı; banka hesabı ise bankada duran parayı temsil eder. İkisini tek bir “para” kalemi altında izlemek ilk bakışta pratik görünür, ancak gün sonu sayımında kasada ne olması gerektiğini, banka ekstresinde hangi tutarın görünmesi gerektiğini bilmenizi engeller.

Ayrı hesaplar, her kaynağın kendi bakiyesini verir. Kasa bakiyesi fiziki sayımla, banka bakiyesi ise ekstreyle kontrol edilir. Birden fazla bankayla çalışan işletmelerde her banka hesabı, hatta her döviz hesabı ayrı tanımlanmalıdır.

Virman hangi durumlarda yapılır?

Günlük işleyişte virman gerektiren durumlar sanıldığından sık yaşanır. En yaygın örnekler şunlardır:

• Gün sonunda kasadaki nakdin bankaya yatırılması
• Ödeme yapmak için bankadan nakit çekilip kasaya konulması
• Tahsilat alınan banka hesabından, ödeme yapılan başka bir banka hesabına para aktarılması
• Şubeler arasında kasa devri yapılması
• POS hesabında biriken tutarın vadesiz hesaba geçmesi

Bu işlemlerin ortak noktası, işletmenin toplam parasının değişmemesidir. Bir hesaptaki azalış diğerindeki artışa eşittir; masraf varsa o kısım ayrıca kaydedilir.

Virman kaydı adım adım nasıl yapılır?

1. Kaynak hesabı seçin: Paranın çıktığı hesap (ör. Merkez Kasa).
2. Hedef hesabı seçin: Paranın girdiği hesap (ör. A Bankası vadesiz hesap).
3. Tutarı ve tarihi girin: Tarih, paranın fiilen yer değiştirdiği gün olmalıdır.
4. Açıklama yazın: “Gün sonu nakit yatırma” gibi, aylar sonra okunduğunda anlaşılır bir not.
5. Belgeyi ekleyin veya numarasını yazın: Banka dekontu ya da yatırma fişi.
6. Masrafı ayrı kaydedin: Havale ücreti gibi kesintiler virmanın içine değil, gider olarak işlenir.

Örnek: Kasadan bankaya 10.000 TL yatırdınız ve banka 15 TL işlem ücreti kesti. Doğru kayıt; kasadan 10.000 TL çıkış, bankaya 10.000 TL giriş ve bankadan 15 TL banka masrafıdır. Bankanın gösterdiği net tutar 9.985 TL olur. Rakamlar örnek amaçlıdır.

Virman ile tahsilat ve ödeme arasındaki fark

Virmanı tahsilat veya ödeme olarak kaydetmek en sık yapılan hatadır. Bu hata, gelir ve gider raporlarını şişirir ve cari hesaplarda var olmayan hareketler yaratır. Aşağıdaki tablo üç işlem türünü karşılaştırır:

İşlem	Karşı taraf	Toplam paraya etkisi	Örnek
Tahsilat	Müşteri (cari)	Artırır	Müşteriden havale gelmesi
Ödeme	Tedarikçi veya gider	Azaltır	Kira ödemesi
Virman	İşletmenin kendi hesabı	Değiştirmez	Kasadan bankaya nakit yatırma

Müşteriden gelen paranın hangi hesaba düştüğünü doğru izlemek için havale ve EFT ile ödeme yönetimi yazımızdaki eşleştirme önerileri de işinize yarar.

Ay sonu banka mutabakatı ile kontrol

Banka mutabakatı, programdaki banka hesabı hareketlerini bankanın ekstresiyle satır satır karşılaştırmak demektir. Virmanlar doğru kaydedildiyse ekstredeki her yatırma ve aktarma işleminin programda bir karşılığı bulunur. Eşleşmeyen satırlar genellikle unutulmuş bir virmanı, kaydedilmemiş bir banka masrafını ya da yanlış hesaba girilmiş bir tahsilatı gösterir.

Bulut ön muhasebe programımız Bilişim Ajans Muhasebe’de kasa ve banka hesapları ayrı tanımlanır, hesaplar arası virman tek işlemle kaydedilir ve her hesabın hareket dökümü ayrı raporlanır. Kayıtlar Excel’e aktarılarak ekstreyle karşılaştırılabilir; bu karşılaştırma için Excel pivot tablo rehberimiz pratik bir başlangıç sunar.

Konuyla ilgili: Ön muhasebe rehberi, sahte fatura ve ödeme dolandırıcılığı, ön muhasebe programı nasıl seçilir.

Sık sorulan sorular

Virman gelir veya gider olarak görünür mü?

Hayır. Virman işletmenin kendi hesapları arasında yapıldığı için gelir veya gider değildir. Yalnızca aktarım sırasında kesilen banka ücreti gibi masraflar gider olarak ayrıca kaydedilir.

Şahsi hesaba aktarılan para virman mıdır?

İşletme sahibinin şahsi hesabı işletmenin hesabı sayılmadığı için bu aktarım genellikle virman olarak değil, ortak veya sahip çekişi gibi ayrı bir hareket olarak izlenir. Doğru kayıt şeklini mali müşavirinizle teyit edin.

Virman kaydında hangi tarih kullanılmalı?

Paranın fiilen yer değiştirdiği tarih kullanılmalıdır. Akşam bankamatiğe yatırılan para ertesi gün hesaba geçiyorsa, banka ekstresindeki tarih esas alınırsa mutabakat daha kolay olur.