Kurumsal E-posta İmzası Nasıl Olmalı? İçerik, Tasarım ve Standart

Kısa cevap: Kurumsal e-posta imzası, gönderenin kim olduğunu ve kendisine nasıl ulaşılacağını kısa ve tutarlı biçimde gösteren bir kartvizit gibidir. İyi bir imzada ad soyad, unvan, departman, şirket adı, telefon ve web sitesi bulunur; logo küçük ve hafif tutulur, gereksiz görsel, alıntı ve uzun metinlerden kaçınılır. İmza, görseller yüklenmese bile okunabilir kalacak şekilde metin tabanlı hazırlanmalı, telefonda da düzgün görünmelidir. Tüm çalışanların aynı şablonu kullanması marka tutarlılığı sağlar; bunun için imza, kullanılan e-posta sisteminin yönetim araçlarıyla ya da hazır bir şablon ve kısa bir kullanım talimatıyla standartlaştırılır.

İmzada neler bulunmalı?

• Kişi bilgisi: Ad soyad, unvan ve departman.
• Şirket bilgisi: Şirket adı ve gerekiyorsa kurumsal unvan.
• İletişim: Sabit ve mobil telefon, web sitesi; e-posta adresi zaten göründüğü için isteğe bağlıdır.
• Adres: Müşteri ziyareti alan işletmelerde kısa adres ya da harita bağlantısı.
• Logo: Küçük boyutlu, web sitesinden bağlantılı bir görsel; ekli dosya olarak değil.
• Sosyal medya: Yalnızca aktif kullanılan bir ya da iki hesap.

Tasarım ilkeleri

• Kısalık: Birkaç satırı geçmeyen, hızla taranabilen bir düzen.
• Metin tabanlı: Tüm imzanın tek bir resim olarak hazırlanması okunabilirliği, kopyalanabilirliği ve istenmeyen posta filtrelerini olumsuz etkileyebilir.
• Yaygın yazı tipi: Her cihazda bulunan yazı tipleri kullanılır.
• Marka renkleri: Sınırlı ve okunaklı kontrastla kullanılır.
• Mobil uyum: Telefon ekranında taşmayan genişlikte ve tıklanabilir telefon numarasıyla hazırlanır.
• Yanıtlarda kısa imza: Yazışma zincirinde her mesaja uzun imza eklenmez; yanıtlar için kısa bir sürüm tanımlanabilir.

Standartlaştırma adımları

1. Tek bir imza şablonu hazırlanır ve farklı e-posta programlarında test edilir.
2. Logo ve görseller web sitesinde sabit bir adreste barındırılır.
3. Çalışan bilgileri güncel bir listeden alınır; unvan değişikliklerinde imza da güncellenir.
4. E-posta sisteminin yönetim konsolu ya da imza yönetim aracıyla imzalar merkezden uygulanabilir.
5. Yasal bilgilendirme metni gerekiyorsa kısa tutulur ve hukuk danışmanının onayıyla eklenir.

Kurumsal e-posta altyapısını kurumsal e-posta kurulumu, istenmeyen postaya düşme sorununu e-postalar spama düşüyor, marka görünümünü marka tutarlılığı yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

İmzadaki logo neden ek dosya olarak görünüyor?

Logo e-postaya gömülü olarak eklendiğinde bazı programlar onu ek dosya gibi gösterir. Logonun web sitesinde barındırılan bir görsel olarak eklenmesi bu durumu çoğu zaman önler.

İmzaya kampanya bannerı eklemek doğru mu?

Dikkatli kullanıldığında işe yarayabilir; ancak büyük görseller imzayı ağırlaştırır ve her yazışmada tekrar eder. Banner küçük tutulmalı, süresi dolunca kaldırılmalı ve yalnızca yeni mesajlarda kullanılmalıdır.

Telefondan gönderilen e-postalarda imza neden farklı?

Mobil e-posta uygulamaları genellikle kendi imza ayarını kullanır. Merkezi imza yönetimi kullanılmıyorsa telefon uygulamasındaki imza da aynı şablona uygun olarak ayrıca ayarlanmalıdır.