Satış temsilcisi bazında satış ve tahsilat takibi nasıl yapılır?

Kısa cevap: Satış temsilcisi bazında takip, her müşteriyi ve her faturayı bir temsilciyle eşleştirip satış, tahsilat ve açık alacağı temsilciye göre raporlamaktır. Yalnızca ciroya bakmak yanıltıcıdır; sağlıklı bir değerlendirme net satışı, tahsil edilen tutarı, vadesi geçen alacağı ve verilen iskonto oranını birlikte içerir.

Neden temsilci bazında takip gerekir?

Birden fazla kişinin satış yaptığı işletmelerde toplam satış rakamı, kimin ne kadar katkı sağladığını göstermez. Temsilci bazında takip, prim hesabını şeffaflaştırır, bölge veya müşteri dağılımındaki dengesizliği ortaya çıkarır ve tahsilat sorumluluğunu netleştirir. Özellikle sahada çalışan ekiplerde, satışı yapan kişinin tahsilatı da takip etmesi yaygın bir düzendir.

Takip düzeni nasıl kurulur?

1. Her temsilci için kullanıcı hesabı veya en azından ayırt edici bir kod belirleyin.
2. Müşteri kartlarına sorumlu temsilciyi atayın.
3. Faturalarda temsilci bilgisinin müşteri kartından geldiğini veya elle seçildiğini kontrol edin.
4. Tahsilat kayıtlarında da temsilci bilgisini tutun.
5. Ay sonunda temsilci bazında satış ve tahsilat listesi alın.

Ortak kullanıcı hesabıyla çalışmak bu düzeni bozar; kimin hangi kaydı açtığı izlenemez. Kişisel hesap ve yetki düzeni için ön muhasebede kullanıcı yetkileri yazımıza bakabilirsiniz. Müşteri kartına temsilci atamak, sonraki tüm raporların temelidir.

Ölçülmesi gereken dört gösterge

Aşağıdaki tablo, üç temsilcinin bir aylık örnek verisini gösterir. Rakamlar uydurmadır ve yalnızca okuma yöntemini anlatmak içindir.

Temsilci	Net satış	Tahsilat	Vadesi geçen alacak	Ortalama iskonto
Temsilci A	250.000 TL	230.000 TL	15.000 TL	%3
Temsilci B	310.000 TL	190.000 TL	95.000 TL	%9
Temsilci C	180.000 TL	175.000 TL	5.000 TL	%2

Yalnızca satışa bakıldığında Temsilci B en başarılı görünür. Ancak tahsilatı satışının gerisinde kalmış, vadesi geçen alacağı yüksek ve verdiği iskonto ortalamanın üzerindedir. Bu tablo, yüksek ciro için kâr ve tahsilat riskinden ödün verildiğini düşündürür.

• Net satış: İade ve iskonto düşülmüş, KDV hariç satış tutarı.
• Tahsilat: Dönem içinde temsilcinin müşterilerinden gelen ödeme.
• Vadesi geçen alacak: Vadesi dolmuş ama ödenmemiş fatura toplamı.
• Ortalama iskonto oranı: Verilen toplam iskontonun brüt satışa oranı.

Tahsilat sorumluluğu ve vadesi geçen alacaklar

Temsilcinin yalnızca satıştan değil tahsilattan da sorumlu tutulması, açık hesap riskini azaltır. Her hafta temsilci bazında vadesi geçen alacak listesi paylaşılabilir. Alacakların kaç gündür beklediğini görmek için alacak yaşlandırma raporu kullanışlıdır. Sahada tahsilat yapan temsilciler için telefondan sahada satış ve tahsilat yazımız pratik ipuçları içerir.

Sahada nakit tahsilat yapılıyorsa, tahsil edilen tutarın aynı gün kasaya veya bankaya teslim edilip kaydedilmesi kural haline getirilmelidir. Teslim edilmemiş nakit, kayıtta tahsil edilmiş görünse bile işletmenin elinde değildir.

Prim ve değerlendirmede adil yaklaşım

Primi yalnızca faturalanan satışa bağlamak, tahsil edilemeyen satışın da ödüllendirilmesine yol açabilir. Pek çok işletme primi tahsil edilen tutara veya brüt kâra bağlamayı tercih eder. Örneğin prim oranı tahsil edilen tutarın %1’i ise, 230.000 TL tahsilat yapan temsilcinin primi 2.300 TL olur. Prim sisteminin iş hukuku ve bordro boyutunu mali müşavirinizle netleştirin.

Çoklu kullanıcı ve yetki düzeniyle satış, tahsilat ve cari ekstreyi aynı yerde tutmak için Bilişim Ajans Muhasebe kullanılabilir.

Konuyla ilgili: Vadesi geçen alacak takibi, CRM programı seçimi, iş takip ve görev yönetimi araçları.

Sık sorulan sorular

Bir müşteriyle birden fazla temsilci ilgileniyorsa satış kime yazılır?

Karışıklığı önlemek için her müşteriye tek bir sorumlu temsilci atanır. Ortak çalışılan durumlarda paylaşım kuralı önceden yazılı olarak belirlenir.

Temsilci işten ayrılırsa müşterileri ne olur?

Müşteri kartlarındaki temsilci bilgisi yeni sorumluya aktarılır. Geçmiş faturalar eski temsilcide kalır, böylece geçmiş dönem raporları bozulmaz.

Temsilci performansı ne sıklıkla değerlendirilmeli?

Satış ve tahsilat için aylık değerlendirme yaygındır. Vadesi geçen alacak listesi ise haftalık izlendiğinde sorunlar büyümeden çözülür.