Baskı hizmeti faturası nasıl kontrol edilir? Sayaç, cihaz listesi ve sözleşme mutabakatı

Kısa cevap: Kiralama veya yönetilen baskı hizmeti faturası; sözleşmedeki cihaz listesi, her cihazın dönem başı ve dönem sonu sayaç değerleri, siyah-beyaz ve renkli sayfa ayrımı ile sözleşmede tanımlı birim koşullarının faturadaki satırlarla karşılaştırılmasıyla kontrol edilir. Bu kontrol her ay aynı tabloyla, BT ve satınalma birlikte yapıldığında hatalar birikmeden yakalanır ve sağlayıcıyla mutabakat kolaylaşır.

Neden düzenli fatura kontrolü gerekir?

Baskı hizmeti faturaları çoğu zaman onlarca cihazın sayaç farkından oluşur. Tek bir cihazın yanlış okunması, kapatılmış bir cihazın listede kalması ya da renkli sayfanın siyah-beyaz yerine sayılması küçük görünür; ancak aylar boyunca fark edilmezse yıllık bütçede belirgin bir sapma yaratabilir. Düzenli kontrol, sağlayıcıyla ilişkiyi de sağlıklı tutar: itirazlar tahmine değil kayda dayanır.

Kontrol için hazırlanması gereken belgeler

• Güncel sözleşme ve ekleri: Cihaz listesi, dahil sayfa miktarı, aşım koşulları ve fatura dönemi tanımı
• Cihaz envanteri: Seri numarası, model, konum ve bağlı olduğu birim; ayrıntılar için yazıcı envanteri nasıl tutulur rehberimize bakın
• Sayaç kayıtları: Uzaktan izleme raporu veya panelden alınan sayaç sayfası çıktıları
• Değişiklik kayıtları: Dönem içinde eklenen, taşınan, değiştirilen veya iade edilen cihazlar
• Önceki dönem faturası: Dönem başı sayaçlarının bir önceki dönem sonuyla eşleşmesini görmek için

Adım adım fatura kontrolü

Adım	Ne kontrol edilir?	Dikkat edilecek nokta
1. Cihaz listesi	Faturadaki seri numaraları envanterle birebir eşleşiyor mu?	İade edilen veya değiştirilen cihazın faturada kalması
2. Dönem başı sayaç	Bir önceki faturanın dönem sonu değeriyle aynı mı?	Atlanan veya iki kez sayılan dönem
3. Dönem sonu sayaç	Uzaktan okuma veya panel değeriyle uyumlu mu?	Tahmini okuma yapılmış cihazlar
4. Renk ayrımı	Siyah-beyaz ve renkli sayfalar ayrı mı faturalanmış?	Renkli cihazda siyah-beyaz belgenin renkli sayılması
5. Sözleşme koşulları	Dahil miktar, aşım ve birim koşulları sözleşmeyle aynı mı?	Sözleşme ekinde yapılmış güncellemeler
6. Tek seferlik kalemler	Kurulum, taşıma veya ek hizmet satırları onaylı mı?	Yazılı onayı olmayan ek kalemler

Renkli cihazlarda sayaç ayrımının nasıl çalıştığını siyah beyaz belge neden renkli sayılır yazımızda, sayaç okuma ve bakım sözleşmesi maddelerini ise fotokopi bakım sözleşmesi ve sayaç okuma rehberinde ele aldık.

Sapmaları erken yakalamak için basit kurallar

• Her cihaz için aylık sayfa sayısını önceki aylarla karşılaştırın; ani artış veya sıfır kullanım ayrıca incelenmeli
• Kullanılmayan ama faturada görünen cihazları kaldırma veya yeniden yerleştirme kararına bağlayın
• Tahmini okuma yapılan cihazları işaretleyin ve bir sonraki dönem gerçek değerle düzeltildiğini doğrulayın
• Fatura onayını, kontrol tablosu tamamlanmadan vermeyin
• Tüm itiraz ve düzeltmeleri tarih, cihaz ve tutar farkıyla birlikte tek bir kayıtta tutun

Faturayı kontrol ettikten sonra maliyetin birimlere nasıl dağıtılacağı için baskı maliyetini bölümlere yansıtma, raporlardaki göstergeleri yorumlamak için aylık baskı raporu nasıl okunur yazılarımıza göz atabilirsiniz. Faturalandırma ve vergi uygulamalarına ilişkin sorularınızı kendi mali işler veya hukuk biriminizle değerlendirin.

Yazılımla kontrolü kolaylaştırmak

Baskı yönetim yazılımı, cihaz bazında sayfa sayılarını ve kullanıcı ya da birim bazında kullanım kayıtlarını bağımsız bir kaynak olarak sunar. TomboPrint gibi bir çözümle elde edilen raporlar, sağlayıcı faturasındaki değerlerle karşılaştırılarak mutabakatın dayanağı olarak kullanılabilir. Bilişim Ajans, Lexmark yetkili BSD bayisi ve TomboPrint iş ortağıdır.

Sık sorulan sorular

Fatura kontrolünü kim yapmalı?

Sayaç ve cihaz listesini BT ekibi, sözleşme koşulları ve ödeme onayını satınalma veya mali işler birimi kontrol etmelidir. İki birimin aynı tabloyu kullanması itirazların hızlı çözülmesini sağlar.

Sayaç okuması uzaktan yapılıyorsa ayrıca kontrol gerekir mi?

Evet, ama her cihaz için her ay değil. Uzaktan okunan değerleri dönemsel olarak birkaç cihazın panelindeki sayaç sayfasıyla karşılaştırmak, okuma hatalarını erken yakalamak için yeterli bir örneklem yöntemidir.

Faturada bir hata bulunursa ne yapılmalı?

Fark, ilgili cihazın seri numarası, sayaç değerleri ve sözleşme maddesiyle birlikte yazılı olarak sağlayıcıya iletilmeli; düzeltme bir sonraki faturada mı yoksa düzeltme faturasıyla mı yapılacağı kayda geçirilmelidir.