Çalışan işe girişinde ve ayrılışında baskı erişimi nasıl yönetilir? Kart, PIN, kota ve tarama hedefleri

Kısa cevap: Çalışan işe başladığında baskı erişimi; kullanıcı hesabının, kartın veya PIN’in, kotanın ve tarama hedeflerinin tek bir kontrol listesiyle tanımlanmasıdır. Çalışan ayrıldığında aynı liste ters sırayla uygulanır: kart ve PIN kapatılır, kuyruktaki işler temizlenir, kişisel tarama klasörleri ve adres defteri kayıtları kaldırılır. Bu adımlar insan kaynakları ve BT arasında yazılı bir süreçle bağlanmazsa eski hesaplar yazıcılarda açık kalır.

Baskı erişimi neden kullanıcı yaşam döngüsüne bağlanmalı?

Pek çok kurumda e-posta ve dosya sunucusu hesapları işten ayrılışta kapatılır, ancak yazıcı tarafı unutulur. Oysa çok fonksiyonlu cihazlar kişisel bilgilere doğrudan dokunur: taranan belgeler, adres defterindeki e-posta adresleri, kuyrukta bekleyen çıktılar ve kullanıcı bazlı raporlar. Açık kalan bir kart ya da PIN şu sorunlara yol açabilir:

• Ayrılmış bir çalışanın kartıyla gizli bir çıktının alınabilmesi
• Kişisel tarama klasörlerinde sahipsiz belgelerin birikmesi
• Adres defterinde artık kullanılmayan e-posta adreslerine tarama gönderilmesi
• Baskı maliyet raporlarında yanlış bölüme veya kişiye yazılan sayfalar
• Lisans ve kota hesaplarının gerçek kullanıcı sayısını yansıtmaması

İşe girişte ve ayrılışta yapılacaklar

Alan	İşe girişte	Ayrılışta
Kullanıcı hesabı	Dizin hesabı doğru bölüm ve maliyet merkezine bağlanır.	Hesap pasif hale getirilir; baskı yazılımıyla eşitleme kontrol edilir.
Kart ve PIN	Personel kartı baskı sistemine tanıtılır, gerekirse PIN verilir.	Kart ve PIN kapatılır; kart iadesi kayda geçirilir.
Kota ve yetki	Rolüne uygun kota, renkli baskı ve tarama yetkisi tanımlanır.	Kota kapatılır; devredilmiş yetkiler geri alınır.
Tarama hedefleri	Kişisel tarama klasörü ve e-posta hedefi oluşturulur.	Klasördeki belgeler yöneticiye devredilir veya politikaya göre silinir.
Bekleyen işler	Güvenli baskı kullanımı kısaca anlatılır.	Kuyruktaki işler temizlenir.
Adres defteri	Gerekirse kişi kaydı eklenir.	Yerel adres defteri kayıtları silinir.

Kart ve PIN ile çıktı alma mantığı için güvenli baskı (pull printing) nedir, kota tanımları için kullanıcı bazlı baskı kotası rehberlerimize bakabilirsiniz.

Süreci elle değil, dizinle yönetin

Çalışan sayısı arttıkça her yazıcıda tek tek kullanıcı açmak sürdürülemez. Kullanıcıları merkezi dizinden (örneğin Active Directory) okuyan bir baskı yönetim yazılımı, hesap kapatıldığında baskı erişimini de kendiliğinden kapatır. Dikkat edilecek noktalar:

• Grup bazlı kural: Kota ve yetkileri kişiye değil, bölüm veya rol grubuna bağlayın.
• Eşitleme sıklığı: Dizin ile baskı sistemi arasındaki eşitlemenin ne sıklıkla çalıştığını bilin; acil ayrılışlarda elle tetikleyin.
• Yerel kayıtlar: Cihaz panelinde tutulan yerel adres defteri ve kısayollar dizinden bağımsızdır; bunları ayrıca kontrol edin.
• Dönemsel gözden geçirme: Üç ayda bir aktif kart listesini insan kaynakları kayıtlarıyla karşılaştırın.

Merkezi hesap yönetimi için Active Directory ve merkezi kullanıcı yönetimi, cihazdaki kişi listeleri için çok fonksiyonlu yazıcıda adres defteri ve LDAP yazılarımız yol gösterir. Kişisel verilerin saklanması ve silinmesine ilişkin süreler için kurumunuzun hukuk veya KVKK uyum birimiyle çalışın.

Sorumlulukları yazılı hale getirin

İnsan kaynakları giriş ve çıkış tarihini bildirir, BT hesap ve kart adımlarını uygular, birim yöneticisi kişisel klasördeki belgelerin akıbetine karar verir. Bu rol dağılımını kurumsal baskı politikası içine bir madde olarak eklemek, sürecin kişiye bağlı kalmasını önler.

TomboPrint, dizinle eşitlenen kullanıcı hesapları, kartla/PIN ile güvenli baskı, kotalar, maliyet merkezi raporları ve denetim kayıtlarıyla bu süreci tek ekrandan yönetmeye yardımcı olan yerli bir baskı yönetim yazılımıdır. Bilişim Ajans olarak TomboPrint iş ortağı ve Lexmark yetkili BSD bayisiyiz.

Sık sorulan sorular

Ayrılan çalışanın kuyrukta bekleyen işleri ne olmalı?

Bekleyen işler kullanıcı hesabıyla birlikte silinmeli veya kurum politikasına göre yöneticisine devredilmelidir. Hangi belgelerin saklanacağına bilgi güvenliği ve hukuk birimlerinizle birlikte karar verin.

Kart iade edilmezse ne yapılır?

Kart, baskı yönetim yazılımında ve geçiş kontrol sisteminde hemen pasif hale getirilir. Böylece kart başka biri tarafından kullanılsa bile yazıcıda kimlik doğrulaması başarısız olur.

Geçici personel ve stajyerler için ayrı kural gerekir mi?

Önerilir. Süreli hesap, düşük kota ve renkli baskı kısıtı tanımlamak; sözleşme bitiş tarihinde hesabın otomatik kapanmasını sağlamak takibi kolaylaştırır.