Çok Fonksiyonlu Yazıcıda Adres Defteri: Kişiler, Gruplar ve LDAP

Kısa cevap: Çok fonksiyonlu yazıcının adres defteri, e-postaya ve faksa tarama sırasında alıcıların listeden hızlıca seçilmesini sağlar. Küçük ofislerde kişiler ve gruplar doğrudan yazıcının web arayüzünden tek tek ya da dosyayla toplu olarak eklenebilir. Çalışan sayısı arttıkça ve personel değişimi sıklaştıkça en pratik yöntem, yazıcıyı LDAP üzerinden şirketin kullanıcı dizinine bağlamaktır; böylece rehber tek yerden güncel kalır. Adres defterini düzenleme yetkisi yöneticiyle sınırlandırılmalı, dışarıya tarama yalnızca gerekli adreslere izin verecek şekilde kısıtlanmalı ve ayrılan çalışanların kayıtları zamanında silinmelidir.

Yerel adres defteri

• Kişi kaydı: Ad, e-posta adresi ve gerekiyorsa faks numarası girilir.
• Gruplar: Muhasebe, satış gibi departman grupları oluşturularak tek seçimle birden fazla kişiye tarama gönderilir.
• Toplu içe aktarma: Birçok cihaz kişi listesinin dosyayla yüklenmesini destekler; aynı dosya diğer yazıcılara da aktarılabilir.
• Kısayollar: Sık kullanılan alıcılar için ekranda hızlı arama tuşları tanımlanır.

LDAP ile şirket rehberi

1. Yazıcının web arayüzünde LDAP ya da ağ adres defteri bölümü açılır.
2. Dizin sunucusunun adresi, bağlantı portu ve arama yapılacak dizin yolu girilir.
3. Yalnızca okuma yetkisi olan ayrı bir servis hesabı tanımlanır.
4. Mümkünse şifreli bağlantı seçilir.
5. Yazıcı ekranından bir çalışan adı aranarak bağlantı test edilir.

Güvenlik ve kişisel veri

• Adres defterini değiştirme yetkisi yönetici parolasıyla korunur.
• Kullanıcıların elle harici adres yazması gerekmiyorsa bu seçenek kapatılır ya da yalnızca şirket alan adına izin verilir.
• Tarama gönderimleri için gönderen adresi ve e-posta sunucusu ayarları doğru yapılır; aksi halde taramalar istenmeyen postaya düşebilir.
• Yazıcı yenilenirken ya da iade edilirken adres defteri ve ayarlar silinir.

Tarama ayarlarını e-postaya tarama ayarları, web arayüzünü yazıcı web arayüzü kullanımı, veri silmeyi yazıcı güvenliği ve disk silme yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Adres defteri birden fazla yazıcıya kopyalanabilir mi?

Aynı marka ve benzer modellerde adres defteri dışa aktarılıp diğer cihazlara yüklenebilir. Filo yönetim yazılımları bu işi merkezden yapabilir; LDAP kullanıldığında ise tüm yazıcılar aynı rehberi okur.

Bulut e-posta kullanıyorsak LDAP çalışır mı?

Bulut dizin hizmetleri her zaman yazıcıların kullandığı klasik LDAP bağlantısını sunmaz. Bu durumda yerel adres defteri, dosyayla toplu güncelleme ya da üreticinin bulut bağlantı çözümleri değerlendirilir.

“Bana tara” özelliği nedir?

Bazı kurumsal yazıcılarda kullanıcı kartla ya da PIN ile oturum açtığında tarama otomatik olarak kendi e-posta adresine gönderilir. Bu yöntem hem pratiktir hem de yanlış alıcıya gönderim riskini azaltır.