Yazıcıda E-postaya Tarama Ayarları: SMTP ve Kimlik Doğrulama Rehberi

Kısa cevap: Yazıcıda e-postaya tarama, cihazın taranan belgeyi bir e-posta sunucusu (SMTP) üzerinden göndermesiyle çalışır. Kurulum için yazıcının web arayüzünde SMTP sunucu adresi, port, şifreleme türü, gönderen adresi ve genellikle bir kullanıcı adı ile parola tanımlanır. Kurumsal e-posta hizmetlerinin çoğu artık şifreli bağlantı ve kimlik doğrulama ister; eski yöntemlerle bağlanan yazıcılar bu yüzden bir gün aniden gönderim yapamaz hale gelebilir. Doğru kurulumda cihaz için ayrı bir gönderim hesabı ya da e-posta hizmetinin önerdiği yazıcı yöntemi kullanılır, adres defteri düzenlenir ve dosya boyutu sınırları göz önüne alınır.

SMTP ayarlarında neler girilir?

• SMTP sunucusu: E-posta hizmetinin giden posta sunucusunun adresidir; kurumsal e-posta sağlayıcısının belgelerinde yer alır.
• Port ve şifreleme: Sunucunun istediği port ile STARTTLS ya da SSL/TLS seçeneği birlikte ayarlanır; port ile şifreleme türü uyuşmazsa bağlantı kurulamaz.
• Kimlik doğrulama: Yazıcının gönderim yapacağı hesabın kullanıcı adı ve parolası girilir. Hesapta iki adımlı doğrulama açıksa sağlayıcının izin verdiği uygulama parolası ya da alternatif yöntem gerekir.
• Gönderen adresi: Genellikle kimlik doğrulamada kullanılan hesapla aynı olmalıdır; farklı bir adres yazılırsa sunucu gönderimi reddedebilir.
• Saat ve DNS: Yazıcının saati doğru, DNS ayarları geçerli olmalıdır; aksi halde sunucu adı çözülemez ya da şifreli bağlantı sertifika hatası verir.

Kurumsal e-posta ile doğru kurulum

1. Kullanılan e-posta hizmetinin yazıcı ve tarayıcılar için önerdiği gönderim yöntemi incelenir; bazı hizmetler kimlik doğrulamalı gönderim, bazıları bağlayıcı ya da aktarma yöntemi sunar.
2. Yazıcı için kişisel bir çalışan hesabı yerine ayrı bir gönderim hesabı tanımlanır; çalışan ayrıldığında ya da parolasını değiştirdiğinde tarama durmaz.
3. Hesap yalnızca gönderim için kullanılır, güçlü bir parolayla korunur ve parolası kayıt altına alınır.
4. Yazıcının web arayüzünde SMTP bilgileri girilip test e-postası gönderilir.
5. Alan adında SPF gibi gönderen doğrulama kayıtları varsa yazıcının gönderim yöntemi bu kayıtlarla uyumlu hale getirilir; aksi halde taramalar spam klasörüne düşebilir.
6. Yazıcının yazılımı güncel tutulur; eski yazılımlar yeni şifreleme sürümlerini desteklemeyebilir.

Adres defteri ve sık görülen hatalar

Adres defterine sık kullanılan alıcılar ve birim adresleri kaydedilir; mümkünse adresler kurumsal dizinden aranır. Güvenlik için taramanın yalnızca kurum içi alan adlarına gönderilmesi ya da kullanıcının kendi adresiyle sınırlanması değerlendirilebilir.

• Kimlik doğrulama hatası: Parola değişmiş, hesap kilitlenmiş ya da sağlayıcı eski oturum açma yöntemini kapatmış olabilir.
• Sunucuya bağlanılamıyor: Port ve şifreleme eşleşmesi, güvenlik duvarında giden portun açık olması ve DNS ayarı kontrol edilir.
• Dosya çok büyük: Çözünürlük düşürülür, renkli yerine siyah beyaz tarama ya da sıkıştırılmış PDF seçilir veya büyük belgeler ağ klasörüne taranır.
• E-posta gelmiyor: Alıcının spam klasörü ve e-posta hizmetinin gönderim kayıtları incelenir.

Genel yazıcı kurulumunu ağ yazıcısı kurulumu ve tarama ayarları, klasöre ve buluta taramayı tarama iş akışları, cihaz ayar ekranlarını yazıcı web arayüzü kullanımı yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Yazıcı eskiden e-posta gönderiyordu, neden birden durdu?

En sık nedenler; gönderim hesabının parolasının değişmesi, e-posta hizmetinin eski ve güvensiz oturum açma yöntemlerini kapatması ya da yazıcının desteklemediği bir şifreleme sürümüne geçilmesidir. Yazıcının web arayüzündeki hata kaydı ve test e-postası sorunun kaynağını gösterir.

E-postaya tarama mı klasöre tarama mı tercih edilmeli?

Tek seferlik ve küçük belgeler için e-posta pratiktir. Düzenli arşivlenecek, büyük ya da gizli belgeler için ağ klasörüne ya da belge yönetim sistemine tarama daha uygundur.

Yazıcıdan gönderilen taramalar neden spam klasörüne düşüyor?

Gönderen adresi ile kullanılan sunucu, alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarıyla uyumlu değilse alıcı sunucular iletiyi şüpheli sayabilir. Yazıcı, alan adının yetkilendirdiği sunucu üzerinden gönderim yapacak şekilde ayarlanmalıdır. Ayrıntılar SPF, DKIM ve DMARC yazımızda.