Güvenli baskı (pull printing) nedir? Kartla ve PIN ile çıktı alma

Kısa cevap: Güvenli baskı (pull printing, follow-me printing veya baskı serbest bırakma), bilgisayardan gönderilen belgenin hemen basılmayıp bir sunucuda veya cihazda beklemesi ve kullanıcı yazıcının başında kartını okuttuğunda ya da PIN girdiğinde basılmasıdır. Böylece gizli belgeler tepside başkasının eline geçmez, unutulan çıktılar hiç basılmaz ve kullanıcı kurumdaki herhangi bir uyumlu yazıcıdan çıktısını alabilir.

Nasıl çalışır?

1. Kullanıcı belgeyi her zamanki gibi “Yazdır” ile tek bir ortak sürücüye gönderir.
2. İş, baskı yönetim sunucusunda kullanıcı adına kuyruğa alınır; henüz hiçbir yazıcıda basılmaz.
3. Kullanıcı istediği yazıcıya gider, personel kartını okuyucuya okutur veya PIN girer.
4. Yazıcı panelinde kendi işlerini görür; istediklerini bastırır, gerekmeyenleri siler.
5. Belirli bir süre alınmayan işler otomatik silinir ve hiç basılmaz.

Faydaları

Fayda	Açıklama
Gizlilik	Maaş bordrosu, hasta dosyası, sözleşme gibi belgeler tepside beklemez.
Tasarruf	Unutulan ve yanlışlıkla gönderilen işler basılmadığı için kağıt ve toner azalır.
Esneklik	Yazıcı meşgul veya arızalıysa başka bir cihazdan aynı iş alınır.
Tek sürücü	Bilgisayarlara her yazıcı için ayrı sürücü kurmak gerekmez.
Kayıt	Hangi belgenin kim tarafından, hangi cihazdan alındığı raporlanır.
Uyum	KVKK kapsamında kişisel veri içeren belgelerin korunmasına katkı sağlar.

Kart mı, PIN mi?

• Kart: Kurumda zaten personel/geçiş kartı varsa en pratik yöntemdir; yazıcıya uyumlu bir kart okuyucu takılır. Kartın teknolojisi (125 kHz, MIFARE vb.) okuyucu seçiminde belirleyicidir.
• PIN: Ek donanım gerektirmez; küçük ofisler veya kartı olmayan kullanıcılar için uygundur.
• Kullanıcı adı/parola: Panelden dizin hesabıyla giriş; daha yavaştır ama kart gerektirmez.

Cihaz özelliği mi, baskı yönetim yazılımı mı?

Birçok kurumsal yazıcının kendi “gizli iş/PIN ile baskı” özelliği vardır (örneğin Lexmark’ta kartlı kimlik doğrulama). Bu yöntemde iş belirli bir cihaza gönderilir ve yalnızca o cihazdan alınır. Baskı yönetim yazılımıyla ise iş merkezi sunucuda bekler, kurumdaki herhangi bir yazıcıdan alınır, kota ve raporlama ile birleşir; karışık markalı filolarda tek bir deneyim sunar.

Kurulum için gerekenler

• Baskı yönetim sunucusu (genellikle sanal makine)
• Active Directory veya kullanıcı listesi
• Yazıcı panel uygulamasını destekleyen cihazlar
• Kart kullanılacaksa kart teknolojisine uygun okuyucular
• Bilgisayarlara dağıtılacak tek ortak yazıcı kuyruğu

Yerli baskı yönetim yazılımı TomboPrint; kartla ve PIN ile güvenli baskıyı, gezici kullanıcıların herhangi bir yazıcıdan tek sürücüyle çıktı almasını ve çıktının bir asistana devredilmesini destekler. VMware veya Hyper-V üzerinde sanal makine olarak kurulur. Bilişim Ajans olarak TomboPrint’in iş ortağıyız.

Konuyla ilgili: baskı yönetim yazılımı nedir, kullanıcı bazlı baskı kotası ve yazıcı panel kilidi ve erişim kısıtlama.

Sık sorulan sorular

Güvenli baskı baskıyı yavaşlatır mı?

Kart okutma birkaç saniye sürer. Buna karşılık başkasının çıktısı arasında kendi belgesini arama ve yeniden basım ihtiyacı ortadan kalktığı için toplamda zaman kazandırır.

Alınmayan çıktılara ne olur?

Yönetici tarafından belirlenen süre (örneğin 24 saat) sonunda kuyruktan silinir ve hiç basılmaz.

Mevcut personel kartı kullanılabilir mi?

Çoğu durumda evet; yazıcıya takılacak okuyucunun kartın frekans ve teknolojisiyle uyumlu seçilmesi gerekir.