Kamu kurumlarında baskı yönetimi: kayıt, kota ve maliyet kontrolü

Kısa cevap: Kamu kurumlarında baskı yönetimi; yazıcı ve fotokopi makinelerinde yapılan tüm baskı, kopya ve tarama işlerinin kullanıcı adına kayıt altına alınması, müdürlük veya birim bazında kota ve maliyet raporu çıkarılması ve gizli belgelerin kartla ya da PIN ile yazıcının başında serbest bırakılması demektir. Bunun için kurum içindeki bir sunucuda çalışan bir baskı yönetim yazılımı kullanılır; veriler kurum dışına çıkmaz.

Kamu kurumlarının baskıda yaşadığı tipik sorunlar

• Toner ve kağıt gideri hangi birime ait, bilinmiyor; bütçe planlaması tahmine dayanıyor.
• Ortak yazıcılarda resmi yazılar ve kişisel veri içeren belgeler tepside bekliyor.
• Farklı yıllarda farklı ihalelerle alınmış, karışık markalı bir filo var.
• Renkli baskı kontrolsüz; toner siparişleri sık ve düzensiz.
• Denetimlerde “kim, ne zaman, neyi bastı” sorusuna cevap verilemiyor.

Baskı yönetimiyle neler sağlanır?

İhtiyaç	Baskı yönetimindeki karşılığı
Hesap verebilirlik	Her baskı, kopya ve tarama işi kullanıcı, cihaz ve zaman bilgisiyle kaydedilir.
Bütçe kontrolü	Müdürlük, şube veya maliyet merkezi bazında sayfa ve maliyet raporu.
Tasarruf	Renkli baskı kotası, çift taraflı varsayılan, alınmayan işlerin otomatik silinmesi.
Belge güvenliği	Kart veya PIN ile güvenli baskı; belge sahibi yazıcıya gelene kadar basılmaz.
Veri egemenliği	Yazılım kurumun kendi sunucusunda çalışır, kayıtlar kurum içinde kalır.
Kesintisiz hizmet	Yazıcı arıza ve toner uyarıları; yüksek erişilebilirlik kümesi.

Kurulum adımları

1. Envanter: Yazıcı ve çok fonksiyonlu cihazların marka, model, IP ve konumları çıkarılır.
2. Birim yapısı: Active Directory’deki birim ve gruplar maliyet merkezleriyle eşleştirilir.
3. Politika: Renkli baskı yetkisi, kotalar ve varsayılan ayarlar yazılı hale getirilir (bkz. kurumsal baskı politikası).
4. Sunucu kurulumu: Baskı yönetim yazılımı kurumun sanallaştırma altyapısına kurulur.
5. Pilot: Bir müdürlükte birkaç hafta denenir, raporlar kontrol edilir.
6. Yaygınlaştırma ve eğitim: Tüm birimlere açılır; kullanıcılara kısa rehber verilir.

Alım ve şartnamede dikkat edilecekler

• Yazılımın kurum içi sunucuda (on-premise) çalışabilmesi
• Karışık markalı filoyla uyum ve panel uygulaması desteği olan modeller
• Mevcut personel kartı teknolojisiyle uyumlu kart okuyucu
• Active Directory/LDAP entegrasyonu
• Birim ve maliyet merkezi raporları, dışa aktarma
• Yüksek erişilebilirlik (küme) desteği
• Yerinde kurulum, eğitim ve Türkçe teknik destek

Yazıcı alımıyla birlikte baskı yönetimini de şartnameye eklemek isterseniz kurumsal yazıcı alımında teknik şartname rehberimize bakabilirsiniz.

Yerli bir seçenek: TomboPrint

TomboPrint, Ankara Bilkent Cyberpark’ta geliştirilen yerli bir baskı yönetim yazılımıdır. Kurumun kendi VMware veya Hyper-V sunucusuna sanal makine olarak kurulur; ek veritabanı ve ek lisans gerektirmez. Tüm baskı ve tarama işlerini kayıt altına alır, kim, neyi, nerede yazdırdı sorusuna rapor üretir; birim bazında kota, kartla güvenli baskı, yazıcı izleme ve Active Directory entegrasyonu sunar. Bilişim Ajans olarak TomboPrint’in iş ortağıyız; kurulum, eğitim ve desteği yerinde veriyoruz.

Konuyla ilgili: baskı yönetim yazılımı nedir, güvenli baskı (pull printing), departman bazlı baskı takibi ve sayfa başı maliyet hesabı.

Sık sorulan sorular

Baskı kayıtları nerede saklanır?

Kurum içi sunucuda çalışan bir yazılımda kayıtlar kurumun kendi altyapısında tutulur; saklama süresi kurum politikasına göre ayarlanır.

Belgenin içeriği de kaydedilir mi?

Baskı yönetiminde temel kayıt iş bilgisidir: kullanıcı, cihaz, tarih, sayfa sayısı, renkli/siyah-beyaz ve belge adı. Belge içeriğinin saklanması ayrı bir tercih ve politika konusudur.

Mevcut yazıcıları değiştirmek gerekir mi?

Genellikle hayır. Ağa bağlı yazıcıların çoğunda sayım ve izleme yapılır; kartla baskı ve panel uygulaması için modelin desteklenip desteklenmediği keşifte kontrol edilir.