Dönem sonu cari mutabakatı nasıl yapılır? Müşteri ve tedarikçiyle bakiye teyidi

Kısa cevap: Cari mutabakat, belirli bir tarih itibarıyla sizin kayıtlarınızdaki bakiye ile karşı firmanın kayıtlarındaki bakiyenin aynı olduğunun iki tarafça teyit edilmesidir. Genellikle ay, çeyrek veya yıl sonunda yapılır. Her cariye o tarihteki bakiyeyi bildiren bir mutabakat yazısı gönderilir; karşı taraf ya onaylar ya da farkı gerekçesiyle bildirir.

Mutabakat neden yapılır?

Kayıt hatası her işletmede olur: bir havale yanlış firmaya işlenir, bir iade faturası unutulur ya da aynı belge iki kez girilir. Bu hatalar ay ay birikirse yıl sonunda hangi rakamın doğru olduğunu bulmak saatler alır. Düzenli mutabakat, farkları küçükken yakalamanın yoludur. Ayrıca tahsilat görüşmelerinde “bakiye konusunda anlaştık” demek, tartışmayı tutara değil ödeme tarihine taşır.

Mutabakat mali müşavirin dönem sonu çalışmalarını da kolaylaştırır. Bazı resmi bildirimlerde karşılıklı tutarların uyumlu olması beklenebilir; bu konudaki güncel kural ve sınırları mali müşavirinizle teyit edin.

Mutabakat süreci adım adım

1. Kesim tarihini belirleyin: Örneğin ayın son günü. Bu tarihten sonraki hareketler mutabakata girmez.
2. Kayıtları tamamlayın: O tarihe kadar kesilen ve gelen tüm faturaları, tahsilat ve ödemeleri işleyin.
3. Bakiye listesini çıkarın: Bakiyesi sıfırdan farklı olan carileri listeleyin.
4. Mutabakat yazısını gönderin: Her cariye kesim tarihi, bakiye tutarı ve yönü (borç/alacak) yazılı bir mektup veya e-posta iletin; ekstreyi ekleyin.
5. Yanıt süresi tanıyın: Makul bir süre içinde yanıt istendiğini yazıda belirtin.
6. Yanıtları kaydedin: Onaylanan, fark bildirilen ve yanıt gelmeyen carileri ayrı ayrı işaretleyin.
7. Farkları kapatın: Eksik veya hatalı kaydı düzeltin, gerekirse karşı tarafla ekstreleri satır satır karşılaştırın.

Mutabakat yazısında neler bulunmalı?

Yazı kısa ve net olmalıdır. Karşı tarafın muhasebe sorumlusu bu belgeyi kendi kayıtlarıyla saniyeler içinde karşılaştırabilmelidir.

• Gönderen ve alıcı firmanın unvanı, vergi bilgileri
• Kesim tarihi (“… tarihi itibarıyla”)
• Bakiye tutarı ve para birimi
• Bakiyenin yönü: “tarafımıza borçlusunuz” veya “tarafınıza borçluyuz”
• Onay ve itiraz için iki seçenek ile imza/kaşe alanı
• Ek olarak dönem ekstresi
• Yanıtın iletileceği kişi ve e-posta adresi

Fark çıktığında ne yapılır?

Fark çıkması mutabakatın başarısız olduğu anlamına gelmez; tersine sürecin amacı budur. Aşağıdaki tablo örnek bir farkın olası nedenlerini ve çözüm yolunu gösterir. Örnekte sizin kaydınızda müşterinin bakiyesi 18.000 TL borç, müşterinin bildirdiği tutar ise 15.600 TL’dir; aradaki 2.400 TL farkı inceliyoruz (rakamlar örnektir).

Olası neden	Nasıl anlaşılır?	Çözüm
Yolda olan ödeme	Müşteri kesim tarihinde havale yapmış, size ertesi gün ulaşmış	Zamanlama farkı olarak not edilir, kayıt değişmez
Karşı tarafa ulaşmayan fatura	Faturanız müşterinin kayıtlarında yok	Fatura kopyası yeniden gönderilir
Unutulan iade	Müşteri 2.000 TL + örneğin %20 KDV = 2.400 TL iade bildirmiş	İade belgesi bulunur ve cariye işlenir
Yanlış cariye işlenmiş tahsilat	Aynı tutar başka bir firmanın ekstresinde görünüyor	Kayıt doğru cariye taşınır

KDV oranları değişebilir; örnekteki oranı yalnızca hesap mantığını göstermek için kullandık. Yanlış firmaya yönlendirilmiş ödemeler bazen dolandırıcılık girişimlerinin de işaretidir; şüpheli durumlar için sahte fatura ve ödeme dolandırıcılığı yazımızdaki kontrol listesini inceleyin.

Mutabakatı kolaylaştıran alışkanlıklar

Yıl sonunu beklemek yerine büyük bakiyeli carilerle aylık, küçük carilerle çeyreklik mutabakat yapmak iş yükünü dağıtır. Mutabakat yanıtlarını taranmış olarak cari kartın yanında saklamak, sonraki dönemde başlangıç bakiyesini tartışmasız kılar; bunun için dijital arşiv düzeni kurmak faydalıdır. Bakiye listesi ve ekstreleri tek ekrandan çıkarabildiğiniz Bilişim Ajans Muhasebe gibi bir ön muhasebe programı ise mektup hazırlama süresini ciddi biçimde kısaltır.

Konuyla ilgili: Havale ve EFT ile ödeme yönetimi · Tekrarlayan işleri otomatikleştirme · Ön muhasebe rehberi

Sık sorulan sorular

Cari mutabakat ne sıklıkla yapılmalı?

En az yılda bir kez yapılması yaygındır; hareketi yoğun ve bakiyesi yüksek carilerle aylık veya çeyreklik mutabakat, farkları erken yakalamayı sağlar.

Karşı taraf mutabakat yazısına yanıt vermezse ne yapılır?

Hatırlatma gönderilir ve telefonla takip edilir. Yanıt gelmeyen cariler ayrıca işaretlenir; bu durumun nasıl değerlendirileceğini mali müşavirinizle konuşun.

Bakiyesi sıfır olan carilere de mutabakat gönderilir mi?

Genellikle gerekmez; ancak dönem içinde yoğun hareket gören bir firmanın bakiyesi sıfırsa, kısa bir teyit almak karşı tarafta açık kalmış bir kaydı ortaya çıkarabilir.