Kira, abonelik ve düzenli ödemeler nasıl takip edilir? Ödeme takvimi hazırlama

Kısa cevap: Düzenli ödemeler, tüm tekrarlayan yükümlülüklerin tutarı, vadesi, ödeme yöntemi ve sorumlusuyla birlikte tek bir ödeme takviminde listelenmesiyle takip edilir. Ödeme takvimi, işletmenin önümüzdeki haftalarda ve aylarda hangi gün ne kadar ödeme yapacağını gösteren plan demektir. Takvim düzenli güncellendiğinde gecikme, çift ödeme ve unutulan abonelik riski büyük ölçüde azalır.

Hangi ödemeler takvime girmeli?

Düzenli ödeme, belirli aralıklarla tekrar eden ve tutarı önceden bilinen ya da tahmin edilebilen ödemedir. Birçok işletme kirayı ve maaşları hatırlar ama yılda bir kez gelen ödemeleri veya kartla otomatik çekilen abonelikleri gözden kaçırır. Takvime girmesi gereken başlıca kalemler şunlardır:

• Ofis, dükkân veya depo kirası ve aidatlar
• Elektrik, su, doğalgaz, internet ve telefon faturaları
• Yazılım, bulut depolama, alan adı ve hosting abonelikleri
• Araç kiralama, kredi ve leasing taksitleri
• Sigorta poliçeleri ve bakım sözleşmeleri
• Mali müşavirlik ve diğer dış hizmet ücretleri
• Vergi ve sosyal güvenlik ödemeleri (tarihleri için mali müşavirinizle teyit edin)

Ödeme takvimi nasıl kurulur?

1. Son birkaç ayın banka dökümlerini ve kart ekstrelerini tarayarak tekrarlayan tüm ödemeleri çıkarın.
2. Her ödeme için karşı taraf, tutar, sıklık, vade günü ve ödeme yöntemini yazın.
3. Her kaleme bir sorumlu atayın.
4. Yıllık veya üç aylık ödemeleri ilgili aylara yerleştirin.
5. Tutarı değişken olan faturalar için son ayların ortalamasını tahmin olarak girin.
6. Her ayın toplam ödeme ihtiyacını hesaplayın ve nakit planına aktarın.
7. Ödeme yapıldıkça satırı işaretleyin ve dekontu ilişkilendirin.

Takvimin bu ayın ödemelerini haftalara bölen bir görünümü de olmalıdır; böylece tahsilatların hangi haftada ödemeleri karşılayacağı görülür. Bu konuda haftalık nakit akışı planı rehberimiz iyi bir tamamlayıcıdır.

Örnek ödeme takvimi satırları

Aşağıdaki tablo uydurma rakamlarla hazırlanmış, küçük bir ofis için örnek takvim satırlarını gösterir.

Kalem	Sıklık	Vade günü	Tutar (örnek)	Ödeme yöntemi
Ofis kirası	Aylık	Her ayın 5’i	25.000 TL	Havale
İnternet ve telefon	Aylık	Her ayın 15’i	1.800 TL	Otomatik ödeme
Ön muhasebe ve e-posta abonelikleri	Aylık	Her ayın 20’si	2.400 TL	Kredi kartı
Araç kredisi taksiti	Aylık	Her ayın 25’i	12.000 TL	Banka talimatı
İşyeri sigortası	Yıllık	Poliçe yenileme ayı	18.000 TL	Kredi kartı
Alan adı ve hosting	Yıllık	Yenileme tarihi	4.500 TL	Kredi kartı

Bu örnekte aylık sabit ödeme ihtiyacı 41.200 TL’dir; sigorta yenileme ayında ise bu rakam 18.000 TL artar. Yıllık kalemleri takvime yazmamak, o ay nakdin beklenmedik biçimde sıkışmasına neden olur.

Gereksiz abonelikleri yakalamak

Tekrarlayan ödemeler bir kez başladığında kimse onları sorgulamaz. Deneme süresi için açılıp unutulan bir yazılım, ayrılan bir çalışana ait lisans veya artık kullanılmayan bir hat aylarca ödenmeye devam edebilir. Üç ayda bir takvimdeki her aboneliğin yanına kullanılıyor mu, kaç kullanıcı var, daha uygun bir paket var mı sorularını yazmak basit ama etkili bir kontroldür. Kartla çekilen abonelikleri izlemek için şirket kredi kartı harcamaları takibi yazımıza da göz atabilirsiniz.

Takvimi ön muhasebe kayıtlarıyla bağlamak

Ödeme takvimi yalnızca bir hatırlatıcı olarak kalırsa gerçekleşen ödemelerle bağı kopar. Her düzenli ödeme için karşı tarafı bir tedarikçi cari kartı olarak açmak, faturayı alış veya gider kaydı olarak işlemek ve ödemeyi bu cariye bağlamak, hangi ödemenin yapılıp hangisinin beklediğini cari bakiyelerden görmenizi sağlar. Bilişim Ajans Muhasebe‘de tedarikçi carileri, gider kayıtları ve kasa-banka hareketleri bir arada tutulduğu için bu kontrol kısa sürer. Tedarikçi ödemelerinin genel planlaması için tedarikçi ödemeleri planlama yazımız da yararlı olacaktır.

Konuyla ilgili: Havale ve EFT ile ödeme yönetimi, Tekrarlayan işleri otomatikleştirme, İşletme giderleri kategorileri

Sık sorulan sorular

Otomatik ödeme talimatı varsa takvime yine de gerek var mı?

Evet. Otomatik ödeme paranın zamanında çıkmasını sağlar ama hesapta yeterli bakiye olup olmadığını kontrol etmez. Takvim, o gün ne kadar nakit gerektiğini önceden gösterir.

Ödeme takvimi ne sıklıkla güncellenmeli?

Yeni bir sözleşme veya abonelik başladığında hemen, genel kontrol için ise ayda bir güncellenmelidir. Haftalık kısa bir bakış, yaklaşan ödemeleri kaçırmamayı sağlar.

Tutarı her ay değişen faturalar takvime nasıl yazılır?

Son birkaç ayın ortalaması tahmin olarak yazılır ve fatura geldiğinde gerçek tutarla düzeltilir. Mevsimsel farklar varsa geçen yılın aynı ayı daha iyi bir referanstır.