E-İrsaliyeye Geçiş Süreci: Hazırlık, Entegratör ve Sevkiyat Düzeni

Kısa cevap: E-irsaliye, sevk irsaliyesinin kağıt yerine elektronik ortamda düzenlenip alıcıya elektronik olarak iletilmesidir. Geçiş sürecinde önce işletmenin zorunluluk kapsamı ve başlangıç tarihi mali müşavirle netleştirilir, ardından e-irsaliyenin hangi yöntemle düzenleneceği seçilir; çoğu işletme bunu bir özel entegratör ve muhasebe ya da ERP programı entegrasyonu üzerinden yapar. En kritik nokta depo ve sevkiyat düzenidir: irsaliye, mal sevk edilmeden önce düzenlenmesi gereken bir belge olduğu için depoda sevkiyatı hazırlayan kişi ile irsaliyeyi düzenleyen kişinin iş akışı birlikte tasarlanmalıdır. Stok kartları, araç ve taşıyıcı bilgileri ile alıcı adresleri geçişten önce temizlenmelidir.

Geçişten önce hazırlık

1. Kapsamın netleşmesi: İşletmenin e-irsaliye zorunluluğu ve başlangıç tarihi mali müşavirle birlikte belirlenir.
2. Yöntem seçimi: Düzenleme yöntemi, sevkiyat sayısına ve kullanılan programa göre seçilir; yoğun sevkiyatı olan işletmelerde genellikle özel entegratör ve program entegrasyonu tercih edilir.
3. Program uyumu: Muhasebe, ön muhasebe ya da ERP programının e-irsaliyeyi doğrudan oluşturup gönderebildiği kontrol edilir.
4. Veri temizliği: Stok kartları, birimler, cari adresleri, araç plakaları ve şoför bilgileri güncellenir.
5. Deneme: Canlıya geçmeden önce örnek belgelerle test yapılır.

Depo ve sevkiyat akışı nasıl kurulmalı?

• Sıralama: Sevkiyat hazırlanır, irsaliye düzenlenir, ardından araç yola çıkar; araç çıktıktan sonra belge düzenlemek alışkanlığı bırakılmalıdır.
• Barkodlu hazırlık: Depoda barkod ya da el terminaliyle toplanan ürünler irsaliyeye otomatik aktarılırsa hatalı miktar riski azalır.
• Araçtaki bilgi: Sevkiyat sırasında araçta bulunması gereken belge ya da bilgilerin şekli mali müşavirle netleştirilir; gerekiyorsa çıktı alınır.
• Alıcı tarafı: Gelen e-irsaliyelerin kim tarafından kontrol edileceği ve teslim alınan malın kabul ya da ret yanıtının nasıl verileceği belirlenir.
• Fatura bağlantısı: İrsaliye ile sonradan kesilecek fatura arasındaki eşleştirme programda takip edilir.

Sık yapılan hatalar

• Geçişi yalnızca muhasebenin işi sanıp depo ve sevkiyat personelini sürece dahil etmemek.
• Stok kartlarında farklı birim ve adlandırmaların bulunduğu dağınık veriyle canlıya geçmek.
• İnternet kesintisi ya da program arızası gibi durumlar için yedek bir plan hazırlamamak.
• Düzenleme yetkisini tek bir kişiye bağlayıp yokluğunda sevkiyatı durdurmak.

Fatura tarafındaki geçişi e-fatura ve e-arşiv geçiş süreci, depo düzenini barkodlu stok otomasyonu, program seçimini ön muhasebe programı seçimi yazımızda anlattık.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

Sık sorulan sorular

E-irsaliye zorunluluğunun kapsamına girip girmediğimi nasıl öğrenirim?

Zorunluluk kapsamı ve başlangıç tarihleri ilgili vergi mevzuatıyla belirlenir ve zaman zaman güncellenir. İşletmenizin durumunu mali müşavirinize danışarak netleştirmeniz en doğru yoldur.

E-irsaliye için yazıcı gerekir mi?

Belgenin kendisi elektronik olsa da sevkiyatta ve depoda çıktı ya da barkod etiketi ihtiyacı sürebilir. Bu nedenle depoda hızlı ve güvenilir bir yazıcı bulundurmak iş akışını kolaylaştırır. Ayrıntılar fatura ve irsaliye baskısı için yazıcı yazımızda.

Hatalı düzenlenen e-irsaliye nasıl düzeltilir?

Hatalı belgenin iptali ya da yerine yeni belge düzenlenmesi mevzuattaki usullere bağlıdır. Hata fark edildiğinde işlem yapmadan önce mali müşavirinize danışın.