Fatura ve İrsaliye Baskısı İçin Yazıcı Nasıl Seçilir?

Kısa cevap: Fatura ve irsaliye baskısı için doğru yazıcı, kullanılan belge türüne ve günlük evrak hacmine göre seçilir. Kopyalı ya da karbonlu çok nüshalı sürekli form kullanılıyorsa bu formları tek seferde basabilen nokta vuruşlu yazıcı gerekir. E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliyeye geçmiş işletmelerde ise belgelerin çıktısı çoğunlukla düz A4 kağıda alınır; bu iş için hızlı, ağa bağlı ve sayfa başı maliyeti düşük bir siyah beyaz lazer yazıcı daha uygundur. Seçimde ayrıca muhasebe ya da ERP programının çıktı ayarlarıyla uyum, sevkiyat noktasındaki toz ve yoğunluk gibi ortam koşulları ve arıza anında yedek çözüm dikkate alınmalıdır.

Belge türüne göre yazıcı

• Çok nüshalı sürekli form: Kopyalı matbu formlarda tüm nüshalar ancak baskı kafasının kağıda vurmasıyla çıkar; bu iş nokta vuruşlu yazıcı gerektirir.
• Düz kağıt ve e-belge çıktısı: E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye görünümleri düz A4 kağıda basılır; siyah beyaz lazer yazıcı hızlı ve ekonomik bir çözümdür.
• Tek nüshalı matbu form: Önceden basılmış formlar lazer yazıcıda da kullanılabilir; formun yazıcının ısısına uygun olması ve tepside doğru hizalanması gerekir.
• Sevk etiketleri: Koli ve kargo etiketleri için ayrı bir etiket yazıcısı, evrak yazıcısının yükünü azaltır.

Seçimde dikkat edilecekler

1. Hacim: Günlük ve ay sonu yoğunluktaki evrak sayısı, yazıcının önerilen aylık kapasitesiyle karşılaştırılır.
2. Program uyumu: Muhasebe ya da ERP programındaki form tasarımının yazıcıda kaymadan basıldığı deneme baskısıyla doğrulanır.
3. Kağıt ve tepsi: Matbu form ile düz kağıt aynı cihazda kullanılacaksa ayrı tepsi ya da ayrı cihaz planlanır.
4. Ağ bağlantısı: Birden fazla kullanıcı ve sevkiyat noktası varsa yazıcı ağa bağlanır, sabit IP adresi verilir.
5. Ortam: Depo ve sevkiyat alanında toz, sıcaklık ve yoğun kullanım dayanıklılık beklentisini artırır.
6. Yedek plan: Sevkiyatın durmaması için arıza anında belgeyi basacak ikinci bir cihaz ya da yol belirlenir.

E-belgeye geçişte yazıcı ihtiyacı nasıl değişir?

Elektronik belgeye geçişle birlikte matbu form, karbon kağıdı ve nokta vuruşlu yazıcı ihtiyacı genellikle azalır; basılan belgeler düz kağıda alınan görünümlere dönüşür. Buna karşın bazı müşteriler ya da sevkiyat süreçleri için çıktı almaya devam edilebilir. Hangi belgenin hangi durumda basılı olarak bulunması gerektiği konusunda mali müşavirinize danışın; yazıcı planı bu ihtiyaca göre yapılır.

Çok nüshalı formları nokta vuruşlu yazıcı ne zaman gerekir, geçiş sürecini e-fatura ve e-arşiv geçiş süreci, hacme göre seçimi aylık baskı hacmine göre yazıcı seçimi yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Fatura basmak için mürekkep püskürtmeli yazıcı uygun mu?

Düşük hacimde kullanılabilir; ancak yoğun evrak basılan işletmelerde lazer yazıcılar genellikle daha hızlı ve sayfa başı maliyet açısından daha ekonomiktir. Karşılaştırma mürekkep püskürtmeli mi lazer mi yazımızda.

Matbu formda yazılar neden kayıyor?

Kağıdın tepsiye yerleşimi, sürücüdeki kağıt boyutu ve programdaki form kenar boşlukları birbirini tutmuyor olabilir. Programın form tasarımında hizalama ayarı yapılıp deneme baskısıyla kontrol edilir.

Sevkiyat noktası için ayrı yazıcı gerekir mi?

Sevkiyat ofisten uzaksa ya da yoğunsa, irsaliye ve etiketlerin bulunduğu noktada basılması işi hızlandırır ve belge karışıklığını azaltır. Etiket yazıcılarını etiket yazıcısı seçimi yazımızda ele aldık.