IP Santralde Dahili Numara Planı: Numaralandırma, Gruplar ve Çağrı Akışı

Kısa cevap: IP santralde dahili numara planı, her kullanıcıya, departmana ve servise mantıklı ve büyümeye açık numaralar verilmesidir. Genellikle tüm dahililer aynı uzunlukta seçilir; departmanlara numara blokları ayrılır ve çağrı grupları, sesli mesaj, karşılama menüsü ile toplantı odaları için ayrı aralıklar planlanır. Numaralar, dış hat kodu ve acil numaralarla çakışmayacak şekilde belirlenmelidir. Plan kurulumdan önce yazılı hale getirilir; gelen çağrının hangi sırayla kime çalacağı, mesai dışında nereye yönleneceği ve cevapsız kalan çağrının ne olacağı da bu planla birlikte tasarlanır.

Numaralandırma ilkeleri

• Sabit uzunluk: Küçük işletmelerde üç haneli, çok şubeli ya da büyük yapılarda dört haneli dahililer tercih edilir.
• Departman blokları: Örneğin satış için bir yüzlük, muhasebe için başka bir yüzlük blok ayrılır.
• Servis numaraları: Gruplar, sesli mesaj, park ve konferans için ayrı aralıklar kullanılır.
• Çakışmadan kaçınma: Dış hat kodu ile başlayan dahililer ve acil numaraları çağıştıran numaralar kullanılmaz.
• Büyüme payı: Her blokta yeni personel için boş numara bırakılır.

Çağrı akışı tasarımı

1. Karşılama: Gelen çağrı doğrudan santral görevlisine mi, yoksa kısa bir sesli menüye mi gidecek belirlenir.
2. Gruplar: Satış ve destek gibi gruplarda telefonların aynı anda mı sırayla mı çalacağı seçilir.
3. Cevapsız çağrı: Belirli süre sonra başka gruba, sesli mesaja ya da mobil numaraya yönlendirme tanımlanır.
4. Mesai dışı: Çalışma saatleri ve resmi tatiller için ayrı anons ve yönlendirme ayarlanır.
5. Dış numaralar: Birden fazla dış numara varsa her birinin hangi gruba düşeceği belirlenir.

Şubeler ve rehber

• Şubelerde aynı numaraların tekrar etmemesi için her şubeye farklı bir başlangıç hanesi verilir.
• Dahili rehber santral üzerinden telefonlara dağıtılır ve personel değişikliklerinde güncellenir.
• Ayrılan personelin dahilisi ve sesli mesaj kutusu kapatılır ya da ilgili kişiye yönlendirilir.

Santral seçimini IP santral seçimi, bulut santrali bulut santral nedir, ses sorunlarını IP telefon ses kalitesi sorunları yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Eski santraldeki dahili numaralar korunabilir mi?

Çoğu durumda korunabilir; bu, personelin ve müşterilerin alışkanlıklarını bozmaz. Ancak eski planda çakışma ya da düzensizlik varsa geçiş, planı düzeltmek için iyi bir fırsattır.

Sesli karşılama menüsünde kaç seçenek olmalı?

Arayanın kolayca hatırlayabileceği az sayıda seçenek tercih edilir. Uzun ve çok katmanlı menüler arayanları yorar; sık aranan birimler öne alınır ve operatöre ulaşma seçeneği bırakılır.

Dahili numara cep telefonunda da çalabilir mi?

Evet. Birçok IP santral mobil uygulama ya da yönlendirme özelliğiyle dahili çağrıları cep telefonuna taşıyabilir. Bu özellik, sahada ya da uzaktan çalışan personel için kullanışlıdır.