KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir, Normal E-postadan Farkı Ne?

Kısa cevap: KEP (kayıtlı elektronik posta), gönderilen iletinin kim tarafından, kime, ne zaman gönderildiğini ve teslim edildiğini kayıt altına alan, hukuki delil niteliği taşıyan bir elektronik posta hizmetidir; iadeli taahhütlü mektubun elektronik karşılığı olarak bilinir. Normal e-postada teslim kanıtlanamaz ve içerik kolayca değiştirilebilirken KEP iletileri ve gönderim kayıtları yetkili KEP hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli biçimde saklanır. KEP adresi yetkili sağlayıcılardan alınır ve iletiler KEP adresleri arasında gönderilir. İşletmeler KEP’i resmi kurumlarla yazışmalarda, ihtar ve fesih gibi kanıtlanması gereken bildirimlerde kullanır.

KEP ile normal e-posta arasındaki farklar

• Delil niteliği: KEP iletileri ve gönderim-teslim kayıtları hukuki delil olarak kullanılabilir; normal e-postada bu güvence yoktur.
• Kimlik: KEP adresi, kimliği doğrulanmış kişi ya da kurum adına açılır.
• Teslim kaydı: İletinin alıcının KEP hesabına ulaştığı zaman kayıt altına alınır.
• Bütünlük: İleti gönderildikten sonra içeriğin değiştirilmediği kanıtlanabilir.
• Alıcı: KEP iletisi yalnızca başka bir KEP adresine gönderilir; normal e-posta adreslerine KEP niteliğinde ileti gönderilemez.

KEP nerelerde kullanılır?

• Resmi kurumlara yapılan başvuru ve yazışmalarda.
• Sözleşme feshi, ihtar ve temerrüt bildirimleri gibi zamanının ve içeriğinin kanıtlanması gereken iletilerde.
• Şirketler arası sipariş, teklif ve sözleşme yazışmalarında.
• Kurum içi resmi bildirimlerde.
• Bazı şirket türleri için KEP adresi edinmek mevzuat gereği zorunludur; işletmenizin durumunu mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza danışın.

İşletmede KEP kullanımı için öneriler

1. KEP hesabı yetkili bir KEP hizmet sağlayıcısından şirket adına açılır ve hesaba kimlerin erişeceği belirlenir.
2. Gönderim için gereken e-imza ya da mobil imza yetkili kişiler adına hazırlanır.
3. KEP kutusu düzenli olarak kontrol edilir; gelen iletiler okunmasa bile teslim edilmiş sayılabilir.
4. Önemli KEP iletileri ve delil kayıtları işletmenin arşivinde de saklanır.
5. KEP adresine benzeyen sahte e-postalara karşı dikkatli olunur; bağlantılara tıklamadan önce gönderen doğrulanır.

Yazışma arşivini kurumsal e-posta arşivleme, e-posta altyapısını kurumsal e-posta kurulumu, sahte iletileri kimlik avı e-postaları yazımızda anlattık.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

Sık sorulan sorular

KEP ile normal e-posta adresine ileti gönderilebilir mi?

KEP sistemi KEP adresleri arasında çalışır ve delil niteliği bu gönderimler için geçerlidir. Karşı tarafın KEP adresi yoksa bildirimin hangi yolla yapılacağı hukuk danışmanıyla değerlendirilmelidir.

KEP iletisi açılmazsa ne olur?

İletinin alıcının KEP kutusuna ulaştığı an kayıt altına alınır. Hukuki sonuçlar bildirim türüne göre değişebileceğinden ayrıntılar için hukuk danışmanınıza danışın; KEP kutusu düzenli kontrol edilmelidir.

KEP göndermek için e-imza gerekir mi?

KEP hizmet sağlayıcıları genellikle ileti gönderimi için e-imza ya da mobil imza ister. Sağlayıcının sunduğu yöntemler hesap açılırken kontrol edilmelidir.