Market ve bakkallarda veresiye defteri yerine cari takip nasıl yapılır?

Kısa cevap: Veresiye takibi, mahalle müşterisine yapılan borçlu satışları kişi bazında bir cari hesapta tutmak ve ödemeleri aynı hesaptan düşmek demektir. Defter yerine programda tutulan cari, kimin ne kadar borcu olduğunu anında gösterir, ekstre ile müşteriye kanıt sunar ve unutulan borçları azaltır.

Veresiye defterinin sınırları

Kâğıt veresiye defteri yıllardır işe yarar, ama bazı zayıf noktaları vardır: sayfalar dolar, el yazısı okunmaz, toplam borç her seferinde yeniden hesaplanır ve defter kaybolursa alacak da kaybolur. Birden fazla kişi kasaya baktığında kimin hangi kaydı düştüğü belirsizleşir.

Cari hesap ise her müşteri için borç ve alacak hareketlerini tarihli olarak tutan bir kayıttır. Mantığını ayrıntılı öğrenmek isterseniz cari hesap nedir yazımız iyi bir başlangıçtır.

Defterden cari hesaba geçiş adımları

1. Defterdeki her müşteri için ad, telefon ve adres bilgisiyle bir cari kart açın.
2. Geçiş günü itibarıyla her müşterinin toplam borcunu açılış bakiyesi olarak girin.
3. Müşteriye bakiyesini söyleyerek teyit alın; farklılık varsa o gün düzeltin.
4. Bundan sonraki her veresiye satışı cari karta satış olarak işleyin.
5. Ödeme geldiğinde tahsilatı kasaya ve müşterinin carisine birlikte kaydedin.

Açılış tutarlarını doğru girmenin incelikleri açılış bakiyeleri nasıl girilir rehberinde anlatılıyor.

Müşteri limiti ve tahsilat günü belirlemek

Her müşteriye bir üst borç sınırı koymak, veresiyenin kontrolden çıkmasını önler. Örneğin maaşını ayın 15’inde alan bir müşteri için 3.000 TL limit ve tahsilat günü olarak ayın 16’sı belirlenebilir. Limit dolduğunda yeni veresiye yerine önce ödeme istemek, ilişkiyi bozmadan riski sınırlar.

Limitleri herkese aynı tutmak zorunda değilsiniz. Yıllardır düzenli ödeyen bir aileye daha yüksek, yeni taşınan bir müşteriye daha düşük limit tanımlamak makuldür. Önemli olan, limitin kasadaki herkes tarafından bilinmesi ve istisnaların yalnızca dükkân sahibi onayıyla yapılmasıdır.

Konu	Veresiye defteri	Programda cari takip
Toplam borç	Elle toplanır	Anında görünür
Geçmiş hareket	Sayfa sayfa aranır	Tarih sırasıyla listelenir
Müşteriye kanıt	Defter gösterilir	Ekstre yazdırılır veya gönderilir
Kayıp riski	Defterle birlikte kaybolur	Yedekli olarak saklanır
Birden fazla kasiyer	Kimin yazdığı belirsiz	Kullanıcı bazında kayıt

Ekstre ile anlaşmazlıkları azaltmak

Cari ekstre, bir müşterinin belirli bir dönemdeki tüm alışlarını ve ödemelerini sırayla gösteren dökümdür. Borcuna itiraz eden bir müşteriye hangi gün ne aldığını göstermek, tartışmayı kısa sürede bitirir. Ekstrenin nasıl yorumlanacağını cari hesap ekstresi nasıl okunur yazısında bulabilirsiniz.

• Ayda bir, borcu belirli bir tutarı aşan müşterilere bakiye hatırlatması yapın.
• Uzun süredir ödeme yapmayan hesapları ayrı bir listede izleyin.
• Kısmi ödemelerde makbuz verin ve tutarı aynı gün cariye işleyin.

Veresiye takibinde sık yapılan hatalar

Programa geçmek tek başına düzen getirmez; kayıt alışkanlığı da değişmelidir. Mahalle marketlerinde en sık görülen sorunlar, işin yoğun olduğu saatlerde kaydın sonraya bırakılması ve aynı kişiye iki ayrı kart açılmasıdır. Aşağıdaki hatalar alacak tutarını sessizce büyütür.

• Satışı o an değil, akşam hatırlanarak girmek: tutar ya da ürün unutulabilir.
• Aynı müşteriyi farklı yazımlarla iki kez kaydetmek: borç ikiye bölünür, toplam görünmez.
• Aile üyelerinin alışlarını ayrı kartlara dağıtmak: kimin ödeyeceği belirsizleşir.
• Kısmi ödemeyi kaydetmeden kasaya koymak: müşteri borcu yüksek görünür ve itiraz eder.
• Uzun süredir hareketsiz hesapları hiç gözden geçirmemek: tahsil şansı zamanla azalır.

Bu hataların çoğu basit bir kuralla önlenir: veresiye satış kasada kayda girmeden poşet teslim edilmez. Müşteri kartını telefon numarasıyla açmak da mükerrer kayıtları büyük ölçüde engeller, çünkü arama yaparken aynı numara hemen çıkar.

Stok ve kasa ile bağlantı

Veresiye satış da bir satıştır; ürün raftan çıkar. Satışı stok kartlarıyla birlikte kaydettiğinizde hem cari borç hem de stok azalır. Gün sonunda kasadaki nakit ile veresiye toplamı ayrı görülür, böylece kasa farkı daha kolay açıklanır.

Bulut ön muhasebe programımız cari kart, cari ekstre ve kritik stok uyarısını aynı ekranda sunar; kasada birden fazla kişi çalışıyorsa her kullanıcıya ayrı yetki verebilirsiniz.

Müşteri telefon ve adres bilgileri kişisel veridir; bunları yalnızca alacak takibi amacıyla tutmak ve korumak gerekir. Yasal yükümlülükler için mali müşavirinize veya bir hukukçuya danışın.

Konuyla ilgili: Vadesi geçen alacak takibi, Esnaf ve küçük dükkân ön muhasebe düzeni, Ön muhasebede müşteri verileri ve KVKK.

Sık sorulan sorular

Veresiye defterindeki eski borçları programa nasıl aktarırım?

Her müşteri için tek bir açılış bakiyesi girmeniz yeterlidir. Eski hareketleri tek tek yazmak yerine geçiş günündeki toplam borcu müşteriyle teyit ederek kaydedin; defteri de arşivde saklayın.

Müşteri borcunu öderken farklı tutar söylerse ne yapmalıyım?

Programdan o müşterinin cari ekstresini alıp birlikte kontrol edin. Hangi gün ne alındığı ve ne ödendiği görünür olduğu için farkın kaynağı genellikle hızlıca bulunur.

Veresiye limiti koymak müşteri kaybettirir mi?

Açık ve herkese aynı uygulanan bir limit genellikle güveni artırır. Limit dolduğunda kısmi ödeme isteyip satışa devam etmek, ilişkiyi korurken alacağın büyümesini önler.