Masa Başı Yazıcılar mı, Merkezi Çok Fonksiyonlu Cihaz mı? Filo Sadeleştirme

Kısa cevap: Birçok ofiste zamanla her masaya ya da odaya farklı marka ve modelde küçük yazıcılar eklenir; bu da yüksek sayfa başı maliyet, çok sayıda farklı toner, dağınık servis ve izlenemeyen baskı anlamına gelir. Masa başı yazıcıları azaltıp kat ya da birim bazında paylaşılan çok fonksiyonlu cihazlarda toplamak, genellikle maliyeti düşürür, güvenli baskı ve raporlama imkanı sağlar ve yönetimi sadeleştirir. Bununla birlikte gizli belge basan yöneticiler, sürekli etiket ya da reçete basan tezgahlar veya ortak cihaza uzak kalan çalışanlar gibi istisnalar için masa başı cihaz gerekebilir. Karar, mevcut cihazların envanteri ve gerçek baskı hacmi ölçülerek verilmelidir.

Karşılaştırma

• Maliyet: Küçük yazıcıların sayfa başı maliyeti genellikle kurumsal cihazlara göre yüksektir.
• Sarf: Her model farklı toner ister; stok ve sipariş yönetimi karmaşıklaşır.
• Güvenlik: Merkezi cihazlarda kart ya da PIN ile güvenli baskı, masa başı cihazlarda ise fiziksel yakınlık gizlilik sağlar.
• Yönetim: Merkezi cihazlar uzaktan izlenir ve raporlanır; dağınık cihazlar genellikle izlenmez.
• Kolaylık: Masa başı yazıcı kullanıcıya yakındır; merkezi cihaz birkaç adım yürümeyi gerektirir.

Sadeleştirme adımları

1. Tüm yazıcılar, modelleri, konumları ve aylık sayfa sayıları envantere alınır.
2. Toner ve servis giderleri toplanarak gerçek sayfa başı maliyet hesaplanır.
3. Kat ya da birim bazında ortak cihaz yerleri ve ihtiyaç duyulan özellikler belirlenir.
4. Masa başı cihaz gerektiren istisnalar net kriterlerle tanımlanır.
5. Geçiş kademeli yapılır; kullanıcılara güvenli baskı ve tarama kısaca öğretilir.
6. Kaldırılan cihazların diskleri ve ayarları temizlenir.

Geçişi kolaylaştıran unsurlar

• Ortak cihazın kullanıcılara makul yürüme mesafesinde olması.
• Güvenli baskı ile gizli belgelerin ortak cihazda korunması.
• Tek bir yazıcı adıyla birden fazla cihazdan çıktı alınabilen baskı düzenleri.
• Toner ve servis dahil bir kiralama ya da hizmet modeli.

Yerleşimi ofiste yazıcı yerleşimi ve ortak kullanım, maliyeti sayfa başı maliyet, kiralama seçeneğini yazıcı kiralama mı satın alma mı yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Kaç kişiye bir ortak cihaz yeterlidir?

Kullanıcı sayısından çok baskı hacmi ve yoğun saatlerdeki kullanım belirleyicidir. Cihazın önerilen aylık hacmi ve kullanıcıların yürüme mesafesi birlikte değerlendirilir.

Yöneticilerin masa başı yazıcısı kaldırılmalı mı?

Gizlilik gerekçesi çoğu zaman güvenli baskıyla karşılanabilir. Yine de sık gizli belge basan ya da ortak cihaza erişimi zor olan kullanıcılar için istisna tanımlanabilir.

Eski küçük yazıcılar ne yapılmalı?

Veri içeren cihazların hafızası temizlenir; kalan tonerler kullanılır ya da değerlendirilir, cihazlar ve sarflar atık kurallarına uygun şekilde geri dönüşüme verilir.