Ofiste Toner ve Sarf Stoğu Ne Kadar Tutulmalı? Stok ve Sipariş Düzeni

Kısa cevap: Ofiste toner ve sarf stoğu, her cihazın gerçek tüketim hızı ile yeni siparişin ulaşma süresine göre belirlenir. Genel yaklaşım, her aktif model için en az bir yedek toneri hazır tutmak ve tedarik süresi boyunca harcanacak miktar kadar ek güvenlik payı eklemektir. Gereğinden fazla stok, raf ömrü dolan ve cihaz yenilendiğinde kullanılamayan toner riskini doğurur; az stok ise baskının durmasına yol açar. Cihaz modellerinin sadeleştirilmesi, sayfa sayacı ya da uzaktan izleme ile tüketimin takip edilmesi ve toner az uyarısında otomatik sipariş düzeni kurulması stok yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırır.

Stok miktarı nasıl hesaplanır?

1. Tüketimi ölçün: Her cihazın aylık sayfa sayısı sayfa sayacından ya da yönetim yazılımından alınır.
2. Toner ömrünü hesaplayın: Tonerin sayfa verimi ile aylık sayfa sayısı karşılaştırılarak bir tonerin kaç hafta dayandığı bulunur.
3. Tedarik süresini ekleyin: Sipariş verildikten sonra ürünün ofise ulaşma süresi belirlenir.
4. Güvenlik payı bırakın: Yoğun dönemler ve gecikmeler için ek pay eklenir.
5. Diğer sarfları unutmayın: Drum, atık toner kutusu ve bakım kiti gibi daha seyrek değişen parçalar için kalan ömür izlenir ve yaklaştığında sipariş edilir.

Stok yönetimini kolaylaştıran uygulamalar

• Model sadeleştirme: Ofisteki farklı yazıcı modeli sayısı azaldıkça tutulması gereken toner çeşidi de azalır.
• Stok kaydı: Hangi tonerin hangi cihaza ait olduğu, adedi ve depo yeri basit bir listede tutulur.
• İlk giren ilk çıkar: Eski tarihli tonerler önce kullanılır.
• Uzaktan izleme: Toner seviyesini bildiren yönetim yazılımıyla sipariş, toner bitmeden verilir.
• Cihaz yenileme planı: Değişecek cihazlar için stok azaltılır, yeni cihazın sarfı önceden temin edilir.

Saklama ve kontrol

• Tonerler orijinal ambalajında, serin ve kuru bir dolapta, yatay ya da ambalaj üzerindeki yöne uygun şekilde saklanır.
• Teslim alınan ürünlerin model kodu ve orijinalliği kontrol edilir.
• Stok sayımı belirli aralıklarla yapılır; kullanılmayan eski model tonerler zamanında değerlendirilir.

Otomatik siparişi yazıcı filosu izleme ve otomatik toner siparişi, kalan ömrü toner az uyarısı ve kalan ömür, doğru kodu bulmayı Lexmark toner kodu nasıl bulunur yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Toner uzun süre stokta bekletilebilir mi?

Tonerler uygun koşullarda uzun süre saklanabilir; ancak ambalajdaki tarih bilgisi ve üreticinin önerileri dikkate alınmalıdır. Ayrıntılar toner saklama koşulları yazımızda.

Renkli yazıcıda tüm renklerden yedek tutmak gerekir mi?

Renkli cihazların çoğu bir renk bittiğinde renkli baskıyı durdurur. Bu nedenle en azından en hızlı tükenen renkler için yedek tutulması, diğerleri için kalan ömür izlenerek zamanında sipariş verilmesi önerilir.

Kiralama sözleşmesinde sarf stoğu kimde olur?

Toner dahil kiralama modellerinde sarf tedariki genellikle hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır; ayrıntılar sözleşmede yer alır. Konuyu yazıcı kiralama sözleşmesi yazımızda ele aldık.