Yazıcı Kiralama Sözleşmesinde Nelere Dikkat Edilmeli?

Kısa cevap: Yazıcı kiralama sözleşmesinde belirleyici olan altı madde vardır: aylık ücrete dahil sayfa sayısı, aşım bedeli, sarf malzemenin kime ait olduğu, arızada müdahale süresi, yedek cihaz taahhüdü ve sözleşmeden çıkış koşulları. Aylık rakam bu altı madde okunmadan kıyaslanamaz.

Fiyat modeli nasıl kurgulanır?

İki yaygın model vardır. Birincisinde aylık sabit bir bedel ödenir ve bu bedele belirli bir sayfa hacmi dahildir; aşılan sayfalar ayrıca faturalanır. İkincisinde sabit bedel yoktur, yalnızca basılan sayfa üzerinden ödeme yapılır. Düzenli ve tahmin edilebilir hacmi olan ofisler için ilk model, hacmi dalgalı işletmeler için ikincisi daha uygundur. Her iki modelde de siyah-beyaz ve renkli sayfanın ayrı birim fiyatı olur; renkli sayfa birim fiyatı belirgin şekilde yüksektir ve sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Hangi kalemler ücrete dahil olmalı?

• Toner ve dram: Kurumsal kiralamada sarf malzeme genellikle tedarikçiye aittir; kimin sağlayacağı yazılı olmalıdır.
• Periyodik bakım ve parça: Fırın ünitesi, merdane ve kağıt alma lastikleri gibi aşınan parçaların kapsam dışı bırakılması, sürpriz faturanın en sık sebebidir.
• İşçilik ve yol: Yerinde müdahalede işçilik ve ulaşım bedelinin dahil olup olmadığı net yazılmalıdır.
• Kağıt: Çoğu sözleşmede kağıt müşteriye aittir; aksini düşünüp bütçe yapmak yanıltır.
• Kurulum ve eğitim: Cihazın ağa kurulumu, tarama ayarları ve kullanıcı eğitimi ilk teslimde yapılmalıdır.

Arıza anında ne olacak?

Kiralamanın asıl değeri burada ortaya çıkar. Sözleşmede müdahale süresinin saat cinsinden yazılması gerekir; örneğin aynı iş günü veya bildirimden itibaren belirli bir süre içinde. Tamiri uzayan durumlarda muadil bir yedek cihaz verilip verilmeyeceği ayrıca belirtilmelidir. Fatura ve irsaliye basan işletmelerde cihazın durması doğrudan satışı durdurduğu için, yedek cihaz taahhüdü aylık birkaç yüz liralık farktan daha değerlidir.

Sayfa sayımı nasıl doğrulanır?

Faturalama cihazın sayacına dayanır. Bu sayacın ay sonunda nasıl okunduğu (uzaktan mı, yerinde mi) ve müşterinin aynı değeri panelden görüp göremeyeceği sözleşmede yer almalıdır. İki tarafın aynı veriyi gördüğü bir düzen, ay sonu tartışmalarını baştan bitirir. Departman bazında takip isteniyorsa kullanıcı kodu ile baskı özelliği baştan talep edilmelidir.

Süre ve çıkış koşulları

Sözleşme süresi, erken fesih halinde ödenecek bedel ve süre sonunda cihazın durumu (iade, yenileme ya da devir) baştan bilinmelidir. Hacmin artıp azalması durumunda dahil sayfa sayısının revize edilebilmesi, uzun süreli sözleşmelerde önemli bir esnekliktir. Kiralamanın satın almaya göre ne zaman avantajlı olduğunu yazıcı kiralama mı satın alma mı yazımızda karşılaştırdık.

Sık sorulan sorular

Kiralamada cihaz kimin mülkiyetinde?

Cihaz tedarikçide kalır; kullanım hakkı işletmeye aittir. Bu nedenle demirbaş kaydı ve amortisman yükü oluşmaz, ödeme gider olarak işlenir.

Az baskı yapan ofis için mantıklı mı?

Aylık birkaç yüz sayfa basılan yerlerde sabit bedelli kiralama pahalı kalabilir. Bu durumda sayfa başı modelli sözleşme ya da cihazı satın alıp bakım anlaşması yapmak daha uygun olur.

Mevcut cihazımı sözleşmeye dahil edebilir miyim?

Cihazın yaşı ve durumu uygunsa bakım ve sarf kapsamına alınabilir. Bu durumda sayfa başı bedel, cihazın verimine göre ayrı hesaplanır.