Stok sayımı nasıl yapılır? Sayım farkı ve düzeltme kaydı

Kısa cevap: Stok sayımı, depoda veya mağazada fiilen bulunan ürünleri tek tek sayarak programdaki kayıtlı miktarla karşılaştırma işlemidir. İki miktar arasındaki fark sayım farkı olarak adlandırılır. Farkın nedeni araştırıldıktan sonra programa bir sayım düzeltme kaydı girilir ve kayıtlı stok gerçek duruma eşitlenir.

Sayım türleri: tam sayım ve dönemsel sayım

Tam sayım, tüm ürünlerin aynı gün sayılmasıdır ve genellikle dönem sonunda yapılır. Dönemsel (döngüsel) sayım ise ürünleri gruplara bölüp her hafta veya ay belirli bir grubu saymaktır. Küçük işletmeler için iki yöntemi birleştirmek pratik bir çözümdür: değerli ve hızlı dönen ürünler sık, diğerleri dönem sonunda sayılır.

Özellik	Tam sayım	Dönemsel sayım
Kapsam	Tüm ürünler	Seçilen ürün grubu
Sıklık	Yılda bir veya iki	Haftalık veya aylık
Satışa etkisi	Genellikle satış durdurulur	Satış devam edebilir
Hata yakalama hızı	Geç, dönem sonunda	Erken, fark küçükken
Uygun olduğu durum	Dönem kapanışı, ilk düzen kurulumu	Sürekli kontrol, yüksek değerli ürünler

Sayımdan önce yapılacak hazırlıklar

• Bekleyen tüm alış ve satış faturalarını, irsaliyeleri ve iadeleri programa işleyin.
• Sayım saatini belirleyin ve bu saatten sonra mal giriş-çıkışını durdurun veya ayrı bir yerde biriktirin.
• Rafları düzenleyin; aynı ürünün farklı yerlerde olmamasına dikkat edin.
• Sayım listesini ürün kodu ve raf sırasına göre hazırlayın; listede kayıtlı miktarı göstermeyin.
• Ekipleri iki kişilik gruplar halinde planlayın: biri sayar, diğeri yazar.

Sayım listesinde kayıtlı miktarın yazılı olmaması önemlidir; sayan kişi beklenen rakamı görürse saymak yerine onaylamaya yönelir. Çok kalemli depolarda el terminali ile depo sayımı hem hız hem de doğruluk kazandırır.

Sayım farkı nasıl hesaplanır?

Sayım farkı, sayılan miktardan kayıtlı miktarın çıkarılmasıyla bulunur. Sonuç eksi ise sayım eksiği, artı ise sayım fazlası vardır. Farkın parasal karşılığı genellikle birim maliyetle çarpılarak hesaplanır.

Örnek (temsili rakamlarla): Programda 120 adet görünen bir üründen rafta 114 adet sayıldı. Fark 114 – 120 = -6 adettir. Birim maliyeti 50 TL ise sayım eksiğinin maliyet karşılığı 6 × 50 = 300 TL olur. Başka bir üründe 2 adet fazla çıktıysa bu iki fark birbirini mahsup etmez; her ürün ayrı ayrı düzeltilir.

Farkın nedeni nasıl araştırılır?

Düzeltme kaydı girmeden önce farkın kaynağını bulmaya çalışın; aksi halde aynı hata bir sonraki sayımda tekrar eder. En sık rastlanan nedenler şunlardır: İşlenmemiş bir irsaliye veya iade, yanlış ürüne kesilmiş bir fatura, birim karışıklığı (koli yerine adet girilmesi), fire veya hasarlı ürünlerin kayıt dışı bırakılması ve aynı ürün için açılmış mükerrer kartlar. Büyük farklarda ilgili ürünün son hareketlerini stok ekstresinden tek tek kontrol edin.

Sayım düzeltme kaydı nasıl girilir?

1. Sayım sonuçlarını ürün kodu ve miktar olarak bir listeye geçirin.
2. Programdaki kayıtlı miktarlarla karşılaştırıp fark listesini çıkarın.
3. Nedeni bulunan farkları önce asıl kaydı düzelterek giderin (eksik fatura, yanlış ürün vb.).
4. Kalan açıklanamayan farklar için sayım tarihli bir stok düzeltme kaydı oluşturun.
5. Açıklama alanına sayım tarihini ve sorumlu kişiyi yazın.
6. Sayım tutanaklarını ve fark listesini saklayın.

Sayım farklarının vergi ve muhasebe açısından nasıl değerlendirileceği işletmenizin durumuna göre değişir; güncel kural ve uygulamaları mali müşavirinizle teyit edin. Bilişim Ajans Muhasebe ile sayım sonucunu Excel veya CSV ile içeri alıp stok raporlarıyla farkı karşılaştırabilirsiniz.

Konuyla ilgili: Barkod ve stok otomasyonu rehberi · Etiket yazıcısı seçimi · E-ticarette iade ve değişim süreci

Sık sorulan sorular

Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?

En az dönem sonunda bir tam sayım yapılması yaygın bir uygulamadır. Değerli veya hızlı dönen ürünler için aylık dönemsel sayım, farkları büyümeden yakalamayı sağlar.

Sayım sırasında satış yapılabilir mi?

Tam sayımda satışı durdurmak en güvenli yoldur. Dönemsel sayımda ise sayılan ürün grubunun hareketleri sayım bitene kadar bekletilerek satış sürdürülebilir.

Sayım fazlası çıkan ürün ne yapılmalı?

Önce işlenmemiş bir alış faturası veya iade olup olmadığını kontrol edin. Neden bulunamazsa sayım tarihli bir giriş düzeltmesi yapılır ve durum mali müşavirinizle paylaşılır.