Sevk irsaliyesi nedir? İrsaliye ile fatura arasındaki fark

Kısa cevap: Sevk irsaliyesi, bir malın bir yerden başka bir yere taşındığını ve teslim edildiğini gösteren belgedir; malın ne olduğunu ve miktarını kanıtlar. Fatura ise satışın bedelini, vergilerini ve ödeme borcunu belgeler. Kısaca irsaliye malın hareketini, fatura ise paranın karşılığını gösterir; bu nedenle ikisi farklı ama birbirini tamamlayan belgelerdir.

Sevk irsaliyesi nedir?

Sevk irsaliyesi, malı gönderen tarafın düzenlediği ve mal ile birlikte yol alan bir taşıma belgesidir. Depodan çıkan ürünün kime, hangi adrese, ne miktarda gönderildiğini kayıt altına alır. Alıcı, malı teslim alırken irsaliyedeki miktarı kontrol eder ve teslim aldığını onaylar.

İrsaliye yalnızca satışlarda değil; şubeler arası transferde, tamire veya fasona gönderilen mallarda ve iadelerde de kullanılır. Bu yönüyle irsaliye, satıştan bağımsız olarak malın fiziksel hareketini belgeleyen araçtır.

Sevk irsaliyesinde hangi bilgiler bulunur?

• Gönderen firmanın unvanı, adresi ve vergi bilgileri
• Alıcının unvanı ve teslimat adresi
• İrsaliye seri ve sıra numarası, düzenleme tarihi
• Fiili sevk tarihi ve gerekiyorsa saati
• Malın cinsi ve miktarı (fiyat bilgisi zorunlu değildir, genellikle yazılmaz)
• Taşıyıcı veya araç bilgisi ile teslim alanın imzası

Bu alanların kapsamı ve irsaliyenin düzenlenme süresi mevzuatla belirlenir. Kural ve süreleri mali müşavirinizle teyit edin. Elektronik irsaliyeye geçiş düşünüyorsanız e-İrsaliye geçiş süreci yazımız genel bir çerçeve sunar.

İrsaliye ile fatura arasındaki fark

İki belge sıklıkla karıştırılır çünkü aynı satışı anlatır. Fark, neyi kanıtladıklarındadır:

Özellik	Sevk irsaliyesi	Fatura
Neyi belgeler?	Malın taşınması ve teslimi	Satış bedeli ve borç
Fiyat bilgisi	Genellikle yok	Zorunlu
KDV	Hesaplanmaz	Hesaplanır ve gösterilir
Stok etkisi	Mal çıkışını gösterir	İrsaliye yoksa mal çıkışını da gösterir
Cari hesap etkisi	Yok	Müşteriye borç kaydedilir
Kullanım alanı	Satış, transfer, iade, tamir	Satış, alış, iade

Örnek: Bir ofise 10 koli kağıt gönderildiğinde irsaliyede yalnızca 10 koli kağıt yazar. Birkaç gün sonra kesilen faturada ise birim fiyat, örneğin 10 x 500 TL = 5.000 TL ve örneğin %20 KDV ile 6.000 TL toplam görünür. Rakamlar örnektir; KDV oranları değişebilir.

İrsaliyeli fatura ne zaman tercih edilir?

İrsaliyeli fatura, irsaliye ve fatura bilgilerini tek belgede birleştirir. Mal teslim edildiği anda fiyat ve miktar kesinse, tek belgeyle işlem yapmak hem zaman kazandırır hem de evrak sayısını azaltır. Buna karşın kısmi teslimat, toplu faturalama veya fiyatın sonradan netleştiği durumlarda irsaliye ve faturayı ayrı düzenlemek daha uygundur.

Hangi yöntemi kullandığınız belge türünüze ve elektronik belge kullanım durumunuza bağlı olabilir. e-Fatura ve e-Arşiv geçiş süreci yazımız bu konuda genel bilgi verir.

İrsaliyeleri düzenli tutmanın pratik yolu

Kağıt irsaliye koçanlarıyla çalışan işletmelerde en sık görülen sorun, düzenlenen irsaliyenin sisteme hiç işlenmemesi ve stokun hatalı kalmasıdır. İrsaliyeyi siparişten oluşturup sonra faturaya dönüştürmek bu kopukluğu ortadan kaldırır. Bilişim Ajans Muhasebe ile irsaliyeyi siparişe bağlı oluşturabilir, stok düşüşünü anında görebilir ve faturaya aktarabilirsiniz. Baskı için uygun cihaz seçimi konusunda fatura ve irsaliye baskısı için yazıcı rehberimize bakabilirsiniz.

Konuyla ilgili: Dijital arşiv ve evrak yönetimi, Ön muhasebe rehberi, e-İmza ve mali mühür

Sık sorulan sorular

Sevk irsaliyesinde fiyat yazmak zorunlu mu?

Genel uygulamada irsaliyede fiyat yazılması zorunlu değildir; temel amaç malın cinsini ve miktarını göstermektir. Ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.

Fatura kesildiyse ayrıca irsaliye gerekir mi?

Mal fatura ile birlikte teslim ediliyorsa irsaliyeli fatura kullanılabilir veya fatura malın hareketini de belgeleyebilir. Mal önceden sevk ediliyorsa ayrı bir irsaliye düzenlenir. Durumunuza uygun yöntemi mali müşavirinizle teyit edin.

İrsaliye cari hesabı etkiler mi?

Hayır. İrsaliye stok hareketini gösterir; müşterinin borcu ancak fatura kesildiğinde cari hesaba yazılır.