Kurumsal web sitesi için yıllık bakım takvimi: aylık, üç aylık ve yıllık kontroller

Kısa cevap: Kurumsal web sitesi için yıllık bakım takvimi, yapılacak işleri aylık, üç aylık ve yıllık olmak üzere üç sıklığa ayıran, her iş için bir sorumlu ve bir kayıt yöntemi belirleyen basit bir plandır. Aylık düzeyde güncelleme, yedek ve kesinti kontrolü; üç aylık düzeyde güvenlik, hız ve form testleri; yıllık düzeyde alan adı, hosting, lisans yenilemeleri ve içerik denetimi yer alır. Takvimin amacı, sitenin “bozulunca” değil, düzenli aralıklarla ele alınmasını sağlamaktır.

Neden takvim gerekir?

Birçok işletmede web sitesi yayına alındıktan sonra ancak bir sorun çıkınca gündeme gelir: form çalışmıyor, site açılmıyor ya da alan adının süresi dolmuş. Bu durumların büyük bölümü, takvime bağlanmış küçük kontrollerle önceden fark edilebilir. Takvim ayrıca sorumluluğu netleştirir; “ajans bakıyordur” varsayımı yerine hangi işin kurum içinde, hangisinin dış hizmet sağlayıcıda olduğu yazılı hale gelir. Ajansla çalışılıyorsa web sitesi sözleşmesinde bakım kapsamının ne olduğu bu takvimle karşılaştırılmalıdır.

Aylık, üç aylık ve yıllık kontroller

Sıklık	Yapılacak iş	Olası sorumlu
Aylık	Yazılım, tema ve eklenti güncellemeleri; güncelleme sonrası sayfaların göz kontrolü	BT sorumlusu veya ajans
Aylık	Yedeğin alındığının ve bir kopyasının kurum deposunda bulunduğunun doğrulanması	BT sorumlusu
Aylık	Kesinti izleme bildirimlerinin ve hata kayıtlarının gözden geçirilmesi	BT sorumlusu
Üç aylık	İletişim ve teklif formlarının gerçek bir gönderimle test edilmesi	Pazarlama veya idari işler
Üç aylık	Hız ölçümü, kırık bağlantı taraması ve güvenlik başlıklarının kontrolü	BT sorumlusu veya ajans
Üç aylık	Yönetim paneli kullanıcılarının gözden geçirilmesi, ayrılan personelin hesaplarının kapatılması	BT sorumlusu
Yıllık	Alan adı, hosting, SSL ve lisans yenileme tarihlerinin ödeme takvimiyle eşlenmesi	Satınalma veya muhasebe
Yıllık	İçerik denetimi: eski sayfalar, güncelliğini yitiren bilgiler, iletişim ve adres verileri	Pazarlama
Yıllık	Yedekten geri yükleme tatbikatı ve bakım sözleşmesinin gözden geçirilmesi	BT sorumlusu ve yönetim

Tablo bir başlangıç noktasıdır. E-ticaret sitelerinde ödeme ve kargo entegrasyonlarının testi, çok dilli sitelerde çeviri tutarlılığı gibi işletmeye özgü satırlar eklenmelidir.

Takvimi kurarken izlenecek adımlar

1. Sitenin bileşenlerini listeleyin: alan adı, hosting, yazılım, eklentiler, formlar, entegrasyonlar ve bağlı servisler.
2. Her bileşen için yenileme tarihini ve sahibini not edin; alan adı yenileme gibi kritik tarihleri en az bir ay önceden hatırlatacak biçimde ajandaya işleyin.
3. Aylık ve üç aylık kontrolleri kurumun ortak takvimine tekrarlayan görev olarak ekleyin; sorumlu kişi izindeyken yedek bir isim belirleyin.
4. Her kontrol için kısa bir kayıt tutun: tarih, yapan kişi, bulgular ve alınan aksiyon. Bu kayıt, ileride ajans değişikliği ya da denetim durumunda işe yarar.
5. Kesinti izleme servisinin bildirimlerinin gerçekten okunan bir adrese gittiğini doğrulayın.
6. Yılda bir kez takvimin kendisini gözden geçirin; artık kullanılmayan bileşenleri çıkarın, yeni eklenenleri dahil edin.

Güncelleme ve yedek birlikte düşünülmeli

Aylık güncelleme, bakımın en sık yapılan ve en sık sorun çıkaran adımıdır. Güncellemeden hemen önce yedek alınması ve güncelleme sonrası ana sayfa, iletişim sayfası ve formların kontrol edilmesi basit bir alışkanlık olarak yerleşmelidir. Güncelleme sonrası site bozulduğunda yapılacaklar önceden biliniyorsa, sorun dakikalar içinde geri alınabilir. Yedeğin varlığı tek başına yeterli değildir; yılda en az bir kez yedekten geri yükleme denemesi yapılarak yedeğin gerçekten çalıştığı görülmelidir.

İçerik ve teknik denetimi ayırın

Teknik kontroller BT tarafında kalırken içerik denetimi pazarlama ya da idari birimin işidir. Yıllık içerik denetiminde eski kampanya sayfaları, görevden ayrılan kişilerin adları, değişen telefon ve adres bilgileri ile artık sunulmayan hizmetler taranır. Teknik tarafta ise teknik SEO kontrol listesi üzerinden kırık bağlantılar, yönlendirmeler ve sayfa hızı ele alınır. İki denetimin aynı dönemde yapılması, bulguların tek bir iş listesinde toplanmasını kolaylaştırır. Kişisel veri içeren formlar ve çerez bildirimleri söz konusu olduğunda mevzuata uygunluk için kurumun kendi hukuk veya uyum birimine danışılmalıdır.

Sık sorulan sorular

Bakım takvimini ajans mı, kurum mu tutmalı?

Takvimin sahibi kurum olmalıdır. Ajans işlerin bir kısmını yürütebilir, ancak hangi işin ne zaman yapıldığı ve yenileme tarihlerinin takibi kurumun kendi kaydında bulunmalıdır. Böylece ajans değişse bile bakım düzeni kesintiye uğramaz.

Küçük bir site için bu kadar kontrol gerekli mi?

Birkaç sayfalık bir tanıtım sitesinde aylık kontroller birkaç dakika sürer. Önemli olan sıklık değil, kontrollerin bir sorumluya bağlı olması ve yenileme tarihlerinin kaçırılmamasıdır. Site büyüdükçe takvime satır eklenir.

Kontroller için hangi araçlar kullanılabilir?

Kurumun zaten kullandığı ortak takvim veya görev yönetimi uygulaması yeterlidir. Kesinti izleme için ayrı bir servis, hız ve kırık bağlantı taraması için ücretsiz çevrim içi araçlar kullanılabilir. Kayıtlar basit bir tablo dosyasında tutulabilir.