Yazıcı garantisi biterken ne yapılmalı? Garanti uzatma, bakım anlaşması ve yenileme kararı

Kısa cevap: Yazıcı garantisi biterken üç seçenek vardır: üreticinin garanti uzatma paketini almak, bir bakım anlaşması yapmak ya da cihazı arıza başına servis ile kullanmaya devam etmek. Doğru seçim cihazın yaşına, aylık baskı hacmine, son bir yıldaki arıza sayısına ve işin yazıcıya ne kadar bağımlı olduğuna göre değişir. Karar, garanti bitiminden en az iki ay önce satınalma ve BT tarafından birlikte verilmelidir.

Garanti bitmeden önce toplanması gereken bilgiler

Garanti sonrası kararı sezgiyle değil, elinizdeki kayıtlarla vermek gerekir. Yazıcı envanteri düzenli tutuluyorsa aşağıdaki bilgilerin çoğu zaten hazırdır:

• Cihazın garanti bitiş tarihi, seri numarası ve satın alma belgesi
• Toplam sayaç değeri ve son 12 ayın ortalama aylık baskı hacmi
• Son bir yılda açılan arıza kayıtları, değişen parçalar ve çözüm süreleri
• Cihazı kullanan birim sayısı ve arıza anında yedek olarak kullanılabilecek başka cihaz olup olmadığı
• Üreticinin model için yedek parça ve sarf desteğini ne kadar süre daha sürdüreceği

Garantinin neleri kapsayıp neleri kapsamadığını bilmek de önemlidir; sarf malzemeleri ve aşınan parçalar çoğu garantide zaten dışarıda kalır. Ayrıntılar için yazıcı garantisi neyi kapsar rehberimize bakabilirsiniz.

Üç seçeneğin karşılaştırması

Seçenek	Uygun olduğu durum	Dikkat edilecek nokta
Garanti uzatma	Cihaz 1-3 yaşında, arıza geçmişi temiz, hacim yüksek ve kesinti tolere edilemiyor.	Uzatmanın yerinde servis mi, atölye servisi mi olduğunu; parça ve işçiliğin tamamını kapsayıp kapsamadığını netleştirin.
Bakım anlaşması	Birden fazla cihaz var, periyodik bakım ve tek muhatap isteniyor.	Müdahale süresi, yedek cihaz sağlanıp sağlanmayacağı ve sarf dahil olup olmadığı yazılı olmalı.
Arıza başına servis	Cihaz düşük hacimli, yedeği var veya yenileme zaten planlanıyor.	Beklenmeyen parça giderleri için bütçede pay ayırın; kesinti süresi daha uzun olabilir.

Karar verirken kullanılacak ölçütler

İlk ölçüt cihazın kalan ekonomik ömrüdür. Üretici artık parça sağlamıyorsa veya cihaz zaten yenileme listesindeyse uzun süreli bir anlaşmaya girmek anlamsızdır; bu durumda yazıcı kaç yıl kullanılır rehberindeki işaretlere bakarak yenileme takvimini öne çekmek daha doğru olabilir.

İkinci ölçüt arıza geçmişidir. Son bir yılda tekrarlayan aynı arıza varsa garanti uzatma ya da bakım anlaşması, arıza başına ödemeye göre daha öngörülebilir bir gider sağlar. Arıza kayıtlarının nasıl tutulacağı ve tekrarlayan arızaların nasıl analiz edileceği yazıcı arızalarında BT destek süreci yazısında anlatılmıştır.

Üçüncü ölçüt işin yazıcıya bağımlılığıdır. Fatura, irsaliye veya hasta belgesi gibi günlük akışı durduran çıktılar tek bir cihazdan alınıyorsa müdahale süresi ve yedek cihaz taahhüdü fiyattan daha önemlidir. Bu taahhütlerin sözleşmeye nasıl yazılacağı için baskı hizmetinde SLA nasıl tanımlanır rehberine bakın.

Son olarak, garanti sonrası servis giderini cihazın toplam sahip olma maliyetine ekleyin. Aynı hacmi daha düşük sarf ve servis gideriyle karşılayan yeni bir cihaz, bazı durumlarda eski cihazı bakım anlaşmasıyla yaşatmaktan daha ekonomik olabilir; hesaplama yöntemi için yazıcıda toplam sahip olma maliyeti yazımız yol gösterir.

Filo genelinde planlama

Tek cihaz için verilen karar filo genelinde tekrarlanmamalıdır. Garanti bitiş tarihlerini envanterde takip edip her çeyrek dolacak cihazları birlikte değerlendirmek, hem servis sağlayıcıyla toplu görüşme imkânı verir hem de yenileme bütçesini yıla yayar. Baskı yönetim yazılımı kullanan kurumlarda cihaz bazında sayaç ve arıza uyarıları merkezi olarak toplandığı için bu değerlendirme çok daha kısa sürer; TomboPrint gibi bir yazılım bu verileri tek ekranda sunar. Bilişim Ajans, Lexmark yetkili BSD bayisi olarak garanti sonrası servis ve bakım planlamasında da destek verir.

Sık sorulan sorular

Garanti bittikten sonra uzatma satın alınabilir mi?

Üreticiye ve modele göre değişir; çoğu uzatma paketi garanti süresi dolmadan alınmalıdır. Bu nedenle kararı bitiş tarihinden en az iki ay önce gündeme almak gerekir.

Bakım anlaşması sarf malzemelerini kapsar mı?

Her zaman değil. Bazı anlaşmalar yalnızca işçilik ve parçayı, bazıları toner ve sarfı da kapsar. Teklifte bu ayrımın açıkça yazılı olmasını isteyin.

Hangi durumda anlaşma yapmak yerine cihazı yenilemek daha doğrudur?

Üretici parça desteğini sonlandırdıysa, arızalar tekrarlıyorsa ve cihaz yüksek hacimde çalışıyorsa yenileme genellikle daha sağlıklı bir yoldur. Karar toplam sahip olma maliyeti karşılaştırmasıyla verilmelidir.