Yazıcı filosunda garanti ve servis kapsamı nasıl takip edilir? Bitiş tarihleri, kapsam kaydı ve yenileme kararı

Kısa cevap: Yazıcı filosunda garanti ve servis takibi, her cihazın seri numarası, garanti başlangıç ve bitiş tarihi, kapsam türü ve servis muhatabının tek bir kayıtta tutulmasıyla başlar. Bitiş tarihlerinden önce hatırlatma kurulur, arıza bildirilmeden önce cihazın kapsamı kontrol edilir ve garantisi biten cihazlar için bakım anlaşması, onarım ya da yenileme kararı planlı biçimde verilir.

Takip edilmediğinde ne olur?

• Garanti kapsamındaki bir arıza, kapsam bilinmediği için ücretli onarıma gönderilir.
• Garantisi yeni biten cihaz için bütçe ayrılmadığından onarım ya da yenileme ani bir harcamaya dönüşür.
• Servis talebi yanlış muhataba açılır, cihaz günlerce kullanılamaz.
• Farklı tarihlerde alınmış cihazların garanti belgeleri farklı birimlerde dağınık kalır.
• Yıllık bütçe planlamasında hangi cihazların desteğinin biteceği öngörülemez.

Garanti ve servis kaydında hangi alanlar olmalı?

Bu kayıt ayrı bir dosya olmak zorunda değildir; mevcut yazıcı envanteri tablosuna birkaç sütun eklemek çoğu kurum için yeterlidir.

Alan	Açıklama
Seri numarası ve model	Garanti sorgusu ve servis talebi için temel bilgi.
Demirbaş ve konum	Cihazın hangi birimde, hangi katta olduğu.
Teslim ve kabul tarihi	Garanti başlangıcının dayanağı; kabul tutanağıyla eşleşir.
Garanti bitiş tarihi	Belgeden veya üretici sorgusundan alınan kesin tarih.
Kapsam türü	Standart garanti, uzatılmış garanti, bakım anlaşması veya kiralama sözleşmesi.
Kapsam dışı kalemler	Sarf malzemesi, kullanıcı kaynaklı hasar, bakım kiti gibi istisnalar.
Servis muhatabı	Talep açılacak firma, iletişim kanalı ve sözleşmedeki müdahale koşulları.
Belge konumu	Fatura, garanti belgesi ve sözleşmenin saklandığı klasör.

Garanti başlangıcı çoğu zaman fatura ya da teslim tarihine bağlıdır. Bu nedenle cihaz geldiğinde yapılan teslim muayenesi ve kabul kaydını garanti kaydının ilk satırı olarak düşünmek, sonradan çıkabilecek tarih tartışmalarını önler.

Bitiş tarihlerini önceden görmek

• Hatırlatma takvimi: Ortak takvime her cihaz için bitişten birkaç ay önce ve bir ay önce hatırlatma ekleyin.
• Çeyreklik gözden geçirme: Önümüzdeki iki çeyrekte desteği bitecek cihazları listeleyin ve satınalma ile paylaşın.
• Bütçe bağlantısı: Garantisi bitecek cihazları yıllık bütçe çalışmasına girdi olarak verin.
• Sözleşme yenilemeleri: Bakım veya kiralama sözleşmelerinin yenileme ve fesih bildirim tarihlerini de aynı takvime işleyin.

Arıza anında kapsam kontrolü

Servis talebi açmadan önce cihazın kayıttaki kapsamına bakmak, talebin doğru muhataba ve doğru koşullarla gitmesini sağlar. Talepte hata kodu, sayaç değeri ve seri numarasını eksiksiz verin; ayrıntılar için yazıcı arızasında servis talebi rehberimize bakabilirsiniz. Sarf malzemesi kaynaklı sorunların kapsam dışı sayılabileceğini unutmayın; garanti koşullarının ayrıntısını her zaman üreticinin veya sözleşmenin kendi metninden doğrulayın.

Garanti bittiğinde karar seçenekleri

• Bakım anlaşmasıyla devam: Cihaz kullanım yoğunluğu ve durumu iyiyse, planlı bakım kapsamına almak.
• Arıza bazlı onarım: Az kullanılan, kritik olmayan cihazlarda ihtiyaç oldukça onarım.
• Yenileme: Arıza sıklığı artan, parça tedariki zorlaşan veya ihtiyaca yetmeyen cihazları değiştirmek.
• Hizmet modeline geçiş: Filonun önemli bölümünün desteği aynı dönemde bitiyorsa kiralama veya yönetilen baskı hizmetini değerlendirmek.

Bu kararı verirken toplam sahip olma maliyeti ve yenileme zamanını gösteren işaretler birlikte ele alınmalıdır. Sözleşme ve satınalma usulleri konusunda kurumunuzun hukuk ve satınalma birimlerinin görüşünü alın.

İzleme yazılımıyla destek

Büyük filolarda sayaç değerleri, arıza uyarıları ve cihaz bilgilerinin elle toplanması zordur. TomboPrint gibi bir baskı yönetim yazılımı yazıcıları merkezi olarak izleyerek cihaz bazında kullanım ve uyarı bilgisini tek ekranda sunar; bu veri garanti sonrası kararlar için sağlam bir dayanak oluşturur. Bilişim Ajans olarak Lexmark yetkili BSD bayisi ve TomboPrint iş ortağıyız.

Sık sorulan sorular

Garanti başlangıç tarihi hangi belgeye göre kaydedilmeli?

Genellikle fatura veya teslim tarihi esas alınır. Hangi tarihin geçerli olduğunu garanti belgesinden ya da üreticinin garanti sorgusundan doğrulayıp kayda o tarihi yazın.

Toner ve sarf malzemesi garanti kapsamında mı?

Sarf malzemeleri çoğunlukla cihaz garantisinden ayrı değerlendirilir. Kapsamı belirleyen, üreticinin garanti koşulları ve varsa servis sözleşmesinin metnidir.

Garanti kaydını kim tutmalı?

Kaydı genellikle BT birimi tutar; satınalma birimi belgeleri ve sözleşme tarihlerini sağlar. Sorumluluğun yazılı olarak belirlenmesi kaydın güncel kalmasını kolaylaştırır.