Yazıcı tesliminde muayene ve kabul nasıl yapılır? Satınalma ve BT için teslim kontrol listesi

Kısa cevap: Yazıcı tesliminde muayene ve kabul, teslim edilen cihazların sipariş ve teknik şartnamede yazılanlarla birebir eşleştiğinin belgelenmesidir. Satınalma sipariş kalemlerini, BT ise teknik özellikleri, sayaç değerlerini ve ağ kurulumunu kontrol eder; eksiklikler tutanağa yazılır ve kabul ancak bunlar giderildikten sonra tamamlanır. Bu adım atlandığında garanti, sarf uyumu ve servis süreçlerinde sonradan düzeltmesi zor sorunlar çıkar.

Kabul neden ayrı bir adım olmalı?

Teklif aşamasında titizlikle hazırlanan şartname, teslimat kapıya geldiğinde çoğu zaman yalnızca koli sayısıyla karşılaştırılır. Oysa model kodu, bellek ve çekmece seçenekleri, ağ kartı türü, garanti süresi ve kutudan çıkan toner kapasitesi gibi ayrıntılar yalnızca teslim anında kolayca doğrulanabilir. Teklifleri nasıl karşılaştırdığınızı hatırlamak için yazıcı ve fotokopi teklifleri nasıl karşılaştırılır rehberine bakabilirsiniz; kabul, o karşılaştırmanın sahada doğrulanmasıdır.

Teslim muayenesi kontrol listesi

• Sipariş eşleşmesi: Model kodu, adet, renk/siyah-beyaz ayrımı ve opsiyonel donanımlar (ek çekmece, sonlandırıcı, kart okuyucu) sipariş formuyla aynı mı?
• Fiziksel durum: Ambalaj hasarı, taşıma kilitleri, çizik ve eksik parça; kablolar, kılavuz ve varsa kurulum medyası.
• Seri numarası kaydı: Her cihazın seri numarası irsaliye ve garanti kaydıyla eşleştirilir, envantere işlenir.
• Sayaç kontrolü: Yeni cihazda toplam sayfa sayacı sıfıra yakın olmalı; test baskısı sayısı dışında kullanım izi varsa not edilir.
• Sarf durumu: Kutudan çıkan toner ve görüntüleme ünitesinin kapasitesi şartnamede belirtilenle aynı mı?
• Yazılım sürümü: Cihaz yazılımı güncel mi; güvenlik düzeltmeleri uygulanmış mı?
• Ağ ve güvenlik: Sabit IP veya rezervasyon, yönetici parolasının değiştirilmesi, gereksiz servislerin kapatılması.
• Kullanıcı testi: En az bir çalışma istasyonundan baskı, tarama ve varsa faks denemesi; çift taraflı ve çekmece seçimi kontrolü.

Teknik kurulum adımlarının ayrıntısı için yeni yazıcı kurulum kontrol listesi, yazılım tarafı için yazıcı firmware güncellemesi ve güvenlik sıkılaştırması için yazıcıda yönetici parolası ve ağ servisleri rehberlerine bakın.

Satınalma ve BT arasında görev dağılımı

Kontrol alanı	Sorumlu	Dayanak belge
Adet, model ve opsiyon eşleşmesi	Satınalma	Sipariş formu, teklif
Ambalaj ve fiziksel hasar	Satınalma + teslim alan birim	İrsaliye, hasar fotoğrafı
Seri numarası ve garanti kaydı	BT	Envanter listesi, garanti belgesi
Sayaç, sarf ve yazılım sürümü	BT	Cihaz yapılandırma sayfası
Ağ kurulumu ve güvenlik ayarları	BT	Kurulum kontrol listesi
Kullanıcı testi ve eğitim	BT + ilgili birim	Test çıktısı, eğitim tutanağı
Kabul tutanağının imzalanması	Satınalma + BT	Kabul tutanağı

Kabul tutanağında neler yer almalı?

Tutanak kısa ama eksiksiz olmalıdır: teslim tarihi ve yeri, cihaz listesi (model, seri numarası, konum), kontrol edilen başlıklar ve sonuçları, tespit edilen eksiklikler ile giderilme süresi, garanti başlangıç tarihi ve tarafların imzaları. Eksiklik varsa “şartlı kabul” yapılıp kalan kalemler açıkça yazılmalı; ödeme ve garanti süresinin hangi tarihten başlayacağı sözleşmenizdeki hükümlere göre belirlenir. Bu konuda kurumunuzun satınalma yönetmeliğini ve hukuk birimini esas alın.

Kabul edilen her cihazın hemen envantere işlenmesi, ileride sayaç ve sarf takibini kolaylaştırır; bunun yöntemi için yazıcı envanteri nasıl tutulur rehberine bakabilirsiniz. Kiralama veya yönetilen baskı hizmeti alıyorsanız kabul adımı, hizmet seviyesi sözleşmesinin başlangıç noktasıdır.

Sık yapılan hatalar

• Kabulü yalnızca irsaliye imzasıyla tamamlamak ve cihazları haftalarca kutuda bekletmek.
• Seri numaralarını kaydetmeden cihazları birimlere dağıtmak.
• Yönetici parolasını fabrika ayarında bırakıp ağa açmak.
• Opsiyonel donanımların takılı ve çalışır olduğunu kontrol etmemek.
• Eksiklik tespit edildiğinde yazılı bildirim yapmayıp sözlü anlaşmayla yetinmek.

Sık sorulan sorular

Kabul için kaç gün ayrılmalı?

Cihaz sayısına ve kurulum kapsamına bağlıdır. Sözleşmede muayene için makul bir süre tanımlanması ve bu sürede kurulum ile kullanıcı testlerinin tamamlanması önerilir; süreyi kurumunuzun satınalma kurallarına göre belirleyin.

Tedarikçi kurulumu yapıyorsa BT kontrolü yine gerekir mi?

Evet. Tedarikçi kurulumu yapsa bile yönetici parolası, ağ ayarları, yazılım sürümü ve envanter kaydı kurumun sorumluluğundadır; BT bu başlıkları kendi kontrol listesiyle doğrulamalıdır.

Eksik tespit edilirse kabul tamamen reddedilmeli mi?

Her zaman değil. Küçük eksiklikler için giderilme süresi belirtilen şartlı kabul uygulanabilir; model veya adet uyuşmazlığı gibi esaslı farklarda ise kabul yapılmadan tedarikçiye yazılı bildirim yapılır.