Yazıcı kiralama sözleşmesi biterken ne yapılmalı? Yenileme, iade ve veri silme adımları

Kısa cevap: Yazıcı kiralama veya sayfa başı hizmet sözleşmesi biterken karar son haftaya bırakılmamalı, bitiş tarihinden aylar önce ele alınmalıdır. Önce sözleşmedeki bildirim süresi ve kendiliğinden yenileme maddesi kontrol edilir; ardından dönem boyunca oluşan gerçek baskı verisiyle yenileme, yeniden teklif toplama veya satın alma seçenekleri karşılaştırılır. Cihazlar iade edilecekse son sayaçlar tutanakla kayda geçirilir, cihaz belleğindeki veriler ve ayarlar silinir.

Önce sözleşmedeki tarihleri ve maddeleri okuyun

Dönem sonu hazırlığı, imzalı sözleşmenin yeniden okunmasıyla başlar. Satınalma ve BT birimlerinin birlikte bakması gereken başlıklar şunlardır:

• Bitiş tarihi ve bildirim süresi: Yenilememe bildiriminin ne kadar önce ve hangi yolla yapılması gerektiği.
• Kendiliğinden yenileme: Bildirim yapılmadığında sözleşmenin uzayıp uzamadığı ve hangi koşullarla uzadığı.
• Dönem sonu seçenekleri: Cihazların iadesi, devralınması veya süre uzatımı için tanımlı bir hak olup olmadığı.
• İade koşulları: Söküm, nakliye, eksik aksesuar ve hasar sorumluluğunun kimde olduğu.
• Son hesaplaşma: Son sayaç okumasının nasıl yapılacağı ve taahhüt edilen sayfa adediyle gerçekleşen arasındaki farkın nasıl ele alınacağı.

Yorum gerektiren maddelerde kendi hukuk biriminizin görüşünü alın. Yeni dönemde sözleşmeye hangi maddelerin girmesi gerektiği konusunda yazıcı kiralama sözleşmesinde nelere dikkat edilmeli rehberimiz yol gösterir.

Dönem verisiyle ihtiyacı yeniden tanımlayın

Sözleşme imzalanırken yapılan hacim tahmini ile dönem içinde gerçekleşen kullanım çoğu kurumda birbirinden farklıdır. Yeni dönemin koşullarını eski tahmine göre değil, elinizdeki veriye göre belirleyin. Sayaç raporları, servis kayıtları ve faturalar bu verinin temel kaynağıdır; sayaçların nasıl okunacağını yazıcı sayfa sayacı nasıl okunur yazımızda anlattık. Baskı yönetim yazılımı kullanan kurumlarda, örneğin TomboPrint ile, kullanıcı ve birim bazındaki raporlar aynı resmi daha ayrıntılı verir.

• Taahhüt edilen aylık sayfa adedi ile gerçekleşen adet arasında ne kadar fark var?
• Renkli ve siyah-beyaz baskının payı beklendiği gibi mi?
• Hangi cihazlar çok az kullanılıyor, hangilerinde sürekli kuyruk oluşuyor?
• Arıza ve servis çağrıları hangi cihazlarda yoğunlaştı, hizmet seviyesine uyuldu mu?
• Tarama, mobil baskı veya kartla güvenli baskı gibi yeni ihtiyaçlar doğdu mu?
• Çalışan sayısı, şube veya yerleşim planı değişti mi, değişecek mi?

Bu soruları sistemli biçimde yanıtlamak için baskı ortamı analizi adımlarını izleyebilirsiniz.

Yenileme, yeniden teklif veya satın alma

Seçenek	Ne zaman uygun	Dikkat edilecek nokta
Aynı sağlayıcıyla yenileme	Hizmetten memnunsanız ve ihtiyaç büyük ölçüde aynıysa.	Koşulları eski sözleşmeden kopyalamak yerine güncel hacme göre yeniden belirleyin; cihazların yenilenip yenilenmeyeceğini netleştirin.
Mevcut cihazlarla süre uzatımı	Taşınma veya yeniden yapılanma bekleniyorsa ve karar için zamana ihtiyaç varsa.	Uzatma süresi ve bu dönemdeki servis kapsamı yazılı olsun.
Yeniden teklif toplama	Hacim, cihaz tipi veya hizmet beklentisi belirgin biçimde değiştiyse.	Teklifleri aynı hacim ve aynı kapsam varsayımıyla isteyin; geçiş takvimini plana ekleyin.
Cihazları devralma veya satın alma	Cihazlar iyi durumdaysa ve baskı hacmi düşükse.	Sarf, bakım ve yedek parça desteğinin nasıl süreceğini sorun.

Hangi seçenek öne çıkarsa çıksın, kararı tek bir kaleme göre değil, cihaz, sarf, servis ve iç iş gücü maliyetlerinin tamamına bakarak verin. Mali ve sözleşmesel sonuçlar için kurumunuzun finans ve hukuk birimleriyle birlikte değerlendirme yapın.

Cihaz iadesinden önce yapılacaklar

• Ayarları yedekleyin: Adres defteri, tarama hedefleri ve kısayollar yeni cihazlara aktarılacaksa önce dışa alın.
• Verileri silin: Cihaz diskinde veya belleğinde saklanan işler, adres defteri, e-posta ve dizin hesap bilgileri, ağ ayarları ve sertifikalar iade öncesinde temizlenmelidir. Ayrıntılar için yazıcı güvenliği ve cihaz diskinin silinmesi yazımıza bakın.
• Silme işlemini kayda geçirin: Tarih, cihaz seri numarası ve işlemi yapan kişi not edilsin. Kişisel veri içeren belgeler işleniyorsa KVKK kapsamındaki yükümlülükler için uyum biriminize danışın.
• Son sayaçları belgeleyin: Sayaç raporu alın ve iki tarafın imzaladığı teslim tutanağına ekleyin.
• Aksesuar ve sarfı ayırın: Kart okuyucu, ek tepsi ve kullanılmamış tonerlerin kime ait olduğunu sözleşmeye göre belirleyin.
• Sistemlerden kaldırın: Baskı kuyrukları, sürücü dağıtımı, izleme yazılımı kayıtları, IP rezervasyonları ve envanter kayıtları güncellensin.

Geçiş döneminde baskı kesintisini önleyin

Eski cihazların alınması ile yenilerinin devreye girmesi arasında boşluk kalmaması için geçişi kat kat veya birim birim planlayın. Sevkiyat, muhasebe ve müşteri hizmetleri gibi çıktısız çalışamayan birimlerde yeni cihaz kurulup denenmeden eskisini teslim etmeyin. Kullanıcılara değişiklik tarihini, yeni cihazın yerini ve sürücü ya da kart tanımlama adımlarını önceden duyurun.

Sık sorulan sorular

Yazıcı kiralama sözleşmesi kendiliğinden yenilenir mi?

Sözleşmeye bağlıdır. Bazı sözleşmelerde süresinde bildirim yapılmazsa dönem uzar; ilgili maddeyi ve bildirim süresini erkenden kontrol edin, yorum gerektiren durumlarda hukuk biriminize danışın.

İade edilen yazıcıda veri kalır mı?

Kalabilir. Modele göre cihazın diskinde veya belleğinde saklanan işler, adres defteri ve hesap bilgileri bulunabilir; iade öncesinde üreticinin sunduğu silme işlevi çalıştırılmalı ve işlem kayda geçirilmelidir.

Sözleşme bitmeden cihaz değiştirilebilir mi?

Sözleşme koşullarına ve sağlayıcıyla varılacak anlaşmaya bağlıdır. İhtiyaç belirgin biçimde değiştiyse erken yenileme veya cihaz değişimi seçeneğini sağlayıcınızla yazılı olarak görüşün.