Yazıcıda Güvenli Baskı: PIN ile Çıktı Alma Nasıl Çalışır?

Kısa cevap: Güvenli baskı, gönderilen belgenin yazıcıdan hemen çıkmayıp cihazda ya da baskı sunucusunda bekletildiği, kullanıcı yazıcının başına gelip kendini doğruladığında basıldığı yöntemdir. En basit biçiminde kullanıcı yazdırırken sürücüde bir PIN belirler, ardından yazıcının ekranında işini seçip aynı PIN ile çıktıyı serbest bırakır. Daha gelişmiş düzende kimlik doğrulama personel kartıyla yapılır ve kullanıcı herhangi bir ortak yazıcıdan kendi işlerini alabilir. Böylece gizli belgeler çıkış tepsisinde unutulmaz, başkasının eline geçmez ve alınmayan çıktılar için boşuna kağıt ve toner harcanmaz.

Güvenli baskı türleri

• PIN ile gizli baskı: Kullanıcı sürücüde işine bir PIN atar; iş yazıcının belleğinde bekler ve cihaz panelinde PIN girilince basılır. Ek yazılım gerektirmez, tek yazıcıya gönderilen işler için uygundur.
• Bekletilen işler: İş PIN olmadan da cihazda tutulabilir; kullanıcı panelde adını bulup işini başlatır. Gizlilik sağlamaz ama çıktının kişi yanındayken basılmasını sağlar.
• Kartla serbest bırakma: Yazıcıya takılan kart okuyucu ile kullanıcı kartını okutur ve kendi işlerini listeden seçer. Genellikle bir baskı yönetim yazılımı ve kullanıcı dizini ile birlikte çalışır.
• Her yazıcıdan alma: İşler merkezi bir kuyrukta tutulur; kullanıcı kimliğini doğruladığı herhangi bir yetkili yazıcıdan çıktısını alır. Bir cihaz arızalandığında iş kaybolmaz.

PIN ile baskı nasıl kullanılır?

1. Belgede Yazdır penceresi açılır ve yazıcının Yazıcı Özellikleri ya da Tercihler bölümüne girilir.
2. İş türü olarak gizli, güvenli ya da bekletilen baskı seçilir; sürücüde bu seçenek farklı adlarla görünebilir.
3. Kullanıcı adı ve yalnızca kendisinin bildiği bir PIN girilip iş gönderilir.
4. Yazıcının panelinde bekletilen işler ya da gizli işler menüsü açılır, kullanıcı adı ve belge seçilir.
5. PIN girildiğinde iş basılır ve genellikle cihaz belleğinden silinir.

Kurulumda ve kullanımda dikkat edilecekler

• Bekleme süresi: Alınmayan işlerin cihazda ne kadar kalacağı yazıcının web arayüzünden belirlenir; süre dolan işlerin silinmesi hem güvenlik hem kaynak tasarrufu sağlar.
• Varsayılan ayar: Gizli belgelerle çalışan birimlerde güvenli baskı sürücüde varsayılan yapılabilir; böylece kullanıcının her seferinde seçmesi gerekmez.
• Kapsamı: Güvenli baskı çıktının kime verildiğini korur; baskı verisinin ağda ve cihaz diskinde korunması için şifreli bağlantı ve disk güvenliği ayrıca ayarlanır.
• Sık yapılan hata: Kullanıcı PIN ile gönderdiği işi başka bir yazıcıda arar ya da sürücüde güvenli baskı seçeneğini görmez; bunun nedeni genellikle genel ya da eski bir sürücü kullanılmasıdır.
• Bellek kapasitesi: Çok sayıda ve büyük iş bekletilecekse cihazın bellek ya da disk kapasitesi göz önüne alınır.

Baskı verisinin korunmasını yazıcı güvenliği, kullanım kurallarını kurumsal baskı politikası, sürücüde varsayılan ayarları yazıcı sürücüsü ve varsayılan baskı ayarları yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

PIN ile gönderilen iş yazıcıda görünmüyorsa ne yapılmalı?

Önce işin doğru yazıcıya gönderildiği ve sürücüde güvenli baskı seçeneğinin gerçekten seçildiği kontrol edilir. İş hâlâ görünmüyorsa bekleme süresi dolmuş, cihaz yeniden başlamış ya da kullanılan sürücü bu özelliği desteklemiyor olabilir.

Kartla serbest bırakma için ne gerekir?

Genellikle yazıcıya uyumlu bir kart okuyucu, kullanıcıları ve kartları tanıyan bir baskı yönetim yazılımı ve kullanıcı dizini entegrasyonu gerekir. Binada geçiş kartı kullanılıyorsa aynı kartın yazıcıda da kullanılabilmesi için kart teknolojisinin uyumlu olması önemlidir. Kart altyapısını geçiş kontrol ve personel takip yazımızda ele aldık.

Güvenli baskı kağıt ve toner tasarrufu sağlar mı?

Evet, dolaylı olarak sağlar. Yanlışlıkla gönderilen ya da unutulan işler basılmadan silindiği için gereksiz çıktılar azalır; kartlı sistemlerde ayrıca kullanıcı ve birim bazlı raporlama yapılabilir. Raporlamayı departman bazlı baskı takibi yazımızda anlattık.