Bulut Tabanlı Baskı ve Universal Print: Baskı Sunucusu Gerekir mi?

Kısa cevap: Bulut tabanlı baskı yönetiminde yazıcıların paylaşımı, sürücü dağıtımı ve baskı yetkileri ofisteki bir baskı sunucusu yerine bulut üzerindeki bir hizmetten yönetilir. Microsoft Universal Print, bu yaklaşımın Microsoft 365 ortamındaki karşılığıdır: kullanıcılar kurumsal hesaplarıyla oturum açarak yazıcıları bulur, yetkiler ise Microsoft Entra ID grupları üzerinden verilir. Yazıcı bu hizmeti doğrudan desteklemiyorsa ofisteki bir Windows bilgisayara kurulan bağlayıcı yazılımla sisteme eklenir. Bulut baskı; baskı sunucusunu kaldırmak isteyen, birden fazla şubesi olan ve zaten Microsoft 365 kullanan işletmeler için mantıklıdır; tek odalı küçük bir ofiste ise çoğu zaman gereksizdir.

Klasik baskı sunucusu ile bulut baskı arasındaki fark

• Yönetim yeri: Klasik düzende yazıcı kuyrukları ofisteki bir sunucuda durur; bulut baskıda yazıcılar ve yetkiler bir yönetim portalından tanımlanır.
• Sürücü dağıtımı: Bulut baskıda genellikle standart bir sürücü kullanılır; her bilgisayara ayrı üretici sürücüsü dağıtma ihtiyacı azalır.
• Kimlik: Baskı yetkisi kullanıcının kurumsal hesabına bağlıdır; işten ayrılan kişinin hesabı kapatıldığında baskı erişimi de biter.
• Bakım: Sunucu donanımı, işletim sistemi güncellemeleri ve yedekleme yükü ortadan kalkar ya da azalır.
• Bağımlılık: Baskı için internet bağlantısı ve bulut hizmetinin erişilebilir olması gerekir; bağlantı kesildiğinde yerel alternatif planlanmalıdır.

Universal Print nasıl kurulur?

1. Kullanılan Microsoft 365 ya da Windows lisanslarının Universal Print kapsamını içerip içermediği kontrol edilir.
2. Yazıcıların hizmeti doğrudan destekleyip desteklemediği üreticinin belgelerinden ve yazılım sürümünden incelenir.
3. Doğrudan desteklemeyen yazıcılar için ofiste sürekli açık kalan bir Windows bilgisayara bağlayıcı yazılım kurulur.
4. Yazıcılar yönetim portalında paylaşılır ve hangi kullanıcı gruplarının kullanabileceği belirlenir.
5. Kullanıcı bilgisayarları kurumsal hesaba bağlanır; yazıcılar ayarlar ekranından ya da merkezi politikayla eklenir.
6. Renkli baskı, çift taraflı baskı ve güvenli baskı gibi varsayılanlar test edilerek kullanıcılara duyurulur.

Ne zaman mantıklı, ne zaman değil?

• Mantıklı: Birden fazla şube, baskı sunucusunu emekliye ayırma planı, bilgisayarları zaten Microsoft 365 ve Entra ID ile yönetilen ofisler.
• Mantıklı: Hibrit çalışan ve farklı konumlardaki yazıcıları kurumsal hesapla kullanması gereken ekipler.
• Gereksiz olabilir: Tek yazıcılı, birkaç kullanıcılı ve bilgisayarları merkezi yönetilmeyen küçük ofisler.
• Dikkat: Tarama, sayaç takibi ve kartla baskı serbest bırakma gibi özellikler için yazıcı üreticisinin kendi yönetim yazılımı yine gerekebilir.

Merkezi takibi yazıcı filosu izleme, bekletilen baskıyı PIN ile güvenli baskı, platform seçimini Microsoft 365 mi Google Workspace mi yazımızda anlattık.

Sık sorulan sorular

Universal Print için yazıcıyı değiştirmek gerekir mi?

Her zaman gerekmez. Hizmeti doğrudan desteklemeyen yazıcılar, ofisteki bir Windows bilgisayara kurulan bağlayıcı yazılım üzerinden sisteme eklenebilir; ancak bu bilgisayarın sürekli açık kalması gerekir.

İnternet kesilince bulut baskı çalışır mı?

Bulut baskıda iş akışı hizmete bağlı olduğu için bağlantı kesintisinde baskı aksayabilir. Kritik ofislerde yedek internet hattı ya da yazıcıya doğrudan ağ üzerinden baskı alternatifi planlanmalıdır. Yedek bağlantıyı internet hattı ve yedek bağlantı yazımızda ele aldık.

Telefonlardan bulut baskı yapılabilir mi?

Bu, kullanılan hizmetin mobil desteğine ve cihaz yönetimi politikasına bağlıdır. Ofis ağındaki yazıcılara telefondan baskı için AirPrint ve Mopria gibi yerel yöntemler de kullanılabilir. Ayrıntılar telefondan ve tabletten yazdırma yazımızda.