Matbaa ve reklam ajanslarında ön muhasebe: iş emri, teklif ve fatura takibi

Kısa cevap: Matbaa ön muhasebesi, her işi teklifle başlatıp iş emri olarak izlemek ve teslimattan sonra faturaya çevirmek demektir. Bu işletmelerde ürün çoğu zaman siparişe özel üretildiği için kârlılık iş bazında ölçülür: kağıt, mürekkep, baskı süresi ve dışarıya yaptırılan işler o işin maliyetine yazılır. Böylece hangi müşterinin ve hangi iş türünün kazandırdığı görünür.

İş emri nedir, neden gerekir?

İş emri, onaylanmış bir teklifin üretime dönüştüğü andan itibaren işin ölçüsünü, adedini, malzemesini, teslim tarihini ve sorumlusunu gösteren iç belgedir. Kartvizitten branda baskıya kadar her iş farklı ölçü ve malzemeyle yapıldığı için iş emri olmadan üretimde hata, muhasebede ise faturası unutulan iş riski doğar.

Ön muhasebe programında ayrı bir iş emri modülü yoksa, onaylanan teklifi siparişe çevirmek aynı işlevi görür. Sipariş numarası iş emri numarası gibi kullanılır ve üretim ekibi aynı numarayla işi takip eder.

İyi bir iş emrinde en az şu bilgiler bulunur: müşteri adı, iş tanımı, ölçü ve adet, kullanılacak kağıt veya malzeme, baskı tekniği, son işlem (kesim, katlama, cilt, laminasyon), teslim tarihi ve teslim şekli. Bu alanlar her işte aynı sırayla doldurulursa üretim ekibi ile muhasebe aynı bilgiye bakar.

Tekliften faturaya iş akışı

1. Müşterinin ihtiyacını ölçü, adet, kağıt veya malzeme cinsiyle birlikte not alın.
2. Malzeme, baskı, kesim ve tasarım kalemlerini ayrı satırlarla içeren teklif hazırlayın.
3. Onay geldiğinde teklifi siparişe çevirin; varsa kapora tahsilatını cariye işleyin.
4. Üretim sırasında ek adet veya değişiklik olursa siparişi güncelleyin.
5. Teslimatta irsaliye düzenleyin, ardından siparişi faturaya dönüştürün.

Teklif hazırlamanın temel kuralları fiyat teklifi nasıl hazırlanır yazısında, teklifin satış ve faturaya bağlanması ise tekliften siparişe faturaya satış iş akışı rehberinde anlatılıyor.

İş bazında maliyet hesabı

Matbaada kârlılık, iş bazında maliyet ile satış fiyatının karşılaştırılmasıyla ölçülür. Aşağıdaki örnek tabloda 1.000 adet broşür işinin maliyet kırılımı yer alıyor. Tutarlar gerçekçi ama tamamen örnektir.

Maliyet kalemi	Açıklama	Tutar (örnek)
Kağıt	Kuşe kağıt, fire payı dahil	2.400 TL
Mürekkep ve kalıp	Ofset baskı sarfı	900 TL
Makine ve işçilik	Baskı ve kesim süresi	1.200 TL
Dış hizmet	Selefon kaplama, fason	700 TL
Toplam maliyet		5.200 TL
Satış fiyatı (KDV hariç)		7.500 TL
Brüt kâr		2.300 TL

Bu işte KDV’yi örneğin %20 kabul edersek müşteriye kesilecek fatura 7.500 TL + 1.500 TL = 9.000 TL olur. KDV oranları değişebilir; güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Kağıt, mürekkep ve sarf stoğu

Kağıt tabaka, top veya rulo olarak alınır; işte ise tabaka ya da metrekare olarak kullanılır. Stok kartında birim dönüşümünü tanımlayıp her iş için kullanılan miktarı stoktan düşmek, depodaki kağıdın gerçek değerini gösterir. Mürekkep, kalıp ve laminasyon filmi gibi sarflar için de kritik stok seviyesi tanımlamak, acil işlerde malzeme bitmesini önler.

• Kağıt türlerini gramaj ve ebatla birlikte ayrı stok kartı olarak açın.
• Fireyi iş emrine not edin; fire oranı yüksek işler fiyatlamada dikkate alınmalı.
• Fason işleri tedarikçi carisine işleyin ve ilgili siparişin açıklamasına bağlayın.

Kurumsal müşterilerle sürekli çalışan ajanslarda aylık toplu faturalama da yaygındır. Bu durumda ay boyunca teslim edilen işlerin irsaliyeleri birikir ve ay sonunda tek faturaya dönüştürülür. Toplu faturadan önce müşteriye iş listesini göndermek, itirazları fatura kesilmeden çözmenizi sağlar ve ödeme süresini kısaltır.

Revizyon, kapora ve geç fatura riski

Reklam ajanslarında tasarım revizyonları işin süresini uzatabilir. Teklifte kaç revizyonun fiyata dahil olduğunu yazmak, ek revizyonları ayrı hizmet kalemi olarak faturalamayı kolaylaştırır. Kapora ise işe başlamadan alınan ön ödemedir ve müşterinin carisine alacak olarak işlenir; fatura kesildiğinde bakiyeden düşer.

Sık görülen sorun, teslim edilen işin faturasının haftalarca kesilmemesidir. Haftada bir, teslim edilmiş ama faturaya dönüşmemiş siparişleri listelemek bu açığı kapatır. Bilişim Ajans Muhasebe teklif, sipariş, irsaliye ve faturayı birbirine bağladığı için açık kalan işleri tek ekranda görebilirsiniz.

Başlangıç için son üç ayın işlerini listeleyip her biri için yaklaşık maliyet ve satış tutarını yan yana koymak yeterlidir. Bu basit çalışma bile hangi iş türlerinde fiyatın düşük kaldığını gösterir ve yeni tekliflerde daha sağlam bir dayanak sağlar.

Konuyla ilgili: Teklif geçerlilik süresi ve teklif takibi, Faturalanmamış irsaliye takibi, Ürün bazlı kârlılık analizi.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe programında iş emri modülü yoksa ne yapmalıyım?

Onaylanan teklifi siparişe çevirip sipariş numarasını iş emri numarası olarak kullanabilirsiniz. Ölçü, malzeme ve teslim tarihini sipariş açıklamasına yazmanız yeterlidir.

Kapora alınan bir iş iptal edilirse nasıl kaydedilir?

Kapora müşterinin carisinde alacak olarak durur. İade edilirse kasadan veya bankadan çıkış yapılarak cari kapatılır; iade edilmezse nasıl belgeleneceğini mali müşavirinize danışın.

Fason yaptırılan işin maliyetini nasıl izlerim?

Fason firmanın faturasını alış olarak tedarikçi carisine işleyin ve açıklamasına ilgili sipariş numarasını yazın. Böylece iş bazında toplam maliyeti hesaplayabilirsiniz.