Kısa cevap: Tedarikçi performansı, bir tedarikçinin söz verdiği ürünü, söz verdiği zamanda, söz verdiği kalite ve fiyatla teslim edip etmediğinin düzenli olarak ölçülmesidir. Küçük bir işletme için beş ölçüt yeterlidir: zamanında teslim, eksiksiz teslim, kalite, fiyat istikrarı ve belge doğruluğu. Bu ölçütler üç ayda bir puanlanırsa tedarikçi değiştirme veya pazarlık kararı izlenime değil veriye dayanır.
Neden ölçmek gerekir?
İşletmeler tedarikçilerini genellikle son yaşanan olaya göre değerlendirir. Geçen hafta geciken bir teslimat, aylarca sorunsuz çalışan bir tedarikçinin itibarını zedeler; sürekli küçük sorun çıkaran ama büyük bir kriz yaşatmayan bir tedarikçi ise fark edilmez. Düzenli ölçüm, bu yanılgıyı düzeltir ve tedarikçiyle yapılan görüşmelerde somut rakam sunmanızı sağlar.
Beş temel ölçüt ve hesaplanması
- Zamanında teslim oranı: Söz verilen tarihte veya öncesinde gelen teslimat sayısının toplam teslimat sayısına oranıdır.
- Eksiksiz teslim oranı: Siparişteki tüm kalemlerin tam miktarla geldiği teslimatların oranıdır.
- Kalite: Hatalı veya hasarlı çıkan ürün miktarının toplam teslim alınan miktara oranıdır; düşük olması iyidir.
- Fiyat istikrarı: Dönem içinde önceden haber verilmeden yapılan fiyat değişikliklerinin sayısı ve boyutudur.
- Belge doğruluğu: İrsaliye ve faturanın siparişle ilk seferde uyuştuğu işlemlerin oranıdır.
Örnek (rakamlar uydurmadır): Üç aylık dönemde bir tedarikçiden 20 teslimat geldi, 17’si zamanında. Zamanında teslim oranı 17 / 20 = %85 olur. Aynı dönemde teslim alınan 1.000 ürünün 15’i hatalı çıktıysa hata oranı %1,5’tir. Belge doğruluğu için kullanılan sipariş, irsaliye ve fatura karşılaştırması, alış faturası kontrolü sırasında zaten yapılır; bu sonuçları not etmek yeterlidir.
Tedarikçi karnesi örneği
Tedarikçi karnesi, her tedarikçinin ölçütlerdeki sonucunu ve ağırlıklı toplam puanını gösteren tablodur. Aşağıdaki örnekte her ölçüt 1-5 arası puanlanmış, ağırlıklar parantez içinde verilmiştir.
| Ölçüt (ağırlık) | Tedarikçi X | Tedarikçi Y |
|---|---|---|
| Zamanında teslim (%30) | 4 | 5 |
| Eksiksiz teslim (%20) | 5 | 3 |
| Kalite (%25) | 4 | 4 |
| Fiyat istikrarı (%15) | 3 | 5 |
| Belge doğruluğu (%10) | 5 | 3 |
| Ağırlıklı toplam | 4,15 | 4,15 |
İki tedarikçi aynı toplam puanı alıyor ama güçlü ve zayıf yönleri farklı. X eksiksiz ve belgesi düzgün teslim ediyor ama fiyatı oynak; Y fiyatı sabit tutuyor ama eksik teslimat yapıyor. Hangisiyle devam edileceği, işletme için hangi sorunun daha maliyetli olduğuna bağlıdır. Toplam puan kararı vermez; konuşulacak konuları belirler.
Karneyi uygulamaya dökmek
- Alım tutarı en yüksek 5-10 tedarikçiyle başlayın.
- Her teslimatta tarih, eksik ve hatalı miktar bilgisini teslim alma sırasında not edin.
- Üç ayda bir karneyi doldurun ve önceki dönemle karşılaştırın.
- Puanı düşen tedarikçiyle rakamları paylaşarak görüşün.
- İyileşme olmazsa alternatif tedarikçiden teklif alın.
Kalite sorunu nedeniyle geri gönderilen ürünlerin kaydı, karnenin en güvenilir veri kaynağıdır; sürecin ayrıntısı için alış iade faturası ve tedarikçiye iade yazımıza bakın. Ödeme tarafında da tedarikçiyle hesapların uyumlu olması ilişkiyi güçlendirir; bunun için dönem sonu cari mutabakatı rehberimizden yararlanabilirsiniz.
Verileri tek yerde toplamak
Karne için gereken bilgilerin çoğu zaten satın alma kayıtlarında vardır: sipariş tarihi, irsaliye tarihi, teslim alınan miktar, iadeler ve fatura fiyatları. Bu kayıtlar dağınıksa karne doldurmak saatler sürer. Bilişim Ajans Muhasebe tedarikçi carilerini, siparişleri, irsaliyeleri ve alış-iade faturalarını aynı yerde tutar; verileri Excel’e aktararak karneyi hızla hazırlayabilirsiniz.
Konuyla ilgili: Tedarikçi ödemelerini planlama · Cari hesap ekstresi nasıl okunur? · Excel pivot tablo
Sık sorulan sorular
Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkla yapılmalı?
Çoğu küçük işletme için üç ayda bir yeterlidir. Kritik ürünlerin tedarikçilerinde aylık takip daha erken uyarı sağlar.
Puanı düşen tedarikçiyle hemen çalışmayı bırakmalı mıyım?
Hayır. Önce sonuçları tedarikçiyle paylaşıp iyileşme süresi tanımak daha sağlıklıdır. Bu sürede alternatif tedarikçilerden teklif almak, karar anında seçenek sağlar.
Az alım yapılan tedarikçiler de değerlendirilmeli mi?
Kritik bir ürünü tek başına sağlıyorsa evet. Diğer küçük tedarikçilerde yılda bir genel değerlendirme yeterli olabilir.
Tedarikçi kayıtlarınızı düzene sokun
Bilişim Ajans Muhasebe ile tedarikçi carilerini, siparişleri ve alış faturalarını tarayıcıdan, kurulum olmadan izleyin. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Yazıcı, toner veya kiralama için teklif isteyin
Lexmark BSD yetkili bayisi olarak model seçimi, orijinal toner ve teknik servis konularında Türkiye’nin 81 iline hizmet veriyoruz.
Teklif FormuMağazayı İncele