Restoran ve kafelerde ön muhasebe nasıl yapılır? Günlük ciro ve gider takibi

Kısa cevap: Restoran ön muhasebesi; her günün cirosunu ödeme tipine göre ayırmak, malzeme alımlarını tedarikçi carisine işlemek ve kira, personel, enerji gibi giderleri kategorili tutmak demektir. Bu üç kayıt düzenli olduğunda ay sonunda hangi ürünün ve hangi günün kâr getirdiğini görmek kolaylaşır. Yöntem; küçük bir kafe için de çok şubeli bir restoran için de aynı mantıkla işler.

Restoran ve kafelerde ön muhasebe neden farklıdır?

Bir restoranda gün içinde yüzlerce küçük satış olur, ancak alımlar daha az sayıda ve daha büyük tutarlarla yapılır. Üstelik satılan ürün, mutfakta birden fazla hammaddeden üretilir. Bu yüzden yemek işletmesinde ön muhasebe, sadece fatura saklamak değil; ciro, hammadde maliyeti ve sabit giderleri aynı tabloda buluşturmaktır.

Bozulabilir malzeme, fire ve ikram gibi kalemler de hesabı etkiler. Bunlar kayda geçmezse kâğıt üzerinde kârlı görünen bir ay, kasada açık verebilir.

Günlük ciro takibi nasıl yapılır?

Günlük ciro takibi, her gün kapanışta satışları nakit, kredi kartı, yemek kartı ve paket servis platformu gibi tahsilat kanallarına ayırarak kaydetmek demektir. Her kanalın paranın hesaba geçiş süresi ve kesintisi farklı olduğu için ayrı izlenmesi gerekir.

1. Kasa raporu ve POS gün sonu fişini alın.
2. Nakit sayımını yapın ve kasa raporuyla karşılaştırın; farkı not edin.
3. Kart, yemek kartı ve online sipariş tutarlarını ayrı satırlara yazın.
4. Toplamı programda günün satışı olarak kasa ve banka hesaplarına işleyin.
5. İkram ve personel yemeğini ayrı bir açıklamayla kaydedin.

Nakit farkını kontrol etmenin ayrıntıları için günlük kasa sayımı ve kasa farkı rehberine bakabilirsiniz; kart tahsilatlarında kesinti ve bloke sürelerini de ayrıca izlemeyi unutmayın.

Malzeme alımı ve tedarikçi carisi

Et, sebze, içecek ve ambalaj alımlarını her tedarikçi için ayrı bir cari kartta toplamak, kime ne kadar borçlu olduğunuzu tek ekranda gösterir. Alış faturasını girerken ürünleri stok kartlarına bağlarsanız, ay sonunda hangi malzemeye ne harcadığınız ortaya çıkar.

Örnek: Bir kafe haftada 40 kg kahve çekirdeğini kilogramı 600 TL’den alıyorsa, haftalık kahve maliyeti 24.000 TL olur. Aynı hafta kahve satışından 70.000 TL ciro yapıldıysa, bu ürün grubunun hammadde payı yaklaşık yüzde 34 demektir. Rakamlar yalnızca örnektir.

Giderleri kategorilere ayırmak

Restoran giderlerini sabit ve değişken olarak ayırmak, hangi kalemin kontrol edilebilir olduğunu gösterir. Aşağıdaki tablo başlangıç için kullanılabilecek bir sınıflandırmadır.

Gider grubu	Örnek kalemler	Takip sıklığı
Hammadde	Et, sebze, kahve, içecek	Her alışta
Personel	Maaş, prim, yemek	Aylık
Mekân	Kira, aidat, bakım	Aylık
Enerji	Elektrik, doğalgaz, su	Fatura geldikçe
Satış kanalı	POS komisyonu, platform kesintisi	Haftalık
Diğer	Temizlik, ambalaj, küçük demirbaş	Her alışta

Gider gruplarını nasıl kuracağınıza dair daha genel bir çerçeve işletme giderleri ve gider takibi yazısında yer alıyor.

Reçete maliyeti ile menü fiyatını bağlamak

Reçete maliyeti, bir porsiyonun hazırlanmasında kullanılan tüm malzemelerin güncel alış fiyatıyla toplam tutarıdır. Tedarikçi fiyatları sık değiştiği için menü fiyatını belirlerken son alış faturalarındaki birim fiyatı esas almak gerekir. Ön muhasebe programındaki alış kayıtları, bu güncel fiyatı aramadan bulmanızı sağlar.

Örnek: Bir tavuk sote porsiyonunda 250 gram tavuk (kilogramı 200 TL ise 50 TL), sebze ve yağ (yaklaşık 20 TL) ile pilav (yaklaşık 15 TL) kullanılıyorsa porsiyon maliyeti yaklaşık 85 TL olur. Menüde 300 TL’ye satılan bu ürünün hammadde payı yaklaşık yüzde 28 demektir. Rakamlar örnektir; kendi reçetelerinizle hesaplayın.

• En çok satan on ürün için reçete maliyetini ayda bir güncelleyin.
• Alış fiyatı belirgin biçimde artan malzemeleri işaretleyin ve ilgili menü kalemlerini gözden geçirin.
• Haftalık sayımda en pahalı malzemeleri öncelikli sayın; fire en çok burada para kaybettirir.

Fiyat belirleme yöntemleri hakkında daha fazla bilgi için satış fiyatı belirleme yazısına bakabilirsiniz.

Ay sonunda kârlılık ve vergi kontrolü

Ay sonunda toplam ciro, hammadde alımı ve gider kategorileri yan yana konduğunda brüt ve net kâr görünür. Yemek ve içeceklerde KDV oranları farklı olabilir ve oranlar zaman içinde değişebilir; örneğin %10 ve %20 gibi oranları programda ürün bazında tanımlayın. Güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Bilişim Ajans Muhasebe ile satış, alış, kasa ve banka hareketlerini aynı yerde tutup kâr/zarar ve KDV raporlarını tek tıkla alabilir, belgeleri ay sonunda mali müşavirinize Excel olarak iletebilirsiniz.

Konuyla ilgili: Esnaf ve küçük dükkân ön muhasebe düzeni, Kâr zarar raporu nasıl okunur, POS kasa sistemi seçimi.

Sık sorulan sorular

Restoranda her fişi tek tek programa girmek gerekir mi?

Gerekmez. Kasa veya POS sisteminiz satışları tutuyorsa, gün sonunda toplamları tahsilat türüne göre tek kayıt olarak girmek ön muhasebe için çoğu zaman yeterlidir. Ayrıntılı ürün satış verisini kasa sisteminizin raporundan alabilirsiniz.

Fire ve ikramları nasıl kaydetmeliyim?

Fire ve ikramı stoktan çıkış olarak, açıklamasına neden olduğunu yazarak kaydedin. Böylece hammadde maliyetiniz gerçek tüketimi yansıtır ve ay sonunda fire oranını izleyebilirsiniz.

Paket servis platformlarından gelen ödemeleri nasıl takip ederim?

Her platformu ayrı bir cari veya tahsilat kanalı olarak açın, sipariş tutarını alacak olarak işleyin ve ödeme hesabınıza geçtiğinde kesintiyi gider olarak ayırın. Böylece bekleyen alacağınızı her zaman görürsünüz.