Tedarikçi teklifleri nasıl karşılaştırılır? Fiyat dışında bakılacaklar

Kısa cevap: Tedarikçi teklifleri, yalnızca birim fiyata göre değil, toplam maliyete ve koşullara göre karşılaştırılmalıdır. Toplam maliyet; ürün fiyatına nakliye, ödeme vadesinin etkisi, teslim gecikmesinin yaratacağı kayıp ve iade-garanti koşulları eklenerek bulunur. Teklifleri aynı formatta bir tabloya dökmek, kararı kişisel izlenimden çıkarıp ölçülebilir hale getirir.

Teklifleri önce aynı dile çevirin

İki tedarikçinin teklifi çoğu zaman doğrudan karşılaştırılamaz. Biri fiyatı KDV hariç, diğeri KDV dahil yazar; biri koli fiyatı, diğeri adet fiyatı verir; biri nakliyeyi dahil eder, diğeri ayrıca faturalar. Karşılaştırmaya başlamadan önce tüm teklifleri aynı birime, aynı KDV durumuna ve aynı teslim koşuluna getirmek gerekir.

Örnek: A firması bir ürünü adet başına 100 TL + KDV, B firması 12’li koliyi 1.380 TL KDV dahil veriyor. Örneğin %20 KDV ile B firmasının adet fiyatı 1.380 / 12 = 115 TL KDV dahil, yani yaklaşık 95,83 TL + KDV olur (rakamlar örnektir, oranlar değişebilir). İlk bakışta pahalı görünen B teklifi aslında daha ucuzdur. Bu tür dönüşümler için KDV dahil ve hariç fiyat hesaplama ile stok takibinde birim dönüşümü rehberleri yardımcı olur.

Fiyat dışında bakılması gereken ölçütler

Teklif karşılaştırmasında fiyat tek başına yanıltıcıdır. Aşağıdaki ölçütler, aynı ürün için iki teklif arasındaki gerçek farkı ortaya çıkarır:

• Ödeme vadesi: Peşin ile 60 gün vadeli ödeme arasındaki fark, nakit akışınız için fiyat farkından daha önemli olabilir.
• Teslim süresi: Üç gün ile üç hafta arasındaki fark, stokta tutmanız gereken güvenlik miktarını değiştirir.
• Nakliye ve kurulum: Teslim adresine kadar mı, depo teslimi mi? Montaj dahil mi?
• Minimum sipariş miktarı: Düşük fiyat yüksek alım şartına bağlıysa fazla stok bağlanır.
• Garanti ve iade koşulları: Arızalı ürünü kim, ne sürede değiştiriyor?
• Teklif geçerlilik süresi: Fiyat kaç gün sabit kalıyor?
• Belge düzeni: İrsaliye ve faturayı zamanında, doğru bilgilerle gönderiyor mu?

Örnek karşılaştırma tablosu

Aşağıdaki tablo, aynı üründen 100 adet için alınan üç uydurma teklifin karşılaştırmasını gösterir. Fiyatlar KDV hariçtir ve yalnızca örnek amaçlıdır.

Ölçüt	Tedarikçi A	Tedarikçi B	Tedarikçi C
Birim fiyat	100 TL	96 TL	104 TL
Nakliye	Dahil	1.200 TL ayrıca	Dahil
Toplam (100 adet)	10.000 TL	10.800 TL	10.400 TL
Ödeme vadesi	Peşin	30 gün	60 gün
Teslim süresi	2 gün	10 gün	4 gün
Minimum sipariş	Yok	200 adet	50 adet
Garanti değişimi	Servis üzerinden	Yerinde değişim	Yerinde değişim

Bu örnekte B’nin birim fiyatı en düşüktür; ancak nakliye eklenince toplamı en yüksek olur ve minimum sipariş şartı ihtiyacın iki katıdır. C, A’dan 400 TL pahalıdır ama 60 gün vade ve yerinde değişim sunar. Nakit sıkışıklığı yaşayan bir işletme için C daha mantıklı olabilir.

Ağırlıklı puanlama ile karar vermek

Ağırlıklı puanlama, her ölçüte işletme için önemine göre bir ağırlık verip teklifleri bu ağırlıklarla puanlama yöntemidir. Örneğin fiyat %40, vade %25, teslim süresi %20, garanti %15 ağırlıkla değerlendirilebilir. Her teklif her ölçütte 1 ile 5 arasında puan alır; puanlar ağırlıkla çarpılıp toplanır.

1. Ürün grubu için önemli ölçütleri seçin (en fazla 5-6 ölçüt).
2. Her ölçüte toplamı 100 olacak şekilde ağırlık verin.
3. Teklifleri her ölçütte 1-5 arası puanlayın.
4. Puanı ağırlıkla çarpıp toplayın; en yüksek toplamı alan teklifi öne çıkarın.
5. Kararı ve gerekçesini teklif dosyasına not edin.

Ağırlıklar ürün grubuna göre değişebilir. Kritik bir yedek parçada teslim süresi öne çıkarken ofis sarf malzemesinde fiyat ağırlığı artar.

Teklifleri saklamak ve sonraki alımda kullanmak

Karşılaştırma bir kez yapılıp unutulursa her alımda aynı emek tekrarlanır. Kabul edilen ve reddedilen teklifleri tarih ve tedarikçi bilgisiyle saklamak, bir sonraki alımda fiyat değişimini görmenizi ve pazarlık yapmanızı kolaylaştırır. Tedarikçi cari kartlarında son alış fiyatlarını izlemek bu arşivi canlı tutar. Bulut ön muhasebe programımız alış faturalarını ve tedarikçi cari hareketlerini aynı yerde tuttuğu için geçmiş fiyatlara hızla ulaşmanızı sağlar.

Tekliflerdeki vergi ve fatura koşullarıyla ilgili tereddütlerde güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Konuyla ilgili: Küçük işletmede satın alma süreci · Tedarikçi ödemelerini planlama · Faturada satır ve genel iskonto

Sık sorulan sorular

En ucuz teklifi seçmek neden her zaman doğru değildir?

Çünkü nakliye, minimum sipariş miktarı, ödeme vadesi ve teslim gecikmesi gibi kalemler toplam maliyeti değiştirir. Birim fiyatı düşük bir teklif, bu kalemler eklendiğinde daha pahalıya gelebilir.

Kaç tedarikçiden teklif almak yeterlidir?

Çoğu küçük işletme alımında iki veya üç teklif yeterli bir karşılaştırma sağlar. Teklif sayısını artırmak, değerlendirme süresini uzatır ama kararı her zaman iyileştirmez.

KDV dahil ve hariç teklifler nasıl karşılaştırılır?

Tüm teklifler aynı esasa çevrilir. Genellikle KDV hariç tutarlar karşılaştırılır; KDV dahil fiyat, 1 artı KDV oranına bölünerek (örneğin %20 için 1,20’ye) KDV hariç tutara dönüştürülür.