Küçük işletmede satın alma süreci nasıl kurulur? Talep, teklif, sipariş ve teslim alma

Kısa cevap: Satın alma süreci, bir ihtiyacın ortaya çıkmasından ürünün depoya girip faturasının kaydedilmesine kadar geçen adımların tümü demektir. Küçük işletmede bu süreç dört temel adımdan oluşur: talep, teklif, sipariş ve teslim alma. Her adımın bir sorumlusu ve bir belgesi olduğunda hem gereksiz alımlar hem de eksik teslimatlar büyük ölçüde önlenir.

Satın alma süreci neden yazılı olmalı?

Birkaç kişilik bir işletmede satın alma çoğu zaman telefonla, mesajla ya da sözlü talimatla yürür. Ürün geldiğinde kimin sipariş verdiği, hangi fiyatta anlaşıldığı ve kaç adet istendiği hatırlanmaz. Sonuçta aynı malzeme iki kez alınır, yanlış fiyattan fatura kabul edilir veya eksik gelen koli fark edilmeden rafa konur.

Yazılı bir süreç, büyük şirketlerdeki gibi onay zincirleri kurmak anlamına gelmez. Amaç, her alımın izini sürülebilir kılmaktır: kim istedi, kim onayladı, kimden hangi koşulla alındı, ne teslim alındı. Bu dört sorunun cevabı kayıtta varsa süreç işliyor demektir.

1. Talep: ihtiyacı kayda geçirmek

Satın alma talebi, bir çalışanın ya da bölümün ihtiyaç duyduğu ürünü, miktarı ve gerekli tarihi bildirdiği kayıttır. Talep basit bir form, ortak bir tablo veya programdaki bir not olabilir. Önemli olan, talebin tek bir yerde toplanmasıdır.

Talep gelmeden önce stok kontrol edilmelidir. Depoda yeterli ürün varsa alım yapılmaz. Bu kontrolü düzenli yapmak için ürünlere kritik stok seviyesi tanımlamak, talebin ihtiyaç doğmadan önce oluşmasını sağlar.

• Ürün adı ve stok kodu
• İstenen miktar ve birim (adet, koli, kilogram)
• Gerekli olduğu tarih
• Talep eden kişi ve kullanılacağı yer
• Varsa tercih edilen marka veya teknik özellik

2. Teklif: birden fazla seçeneği görmek

Teklif aşaması, onaylanan talep için tedarikçilerden fiyat ve koşul almaktır. Düzenli alınan ve fiyatı belli ürünlerde her seferinde teklif toplamak gerekmez; yeni ürünlerde, yüksek tutarlı alımlarda ve fiyatı sık değişen kalemlerde ise en az iki teklif istemek iyi bir alışkanlıktır.

Teklifler e-posta yazışmasında kaybolmamalıdır. Gelen her teklifin tarihi, geçerlilik süresi, birim fiyatı, KDV durumu, teslim süresi ve ödeme vadesi aynı biçimde not edilirse karşılaştırma kolaylaşır. Fiyat dışındaki ölçütler için tedarikçi tekliflerinin karşılaştırılmasını ayrıca ele almak gerekir.

3. Sipariş: anlaşmayı belgeye dönüştürmek

Satın alma siparişi, işletmenin seçtiği tedarikçiye hangi ürünü, kaç adet, hangi fiyat ve koşulla almak istediğini bildiren belgedir. Sözlü verilen sipariş, teslimatta ya da faturada çıkan anlaşmazlıklarda dayanak olmaz. Yazılı sipariş ise sonradan fatura kontrolünün referansıdır.

Örnek: 50 adet A4 fotokopi kâğıdı kolisi için birim fiyat 400 TL olarak anlaşıldıysa sipariş tutarı 20.000 TL + örneğin %20 KDV = 24.000 TL olur (rakamlar örnektir, KDV oranları değişebilir). Faturada farklı bir birim fiyat görürseniz siparişe bakarak itiraz edebilirsiniz. Kısmen gelen siparişlerin izlenmesi için açık sipariş takibi yöntemleri satın almada da aynen uygulanabilir.

4. Teslim alma: saymadan imzalamamak

Teslim alma, gelen ürünün sipariş ve irsaliye ile karşılaştırılarak kabul edildiği adımdır. Koli sayısı, ürün kodu, miktar ve görünür hasar kontrol edilmeden irsaliye imzalanmamalıdır. Eksik veya hasarlı ürün varsa irsaliyeye not düşülür ve tedarikçiye aynı gün bildirilir.

1. İrsaliyedeki ürün ve miktarları siparişle karşılaştırın.
2. Kolileri sayın, hasarlı ambalajı fotoğraflayın.
3. Barkodlu ürünlerde okuyucuyla ürün kodunu doğrulayın.
4. Uyuşan miktarı stoğa giriş olarak kaydedin.
5. Fark varsa tedarikçiye yazılı bildirin ve siparişi açık bırakın.

Teslim alınan ürün stoğa girdikten sonra faturası geldiğinde sipariş ve irsaliye ile eşleştirilir. Fatura kaydı ve ödeme planlaması bu eşleşmeye göre yapılır.

Adımlar, sorumlular ve belgeler tablosu

Adım	Kim yapar?	Belge / kayıt	Sık yapılan hata
Talep	İhtiyaç sahibi çalışan	Talep formu veya not	Stok kontrol edilmeden talep açmak
Teklif	Satın alma sorumlusu	Tedarikçi teklifleri	Tek teklifle karar vermek
Sipariş	Satın alma sorumlusu veya işletme sahibi	Satın alma siparişi	Siparişi sözlü vermek
Teslim alma	Depo veya ofis sorumlusu	İrsaliye ve stok girişi	Saymadan irsaliye imzalamak
Fatura kaydı	Ön muhasebe sorumlusu	Alış faturası	Siparişle karşılaştırmadan kaydetmek

Süreci programda yürütmek

Satın alma adımları kâğıt ve tablolarla da izlenebilir; ancak ürün sayısı ve tedarikçi sayısı arttıkça kayıtlar dağılır. Siparişi, irsaliyeyi, stok girişini ve alış faturasını aynı yerde tutmak, hangi siparişin açık kaldığını ve hangi tedarikçiye ne kadar borçlu olunduğunu tek bakışta gösterir. Bilişim Ajans Muhasebe bu kayıtları cari hesap ve stokla birlikte tutar. Ödeme tarafı için tedarikçi ödemelerini planlama rehberine de göz atabilirsiniz.

Satın almaya ilişkin vergi ve belge düzeni konusunda güncel kural ve oranları mali müşavirinizle teyit edin.

Konuyla ilgili: Sevk irsaliyesi ve fatura farkı · Stok kartı nasıl açılır? · Barkodlu stok otomasyonu

Sık sorulan sorular

Küçük bir işletmede satın alma onayı gerekli mi?

Her alım için onay gerekmez. Belirli bir tutarın üzerindeki veya listede olmayan ürünler için işletme sahibinin onayını şart koşmak yeterli bir kontroldür.

Her alım için teklif toplamak şart mı?

Hayır. Fiyatı belli, düzenli alınan ürünlerde mevcut anlaşma kullanılabilir. Yeni ürünlerde ve yüksek tutarlı alımlarda en az iki teklif almak önerilir.

Ürün eksik gelirse ne yapılmalı?

Gelen miktar stoğa girilir, eksik kısım irsaliyeye not edilir ve tedarikçiye yazılı bildirilir. Sipariş, kalan miktar teslim edilene kadar açık tutulur.