Açık siparişler nasıl takip edilir? Teslim tarihi ve kısmi teslimat

Kısa cevap: Açık sipariş, müşteri tarafından onaylanmış ancak henüz tamamı teslim edilmemiş veya faturalanmamış siparişi ifade eder. Açık siparişler; sipariş tarihi, söz verilen teslim tarihi, sipariş edilen ve teslim edilen miktar bilgileriyle izlenir. Kısmi teslimatta her sevkiyat ayrı kaydedilir ve kalan miktar sipariş tamamen kapanana kadar açık olarak görünür.

Açık sipariş ne demektir?

Bir sipariş, müşteri onay verdiği anda açılır ve içindeki tüm kalemler teslim edilip faturalandığında kapanır. Bu iki an arasındaki her sipariş açık sipariştir. Açık siparişler, işletmenin müşterilere karşı yerine getirmesi gereken taahhütlerin listesidir; bu yüzden stok planlamasının ve satın almanın da temelini oluşturur.

Açık sipariş listesi tutulmadığında iki tür sorun ortaya çıkar: Ya bir siparişin unutulup hiç gönderilmemesi ya da stokta yer alan bir ürünün başka bir müşteriye satılması nedeniyle söz verilen siparişin karşılanamaması.

Açık sipariş takibinde izlenmesi gereken bilgiler

• Sipariş numarası ve tarihi: Müşteriyle yazışmalarda ortak referans.
• Söz verilen teslim tarihi: Gecikmeleri önceden görebilmek için en kritik alan.
• Sipariş miktarı: Her kalem için müşterinin istediği toplam miktar.
• Teslim edilen miktar: Şimdiye kadar irsaliye veya faturayla çıkan miktar.
• Kalan miktar: Sipariş miktarından teslim edilenin çıkarılmasıyla bulunur.
• Durum: Hazırlanıyor, kısmen teslim edildi, tamamlandı veya iptal.

Kısmi teslimat nedir ve nasıl kaydedilir?

Kısmi teslimat, bir siparişin tek seferde değil birden fazla sevkiyatla teslim edilmesidir. Stokta yeterli ürün olmaması, müşterinin ürünleri aşamalı istemesi veya bazı kalemlerin tedarikçiden geç gelmesi en yaygın nedenlerdir. Aşağıdaki örnek tamamen temsilidir:

Kalem	Sipariş	1. sevkiyat	2. sevkiyat	Kalan
A4 fotokopi kağıdı (koli)	50	30	20	0
Siyah toner	10	6	0	4
Etiket rulosu	20	20	0	0

Bu örnekte kağıt ve etiket tamamlanmış, tonerde ise 4 adet kalmıştır. Sipariş, toner kalemi teslim edilene kadar “kısmen teslim edildi” durumunda açık kalır. Kısmi teslimatta izlenecek yol şöyledir:

1. Gönderilecek kalem ve miktarları siparişten seçin; tamamını değil, o an çıkan miktarı girin.
2. Bu miktar için sevk irsaliyesi düzenleyin; irsaliye siparişe bağlı kalsın.
3. Kalan miktarın siparişte otomatik olarak görünüp görünmediğini kontrol edin.
4. Kalan kalemler için yeni bir teslim tarihi belirleyip müşteriye bildirin.
5. Son sevkiyatla birlikte siparişin kapandığını doğrulayın.

Kısmi teslimatların faturalanması müşteriyle yapılan anlaşmaya göre her sevkiyatta ayrı ayrı veya dönem sonunda toplu olabilir. Hangi yöntemin işletmeniz için uygun olduğunu mali müşavirinizle teyit edin.

Geciken siparişler nasıl yönetilir?

Teslim tarihi takibinin amacı gecikmeyi gerçekleşmeden fark etmektir. Haftada bir kez açık siparişleri teslim tarihine göre sıralamak, önümüzdeki günlerde hangi müşterilere ne göndermeniz gerektiğini gösterir. Teslim tarihi geçmiş ama kalanı olan siparişler ayrıca işaretlenmelidir.

Gecikme kaçınılmazsa müşteriye önceden haber vermek, sorunun müşteri tarafından keşfedilmesinden çok daha iyi sonuç verir. Tedarik kaynaklı gecikmelerde, açık siparişlerdeki toplam ihtiyaç tedarikçiye verilecek siparişin de dayanağı olur. Stok seviyelerini ürün bazında görmek için barkodlu stok otomasyonu rehberimize bakabilirsiniz.

Açık siparişleri programda takip etmek

Siparişlerin bir tabloda, sevkiyatların ise ayrı bir dosyada tutulduğu düzenlerde kalan miktarı hesaplamak elle yapılır ve kolayca hatalı olur. Bilişim Ajans Muhasebe gibi bir ön muhasebe programında irsaliye siparişten oluşturulduğu için kalan miktar kendiliğinden güncellenir ve açık siparişler tek listede görülür. Pazaryeri veya web sitesi siparişleriyle çalışıyorsanız e-ticaret stok ve muhasebe entegrasyonu yazımız da konuyu tamamlar.

Konuyla ilgili: B2B bayi sipariş portalı, El terminali ile depo sayımı, e-İrsaliye geçiş süreci

Sık sorulan sorular

Açık sipariş ne zaman kapanır?

Siparişteki tüm kalemler teslim edilip faturalandığında ya da kalan miktar müşteriyle anlaşılarak iptal edildiğinde sipariş kapanır.

Kısmi teslimatta her sevkiyat için ayrı irsaliye gerekir mi?

Genel uygulamada malın her fiziksel çıkışı için o sevkiyatın miktarını gösteren ayrı bir irsaliye düzenlenir. Güncel kuralları mali müşavirinizle teyit edin.

Kalan miktar müşteri tarafından iptal edilirse ne yapılır?

Kalan kalem siparişten iptal edilir veya sipariş miktarı teslim edilen miktara düşürülür. Böylece sipariş kapanır ve açık sipariş listesinde gereksiz yere görünmez.